信息化時(shí)代人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理

楊紅雨

摘 要 信息時(shí)代的深入發(fā)展，推動著信息化理念逐漸滲透，對人力資源保障單位 的檔案管理工作來說，同樣如此。信息理念的有效應(yīng)用主要是包括信息采集、信息管理、信息共享等，為促使檔案管理的效率、質(zhì)量等得到加強(qiáng)，需要注重信息理念的高效應(yīng)用。本文在揭示當(dāng)下檔案管理中存在弊端，以及應(yīng)用信息手段的價(jià)值后，就具體應(yīng)用信息手段進(jìn)行策略探究。

關(guān)鍵詞 信息時(shí)代 檔案管理 應(yīng)用

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

0引言

管理人力資源和社會保障監(jiān)察檔案時(shí)，一方面，應(yīng)當(dāng)注重電子檔案信息保存的安全性、保真性，并在具體操作上，存在提取應(yīng)用方便、共享應(yīng)用方便、隱私信息安全保護(hù)等，對信息手段的應(yīng)用方式，包括信息管理理念、信息手段運(yùn)用、信息手段革新，以促使信息系統(tǒng)能夠較為高效的應(yīng)用于檔案管理活動中。由此可見，信息手段與人力資源和社會保障監(jiān)察檔案存在相關(guān)性和融合有效性，對展開雙方的結(jié)合研究具備現(xiàn)實(shí)意義和研究價(jià)值。

1傳統(tǒng)檔案管理中存在的弊端

從人力資源和社會保障監(jiān)察檔案的特征上來看，由于人力資源龐大，在對其進(jìn)行監(jiān)察時(shí)，延伸出的信息容量普遍較為龐大，從類別上來看，也因?yàn)楸槐O(jiān)察人的信息存在較多的差異，在進(jìn)行分門別類上，存在較大的分類困難，由于信息量龐大、人力類別較多，在統(tǒng)計(jì)、稽查、扶持等時(shí)，無法及時(shí)有效的將工作落實(shí)到位，降低辦事效率和辦事質(zhì)量，同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理工作在信息更新等方面，也存在較多的弊端，無法及時(shí)數(shù)據(jù)信息，意味著新生出現(xiàn)失業(yè)人員、殘障人員等無法及時(shí)登記造冊，在對其進(jìn)行社會保障時(shí)，往往無法及時(shí)有效的予以扶持，或者是部分入職后，仍舊拿著失業(yè)補(bǔ)助，或是享受相關(guān)福利，一方面，大量消耗專項(xiàng)資源，另一方面，也在社會中滋生好逸惡勞、徇私舞弊的不良風(fēng)氣等。從職員管理上，職員少、素養(yǎng)差，同樣導(dǎo)致了工作效率、工作質(zhì)量問題，追加用人成本，對部分級別政府來說，不太現(xiàn)實(shí)，造成惡性循環(huán)，不利于人力資源和社會保障監(jiān)察持續(xù)高效發(fā)展。

2信息手段在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

從信息管理理念上來看，是將信息理念與檔案管理活動進(jìn)行有效聯(lián)系，將信息技術(shù)的優(yōu)勢充分表現(xiàn)在檔案管理活動中，促使檔案管理活動得到革新，在工作效率、工作質(zhì)量等方面得到加強(qiáng)的。從信息手段上來看，信息手段的運(yùn)用，主要是包括信息技術(shù)設(shè)備、信息技術(shù)、信息化思想，其中，信息技術(shù)設(shè)備是信息系統(tǒng) 的機(jī)械設(shè)備載體，是信息技術(shù)得已具現(xiàn)化，或現(xiàn)實(shí)化的基本前提，信息技術(shù)包括基于感知、傳輸、處理、存儲等功能的科學(xué)理論的集成，是信息系統(tǒng)能夠發(fā)揮效力的核心，信息化思想是把握信息采集至再利用整個(gè)工程，從信息手段革新來看，信息手段革新，是信息手段向檔案管理延伸的的過程中，所必要做出的改進(jìn)，比方說加密技術(shù)、權(quán)限技術(shù)、存儲技術(shù)、共享技術(shù)等，介于以上種種的正常應(yīng)用，可在工作效率、工作質(zhì)量等方面得到增強(qiáng)，在拓展延伸檔案功能、保障信息安全同樣具備價(jià)值。尤其是信息技術(shù)極大降低了用人成本，給廣泛普及應(yīng)用消除部分弊端。

