論信息環境下紙質檔案管理的創新探索

孫海剛

摘要：檔案管理是一項重要的工作，其管理方式也在信息技術的推動作用下發生了改變和革新。在信息環境下，傳統的紙質檔案管理方式已經逐漸難以適用，而是需要將紙質檔案與電子檔案相互結合，積極認識到不同管理方式的優點，從而更好的管理紙質檔案，使這項工作能適應信息化時代的發展。本文就信息環境下紙質檔案管理的創新方法展開了一系列的探索。

關鍵詞：信息環境;紙質檔案管理;創新方法

當前，信息化和自動化成為了各行各業的發展新趨勢，無紙化成為了檔案管理的新方向。越來越多的檔案存儲和管理方式得到應用，都記載了社會經濟發展的過程。盡管電子檔案的應用得到普及，但是紙質檔案是在特定時期的記錄載體，具有不可忽視的價值，電子檔案無法完全取代。在信息環境中，對紙質檔案實施有效管理，融入更多創新理念具有重要的意義。

一、建立健全化的紙質檔案管理制度

盡管隨著社會的發展檔案管理機制也不斷革新，但是制度化、規范化以及標準化等原則仍然是檔案管理的核心。檔案管理制度能保障對其規范和標準得到落實，且應該具有較強的前瞻性[1]。首先，應該提升管理人員的信息化和現代化意識;其次，建立兼具前沿性和健全性的檔案管理制度。檔案的收集、留存以及管理應該形成體系，并對每個環節作出針對性規定，向相關人員落實責任。這樣才能使檔案管理人員在工作中有明確的依據。

二、提高檔案管理人員的專業素質

電子檔案的優勢不容小覷，能使檔案信息的使用者隨時快速獲取，這是傳統紙質檔案管理所無法實現的。當前，紙質檔案管理面臨著重大的挑戰，其管理質量得不到提高[2]。這就使得提高檔案管理人員的專業素質成為了一項重要工作。首先，應該將檔案管理人員納入到單位建設當中，為其提供專項經費，以對現代化檔案管理模式實施革新，為紙質檔案管理提供相應的基礎設施條件。其次，明確檔案管理工作的重心。安全和長久保存是紙質檔案管理的一個重點，管理人員應該運用信息技術對紙質檔案進行分類和加工，使其能更好發揮檔案的利用率而服務為檔案的使用者提供服務;最后，檔案管理是歷史的記錄也是知識管理的一種形式。管理人員應該不斷接受信息化和專業化方面的培訓，提高自身的工作技能以及業務能力。

三、促進電子檔案與紙質檔案協同管理

將電子檔案和紙質檔案進行“雙套制”管理具有非常重要的意義，不僅有利于提高檔案的檢索效率，還能將紙質檔案的優勢體現出來。運用信息技術對紙質檔案進行管理能避免由于長期留存和借閱而出現的褪色、字跡模糊、缺損等問題。信息技術能對檔案進行修復，使其檢索更加便捷，還能使很多“孤本”能被更多人所使用[3]。在紙質檔案的信息化管理水平得到提升的條件下，檔案管理的開放程度得到提高，使得檔案信息查詢不再受到時間和地點的限制，避免由于原檔案被多次傳閱而造成的損壞，使紙質檔案能更好的被保存下來。另外，將紙質檔案以掃描的方式轉化成電子檔案可以實現對副本異地保存。即使發生意外，也能保證檔案的完整性。將電子檔案與紙質檔案協同管理已經成為這項工作的發展趨勢。運用信息技術可以將紙質檔案的內容存儲到云空間，使其得到“變身”，促進這項工作的信息化發展。“雙套制”管理方式是一種電子和紙質檔案共存的形式，有利于使紙質檔案更好的留存下來。

四、合理運用紙質檔案管理新技術

在信息化環境中，檔案管理人員應該在落實管理規范的同時，嚴格執行相關的條例，重視運用新技術合理管理紙質檔案。首先，相關人員應該對紙質檔案管理技術發展和創新給予高度關注，掌握其動向，了解更多新理念和新技術;其次，側重提高紙質檔案管理質量和使用壽命。當前，可以將一些新技術實際應用于紙質檔案管理工作當中：第一，OCR技術。利用云脈紙質文檔在信息技術的支持裁剪、調亮紙質檔案，以及進行一些其他處理。這樣的方式能使紙質檔案的內容得到識別后，對其進行編輯，糾正其中存在的一些錯誤;第二，RFID技術。也就是無線射頻識別技術，以條碼技術為基礎的延伸技術。其構成元素包括讀寫器、電子標簽、互聯網。運用這種技術可以更加便捷的查找檔案的目錄，提高紙質檔案管理工作的精準化程度;第三，納米技術。這項技術的應用特點是能更加長久的保留紙質檔案上的字跡，使檔案管理環境中的空氣質量得到提高，能利用信息技術控制和調節檔案管理環境的溫度和濕度。

五、結論

綜上所述，信息化發展趨勢為紙質檔案管理工作提出了更多新思路。在這樣的技術發展背景下，應該建立健全化的紙質檔案管理制度;提高檔案管理人員的專業素質;促進電子檔案與紙質檔案協同管理;合理運用紙質檔案管理新技術。通過本文對信息環境下紙質檔案管理的創新方法展開的一系列探索，希望能為促進檔案管理工作得到發展提供一些參考。

參考文獻：

[1]吳艷群.“互聯網+”背景下事業單位檔案信息化安全建設研究[J].傳播力研究，2019，3 （35）：291.

[2]呂航.數字時代下會計檔案管理體系構建研究[J].現代經濟信息，2019 （22）：127-128.

[3]郭麗敏.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].管理觀察，2019 （32）：82-83.