新時期如何加強企業辦公室行政管理

王小豐

摘要：隨著社會經濟的不斷發展，辦公室的行政管理工作也發上了天翻地覆的變化。行政管理的完善與高效成為企業不斷發展的重要組成部分。

關鍵詞：企業；辦公室；行政管理

辦公室是一個綜合的辦事機構，其工作內容復雜而繁多，它擔負著協調各部門工作、宣傳公司文化、輔助領導決策、業務洽談、文件起草等各項工作，是一個企業的“樞紐”。在新的經濟形勢下對企業的行政管理工作提出了更高的要求。如何構建高效、完善的行政管理體系也就成為企業發展的重要組成部分。

一、企業辦公室行政管理團隊的建設

一個良好的行政管理體系離不開一個優秀的行政管理團隊，一個優秀的團隊一定是由一群優秀的個體所組成，一個行政管理團隊的專業、長效、穩定、不斷學習不斷提升也就是行政管理團隊建設的基石。建立優秀的管理團隊可以定期組織相關人員進行學習培訓，培訓內容可以涵蓋行政管理、協調溝通、文件管理等。

新的形勢下要求企業行政管理人員具有極好的服務意識，以發展的眼光看待工作中出現的問題并作出合理的處理，要求行政管理人員不斷學習、提高以完善管理理念，以適應企業發展的需要。

二、企業辦公室文化的建設

小型企業靠領導，中型企業靠制度，大型企業靠文化。文化建設在一個企業中至關重要，是企業做大、做強長存發展的關鍵，辦公室的行政管理人員則是企業文化建設的參與者、執行者。在文化建設中文化宣傳、文化活動是常用手段，文化宣傳又分對內宣傳、對外宣傳，對外宣傳是通過構建企業網站，編輯企業宣傳冊以提升企業形象與知名度；對內宣傳則是制定企業手冊讓廣大員工了解企業文化，學習企業文化，融入企業文化以真正的成為企業的一分子。文化活動則可以讓員工切實的感受到企業的文化氛圍，例如：組織部門旅游、企業的文體活動、專業的技能競賽。

三、建立完善、高效的工作流程與制度

完善的工作流程是高效完成工作的前提和保障。在現今各企業中存在著信息資源無法共享、決策執行不力，出現問題時處理不夠及時，處理方式方法不合理，各個部門各行其是，管理混亂等現象。行政管理者需要制定每一項工作的工作流程及制度，針對具體問題制定具體方案，并在不斷的工作實踐中不斷完善工作流程與制度，最終建立一套完善、高效的工作流程與工作制度。

第一，要明確職責。不僅要明確每個行政管理人員的職責而且要明確企業各個部門在合作時的職責。真正做到每一件具體工作可以找到明確的責任人，避免出現問題互相推諉，給予獎勵你爭我奪。

第二，要做好協調溝通工作。這包括每個行政管理人員間的協調與溝通及企業內各個部門的協調與溝通。在日常工作中矛盾無處不在，在每個人各司其職的前提下如何妥善的處理工作中產生的矛盾則需要行政管理人員有著極好的協調溝通能力。畢竟，員工工作是為了一個共同的目的：企業的發展與壯大。

第三，完善獎懲制度。企業要合理利用獎懲制度對企業員工進行激勵與約束。使用物質獎勵與精神獎勵相結合的方法，在保證公平與差異的基礎上制定切實可行的薪酬方案。在薪酬考核時要明確員工的考核標準，根據工作的性質、難度、質量、效率的不同制定出相應的考核標準，并嚴格遵守考核標準進行獎勵分配。

第四，完善辦公室行政管理的信息化。隨著科技的發展時代的進步，現代化信息技術也得到了廣泛的應用。使用信息化管理系統已經成為每一個企業的必然選擇。采用電話會議、視頻會議、企業郵箱等技術手段使得企業在溝通交流方面更加便捷高效，企業領導可以很容易掌握每一項工作的進展情況。辦公自動化系統在企業內的覆蓋率及使用效率一定程度上影響著企業的工作效率。熟練使用辦公自動化系統已經成為現代企業員工應當掌握且必須掌握的基本技能之一。而培訓員工學習使用辦公自動化系統也成為企業行政管理人員的一項新的工作內容。

四、建立完善的檔案管理制度

無紙化辦公是時下新興的理念，在環保的同時也對企業行政管理工作中復雜而龐大的檔案管理工作有所緩解。但企業的檔案管理還不能被無紙化辦公完全取代。必要的文檔保存是每一個企業無法避免的工作。

構建完善的檔案管理制度可分為以下幾個方面：

第一，檔案管理的硬件建設。對企業所有的文檔進行統一收集，統一管理，專人負責；制定嚴格的檔案錄入、保存、查閱、調取、銷毀制度；各個部門要有專人負責本部門內部文檔的記錄、保存、使用等工作。

第二，檔案管理的軟件建設。建立企業的電子檔案管理系統，對檔案進行分類，記錄檔案性質，存檔時間，保存位置，使用范圍等，當需要查閱檔案是可以通過電子檔案管理系統快速獲取相關檔案信息。

第三，制定保密制度。企業的檔案記錄了企業的重要信息，一旦丟失或失竊會對企業帶來難以估量的損失。這其中包括檔案室的出入規范，安保措施等。

五、結語

在新的歷史時期，辦公室行政管理已經成為企業可持續發展的必要因素，行政管理人員應當充分認識到他們工作的重要性。不斷提高自身素質，更新管理理念，加強服務意識，輔助領導決策，更好的服務于企業，為企業的發展提供支持，同時也是自我實現。

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