3高效應(yīng)用信息手段的策略

3.1介于信息管理理念的應(yīng)用策略

人力資源和社會保障單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)知信息管理理念，從而發(fā)掘信息技術(shù)與單位工作結(jié)合的可能，便于指導(dǎo)信息化理念的有效滲透，促使適用于信息化工作的規(guī)章制度、辦事流程、人才招聘等產(chǎn)生，并得到有效的執(zhí)行。此外，信息管理理念重視信息的收集工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不應(yīng)單純的看到工作信息的有效采集、處理，忽視了職員管理工作，為盡可能充分發(fā)揮員工效能，或有效實(shí)施績效考評制度，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也需要將打卡制度、績效獎(jiǎng)金自動評核機(jī)制等引入到職員管理活動中。

3.2介于信息手段的應(yīng)用策略

擴(kuò)大信息技術(shù)設(shè)備的采購費(fèi)用，對檔案管理工作的傳統(tǒng)工具進(jìn)行的淘汰更新，為充分保障資料轉(zhuǎn)移的安全性、真實(shí)性，應(yīng)嚴(yán)格把控資料轉(zhuǎn)移工作;加強(qiáng)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，除了邀請專業(yè)人士設(shè)計(jì)出專門的信息系統(tǒng)外，有關(guān)負(fù)責(zé)人還要了解信息技術(shù)常識，以把握哪種或哪幾種技術(shù)可以改進(jìn)當(dāng)前的工作狀態(tài);把我信息化思想，按照信息采集、信息整合、信息傳輸、信息處理、信息分配等流程，完成基本信息系統(tǒng)構(gòu)架工作，促使信息技術(shù)能更好的應(yīng)用于人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理工作中。

3.3介于信息手段革新的應(yīng)用策略

充分把握檔案管理的性質(zhì)特點(diǎn)、工作環(huán)境、負(fù)面影響、工作弊端等，便于對檔案管理工作具備更加深入的了解，介于此，更好的利用信息化手段、信息化管理理念，對檔案管理工作做出針對性的調(diào)整，比方說將信息發(fā)布平臺與互聯(lián)網(wǎng)、線上支付平臺等進(jìn)行聯(lián)動，從而將人力資源社會保障工作有效整合起來，更好的發(fā)揮社會保障的效用。

3.4介于用人成本的應(yīng)用策略

用人成本是傳統(tǒng)檔案管理活動中較為重要的開支，在落實(shí)信息化改革工作后，企業(yè)的工作任務(wù)將大多由機(jī)械完成，工作效率得到提升，意味著單位可以裁撤掉作用不大的人員，從而節(jié)省人力開支等。雖然信息系統(tǒng)構(gòu)建需要在前期投入大量成本，但介于其工作效用、時(shí)代要求、專項(xiàng)資金有效落實(shí)，前期成本可以從后期利益回報(bào)中收回，對新型人才招聘產(chǎn)生的經(jīng)費(fèi)，也可從節(jié)省的人力成本中予以抵消。

4總結(jié)

當(dāng)下人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理活動中，檔案管理存在工作任務(wù)量大、工作流程復(fù)雜等狀況，為更好的發(fā)揮信息管理優(yōu)勢，并將其價(jià)值充分體現(xiàn)在人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理活動中，有必要對信息理念、手段等予以充分的認(rèn)知和把握，具體的應(yīng)用舉措，也主要是在基于信息管理理念的運(yùn)用、信息手段的運(yùn)用、信息手段革新的運(yùn)用、用人成本的運(yùn)用等。

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