淺談企業檔案信息化建設的重要性和實施措施

黎麗春

摘要：檔案信息化是運用信息技術對歸檔文件、數據信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用的管理過程和工作方式。隨著信息大時代的到來，檔案信息化是企業檔案工作適應企業信息化發展需要的必然要求。因此。企業要重視和推進企業檔案信息化建設，促進企業檔案工作的發展，為企業經濟建設服務。

關鍵詞：企業檔案;信息化;重要性;實施措施

在信息化時代，應用信息化手段管理企業檔案工作已經成為了企業檔案管理的一項重要策略，因此，企業如何有效的應用信息化管理檔案是企業檔案管理的重要任務。本文結合自己企業檔案信息化建設情況，就企業檔案信息化建設的重要性和企業實施信息化建設措施進行淺議。

一、企業檔案信息建設的重要性

信息化時代企業檔案管理必須要進行全面的創新，才能夠為企業檔案管理營造新的局面。信息化時代的到來給了企業檔案管理以有利的契機，使企業檔案管理能夠從傳統的檔案管理手段向信息化手段過渡，并通過信息化手段的不斷應用，為企業的檔案管理提供更多的手段支持和技術支持，從而解決企業檔案管理中存在的問題。使用傳統的檔案管理手段，不但無法實現現代化的檔案管理職能，同時還制約了企業檔案管理的發展，使企業的檔案管理在整體性和實效性方面無法滿足要求，因此，企業檔案信息化建設，不但能夠促進、完善企業信息化，而且能夠提升企業檔案管理現代化水平，及時有效的為企業生產經營管理和經濟利益最大化工作提供優質服務。

二、企業檔案信息化建設的實施措施

（一）領導重視是實施檔案信息化建設的關鍵

在企業中，領導重視不重視某項工作是某項工作能夠順利開展并且取得實效的保證，檔案信息化建設工作也是如此，領導重視是做好檔案管理工作的關鍵，也是實現檔案信息化建設的關鍵。作為企業領導人，應當及時了解檔案的政策、法規和發展趨勢，應清楚的認識到企業檔案資源信息化的重要意義和作用，如果企業對檔案信息化重視程度不夠，導致企業檔案信息化建設進度緩慢，檔案管理工作依然依靠傳統的手段在管理，使得企業檔案管理工作比較落后，檔案管理在管理有效性和管理科學性方面還有較大的差距，既制約了企業檔案管理的發展，同時也影響了企業檔案利用價值的體現。因此，企業領導應當對企業檔案管理信息化問題引起足夠的重視，應當積極支持檔案信息化建設工作，構建全面有效的信息化檔案管理體系。

（二）資金投入和配備軟硬件設施是實施檔案信息化的有力保障

企業在檔案管理中之所以存在檔案信息化建設緩慢，主要原因是企業在檔案管理中的資金投入少，相應配套的軟硬件設施沒有配備到位。因此，企業在實際管理過程中應舍得增加資金投入，購置檔案管理信息系統軟件和相應的硬件設施，建立檔案信息化管理體系，對整個檔案管理工作進行重新塑造，改變檔案管理手段不足和管理措施落后的問題。通過資金的投入和設備的增加，建設檔案信息化，對整個企業檔案管理工作形成有力的支持。企業檔案管理信息化發展，是企業適應信息化時代發展的要求，企業應廣泛應用檔案信息化手段對檔案工作進行管理，以減少手工操作，降低歸檔工作量，提高工作效率和工作質量。

（三）檔案管理軟件是檔案信息化建設的必備條件

企業檔案實現信息化管理，檔案數據資料要通過企業OA系統和檔案管理信息系統進行對接，有效保證企業文件材料的完整性、準確性、系統性，同時利用用戶權限管理開通網上檔案查詢系統，為企業各項工作提供便利的檔案查詢和利用。因此，企業實現檔案信息化建設，必須用檔案管理系統（檔案管理軟件）進行管理，但是市場上檔案管理軟件多而雜，各有各的優勢，因此企業必須選擇合適的檔案管理軟件進行信息化管理。企業在購置檔案管理軟件時，首先一定要考慮滿足檔案管理的實用性，結合檔案管理內容和工作的每一環節進行模塊設計，做到易管理、易維護、易操作，便于擴展和升級。軟件的安全性、高效性、規范性、可靠性、可擴展性、可管理性等要強。再者檔案管理軟件要有前瞻性，要考慮到檔案管理系統的開發與利用，特別是檔案數據庫安全存儲，采用數據存儲雙備份和檔案全文檢索。第三企業應該在企業成立時規劃購置檔案管理軟件，使檔案管理和企業管理同步進行，保證企業檔案的完整、準確、有效，促進企業檔案工作更好地為企業生產經營提供全方位的服務。

（四）檔案的數字化是企業檔案信息化建設的首要任務和重要內容

檔案數字化是檔案信息化建設的基礎，是企業檔案信息化建設的首要任務.檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、數字成像技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機進行管理，形成一個有序結構檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要內容。因此，企業檔案管理應當結合現有的管理條件和管理實際，積極應用信息化手段對企業檔案資料進行電子化轉化，減少檔案存儲空間。在此基礎上，應當根據企業檔案質量的特點，建立檔案目錄數據庫和檔案影像數據庫或多媒體數據庫，使檔案目錄信息和檔案實體數字化，將電子化檔案存儲到數據庫中，以此為基礎建立電子檔案調用系統，使檔案的查找和調用速度得到大幅提高，滿足檔案調用的實際需要。此外，還應當積極運用大數據技術，實現企業檔案資料的互通，建立企業間的檔案資料共享體系，為檔案資料的管理和檔案資料的運用奠定良好的基礎。因此，積極應用信息化手段，解決了企業檔案管理服務中的瓶頸問題，使企業檔案管理在推進過程當中能夠取得積極效果。

三、結論

企業檔案信息化是企業信息化的一部分，也是全國檔案信息化建設的重要組成部分。企業在檔案管理中要應用信息化技術，對企業檔案信息資源進行科學管理和應用。同時，企業要不斷創新企業檔案管理理念，通過檔案信息化建設提升檔案管理工作的質量和效率，充分發揮檔案在企業管理中的價值。

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