信息化背景下高校檔案電子商務(wù)化管理創(chuàng)新探討

溫麗容

摘要：自現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息出現(xiàn)后，大眾的生活在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)潛移默化影響下，也出現(xiàn)諸多變化。基于網(wǎng)絡(luò)信息化的出現(xiàn)與發(fā)展，困擾各大高校已久的檔案管理問題，也逐漸走出瓶頸期。本文以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為高校檔案電子信息管理突破點，結(jié)合商務(wù)管理方式與經(jīng)驗，對各大高校檔案管理問題作出優(yōu)化，創(chuàng)新檔案管理工作方法，希望能夠推動高校檔案信息化管理工作發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化背景;高校檔案;電子商務(wù)化管理創(chuàng)新

信息化技術(shù)是21世紀(jì)發(fā)展的重要產(chǎn)物。自網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)出現(xiàn)后，大眾的工作與生活都起著翻天覆地的變化。這也意味著全新信息時代已然到來。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的普及、應(yīng)用，以及高校教育理念的更新與變革和高校不斷擴招。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作壓力大，檔案管理工作存在許多問題，不能適應(yīng)主流社會的發(fā)展。勢必會影響高校檔案管理工作效率與質(zhì)量，進而影響高校的改革與發(fā)展。電子商務(wù)以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為發(fā)展基礎(chǔ)，將其融入到高校信息檔案管理工作中，創(chuàng)新信息方案管理工作，更好應(yīng)對當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的難題。

一、信息化背景下高校電子檔案商務(wù)化管理存在的不足之處

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

許多高校的檔案管理工作，還處于“單機”狀態(tài)，并沒有接入校園網(wǎng)絡(luò)，無法實現(xiàn)信息之間的共享與傳遞。多數(shù)學(xué)校沒有意識到擴招對檔案管理工作帶來的壓力。在實際的工作中，不夠重視檔案管理工作。部分高校，投入檔案管理經(jīng)費的不足，導(dǎo)致基礎(chǔ)的檔案管理設(shè)施不完善;比如沒有完善的信息設(shè)備，像是基本的信息化檔案管理設(shè)備計算機、掃描儀等，多處于卡頓狀態(tài)，一些設(shè)備甚至是落后淘汰的產(chǎn)品。再加上檔案管理軟件功能不齊全，只能進行簡單的記錄工作，不能對檔案信息進行查詢以及自動化整理。簡單的檔案信息管理，與電子商務(wù)化管理存在較大差異。

（二）缺乏管理力度

就當(dāng)前的信息化發(fā)展背景來看，高校檔案信息管理工作，雖然有一定進步。但是，由于意識以及設(shè)備、工作方式的限制，檔案信息的管理工作創(chuàng)新意識嚴(yán)重不足，其管理落后現(xiàn)象依舊存在。絕大多數(shù)的高校領(lǐng)導(dǎo)，更加關(guān)注教學(xué)以及科研工作，并不關(guān)注信息檔案管理工作，將信息檔案管理工作邊緣化。信息檔案管理工作力度不強，沒有得到應(yīng)有重視，信息檔案管理工作更是難以進步。這也意味著，信息檔案管理工作很容易出現(xiàn)管理失誤現(xiàn)象，進而造成檔案信息數(shù)據(jù)的丟失與損毀。

（三）管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

結(jié)合信息化背景，對信息檔案工作進行整理與優(yōu)化，已經(jīng)是當(dāng)前高校檔案管理工作主要發(fā)展趨勢。但是，由于信息檔案管理工作發(fā)展處于初期階段，沒有足夠的設(shè)備與標(biāo)準(zhǔn)。不同高校在信息檔案管理工作中，都存在不同的管理理念與管理方式。甚至同一學(xué)校的不同專業(yè)，其信息檔案管理都存在不小差異，信息至今難以進行傳遞與共享。檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，也意味著信息檔案工作管理方式難以創(chuàng)新，更不能結(jié)合電子商務(wù)化管理特點，優(yōu)化檔案管理工作。

二、信息化背景電子商務(wù)化管理途徑創(chuàng)新

（一）完善商務(wù)化管理基礎(chǔ)設(shè)施

無論如何，改革都要以發(fā)展的眼光看待問題，只有這樣才能確保改革走的更為順暢與長遠。要想在信息化背景下，緊跟時代發(fā)展，做好創(chuàng)新工作，不斷完善高校的檔案信息管理工作，并將各大高校的檔案信息管理方法進行分享與傳遞。只有利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打破時間與地域限制，才能推動高校檔案信息走向電子商務(wù)管理模式，進而構(gòu)建完善管理體系。然而，這一切的基礎(chǔ)，都要有相關(guān)設(shè)備支持。只有夯實設(shè)備基礎(chǔ)，配備其基本的電子商務(wù)管理設(shè)備，才能推動電子商務(wù)管理工作方式落實，進而確保各大高校能夠進行檔案的檢索、儲存與管理工作。

（二）完善電子商務(wù)管理模式

要善于利用信息化時代帶來的優(yōu)勢，對檔案管理工作進行優(yōu)化與創(chuàng)新。同時，要強化檔案的監(jiān)督與管理工作，加大電子商務(wù)管理工作的宣傳力度。只有在高校內(nèi)部，打造良好的檔案管理工作氛圍，才能推動檔案管理工作的進步。此外，要應(yīng)用正確方式，強化檔案管理力度，激發(fā)檔案管理工作人員的積極性，進而確保檔案管理工作順利開展。其次，還要認(rèn)真聆聽管理者的建議，優(yōu)化檔案管理工作模式與方法，使高校檔案管理工作走向商務(wù)化管理模式，系統(tǒng)且全面的發(fā)展。

（三）完善電子商務(wù)化管理標(biāo)準(zhǔn)

只有依照當(dāng)前電子商務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)，將電子商務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)融入到檔案管理工作中，才能創(chuàng)新高校檔案管理工作。而制定完善的電子商務(wù)化管理標(biāo)準(zhǔn)，也是提升檔案管理效率的基礎(chǔ)，更是檔案信息交流與共享的保障。高校的檔案管理工作，一定要充分借助電子商務(wù)管理優(yōu)勢，優(yōu)化檔案管理工作結(jié)構(gòu)。為檔案查詢、信息輸入以及分類制定嚴(yán)格管理制度，并強化細(xì)節(jié)管理能力;像是對檔案不同格式進行分類存儲，充分掌握不同檔案管理軟件之間的差異。加大各大院校之間的合作與交流，學(xué)會借助優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗，完善檔案管理方案，充分發(fā)揮檔案作用。

三、結(jié)束語

在信息化背景下，各大高校傳統(tǒng)檔案工作，已經(jīng)不能滿足院校發(fā)展。只有借助信息化技術(shù)，將檔案管理工作與電子商務(wù)管理緊密結(jié)合起來。聯(lián)系當(dāng)前檔案管理工作存在的不足，制定解決之策，才能推動高校檔案管理工作發(fā)展。確保檔案管理工作符合時代發(fā)展要求，提升高校檔案管理效率與質(zhì)量。