企業檔案信息化管理試論

高娟

摘要：檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程、是應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。

關鍵詞：檔案管理;信息化;數據庫;工民建;歸檔;掃描

一、檔案信息化簡介

檔案信息化是在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路，是深化檔案社會化服務的必然要求。它是一項耗資大、要求技術含量高的業務建設。

二、檔案管理信息化的意義

（一）更好的保護檔案、原始資料

企業檔案管理信息化的意義在于可以運用影印、掃描等現代信息化方式將檔案資料儲存到電腦、移動硬盤或服務器上，后期通過電子文檔的形式進行分類、存檔和保存。在避免檔案資料原件損壞的基礎上還降低了檔案原件丟失的風險，利于檔案資料的便捷性、可靠性保護。

（二）提升歸檔便利性

現行的檔案管理方式趨于老舊且過程繁瑣，需要檔案管理人員以手工形式完成資料的存檔過程，既浪費了管理人員的精力和時間且又不可避免錯誤的發生，一旦對錯誤信息進行修正，就會形成連鎖反應，耗費大量時間。檔案信息化即可避免此類問題，檔案管理人員只需在電腦上操控便可完成修改，不但節約時間，也提升了工作質量及工作效率。

（三）檔案整理及資源共享

在現行的檔案管理制度下，企業內部人員借閱檔案需要部門領導確認后才可進行查閱，且查閱過程往往需要多次。在檔案管理信息化后，只需給相關部門一定的查閱授權，技術人員就可以通過局域網實現檔案資源共享，避免了借閱過程中的一系列時間成本和人員成本。

（四）檔案搜索的便利性

在當前的情況下，檔案搜索只能由檔案管理員對其編制的檔案目錄進行查找，且由于無法保證信息錄入時的準確性，查找一個檔案也耗費時間及精力。檔案信息化后，通過對保存的電子檔案進行搜索，即可便捷快速的找到需要查閱的檔案及其詳情，檔案管理人員制作的查閱目錄也簡單便捷利于搜索，各方面都提升了檔案管理的工作效率。

三、數字化實施流程（見圖1）

（一）檔案接收：檔案加工人員將需要加工的檔案接收，接收時與移交人做好交接工作，接收檔案負責人與移交人須當面逐冊清點核實后，填寫登記簿。

（二）檔案編頁：對紙質檔案逐頁標注頁碼。

（三）檔案掃描：對加工檔案進行拆卷、掃描。

（四）圖像處理：對掃描圖像數據進行處理及校對，確保圖像完整無誤，并視需要對有問題的掃描圖像進行糾偏、去污、拼接等技術處理。

（五）檔案復原：掃描完成后，拆卷的檔案要及時恢復原貌。檢查檔案的排列順序不變，不錯頁、不漏頁，保證裝訂完成檔案的整齊性和完整性。

（六）目錄建庫：為數字化的檔案檢索而建立必要的目錄數據庫。根據檔案管理軟件的要求，對檔案形成的目錄逐件進行錄入，要詳細的錄入每一份文件的各種必錄項，按照錄入規則、要求錄入。文字準確、無漏條、漏字情況。

（七）數據質檢：質檢人員在質檢過程中對發現的問題和處理意見填寫質檢單。項目完成后，所有質檢單要按案卷順序統一裝訂成冊，填寫項目名稱、日期。由項目負責人上交檔案部門保管。

（八）數據掛接：按照檔案管理軟件的要求對目錄和原文進行掛接和質檢。掛接方法有兩種，一是手工掛接，打開一條需要掛接的目錄，在目錄中有掛接原文的選項。二是批量掛接，指檔案管理軟件中內嵌的批量掛接程序或配套的外部掛接程序，根據一定的規則一次性批量完成目錄與原文的掛接。手工掛接可以邊掛邊質檢，批量掛接前最好先質檢再掛接，否則易出現大量的掛接錯誤。

（九）檔案歸庫：將質檢完成的檔案歸還檔案管理人員。清點、核對、填寫詳細的入庫登記，由雙方簽字確認后歸還入庫。

（十）成果移交：加工制作驗收報告及數字化加工成果移交檔案管理人員。

四、總結

檔案管理信息化是為了滿足企業技術人員、管理人員對檔案的高效管理和利用提出的。作為檔案管理者應當結合各種先進的計算機技術，采用結構化設計方法對檔案管理數字化系統的結構進行設計，提高檔案管理的效率，為企業管理節省人力及時間成本。

參考文獻：

[1]黃萍.試談淺談企業檔案管理的信息化及其開發[J].現代交際，2013，4，68.

[2]顧世文.檔案信息化建設[A].2017年3月.