新時代聲像檔案管理策略分析

王玉錦

摘 要：隨著現(xiàn)代科學技術的不斷發(fā)展，照相、錄音、錄像已成為人們記錄社會活動的一種普遍手段，大部分單位都比較重視，做到了及時收集、整理、歸檔，并切實加強了保護措施。保護聲像檔案的完整，有效的開發(fā)利用聲像檔案的信息資源，以成為當前檔案管理的一項緊迫而重要的任務。本文對新時代聲像檔案管理策略進行分析。

關鍵詞：新時代；聲像檔案管理；策略

聲像檔案是指國家機關、企事業(yè)單位和社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個機關或單位檔案的重要組成部分。隨著社會的發(fā)展和辦公條件的改善，在機關、企業(yè)單位的各項活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，現(xiàn)就目前聲像檔案的管理現(xiàn)狀及對策談談個人的粗淺之見。

1聲像檔案管理存在的問題

1.1聲像檔案管理制度不健全

科技的進步使各單位的聲像設備都有了很大的改善，但普遍存在著聲像設備管理混亂現(xiàn)象。一是沒有制定聲像設備管理制度或無相應的使用要求，從而出現(xiàn)不協(xié)調的現(xiàn)象，導致一些重要活動沒能及時攝錄或攝錄質量不高，給聲像檔案的后續(xù)管理設置了重重障礙；二是雖然有制度，但各業(yè)務環(huán)節(jié)中制度化落實不力，缺乏有效的保障機制和責任追究制度，使得各管理階段無法像文字圖表檔案管理那樣按部就班地“流水作業(yè)”，管理上缺乏有機聯(lián)系；三是制度的訂立“照貓畫虎”，缺乏調查研究，沒有體現(xiàn)出社會活動的特點和聲像文件運動的種種規(guī)律；四是聲像資料初次形成后，流轉中聲像資料的格式載體可能發(fā)生變化，數(shù)碼格式的聲像文件，其存儲轉換更靈活易變等。

1.2聲像檔案保管環(huán)境條件差

由于聲像檔案大都以感光材料、化學磁性材料為載體制成，很容易受光、熱、潮等外部因素的影響而發(fā)生劣變，失去保存價值和利用價值。因此，聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，需要具備防磁、防光和恒濕、恒溫等條件的保管專柜。但是從目前情況來看，很多立檔單位未能嚴格按照要求配備專業(yè)的聲像檔案專柜，而造成一些照片變黃退色，底片粘連變質，磁帶受損、圖像模糊不清、效果差等問題，不利于聲像檔案的長久保存和利用。

1.3檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶準確。本來是很珍貴的照片，由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。有些拍攝工作人員缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或處室內部保存，不移交統(tǒng)一管理保存，特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。

2加強聲像檔案管理工作的對策及建議

2.1取得領導對聲像檔案工作的重視

隨著科技的飛速發(fā)展，聲像檔案對企業(yè)發(fā)展的促進作用越來越大，它記錄了企業(yè)發(fā)展的軌跡，更是企業(yè)發(fā)展過程中保留下來的寶貴財富，因此，各級主管部門要高度重視聲像檔案工作，要抱著對歷史高度負責的態(tài)度，站在全局利益看待這一問題，切實加強對聲像檔案工作的組織領導，并將這一工作列入領導的議事日程、列入年度工作計劃，從機構設置、人才隊伍、經費投入等方面加大支持力度，為聲像檔案工作創(chuàng)造良好的物質基礎條件，領導重視是聲像檔案工作順利開展的關鍵所在。

2.2加強宣傳教育

提高聲像檔案意識。聲像檔案意識淡薄是造成“收集難”的重要原因。由于多年在工作中形成的慣例，許多單位只注重文書檔案的收集，宣傳重點放在了文書檔案上，致使人們對聲檔案重要的歷史價值及其在檔案工作中的地位、作用認識不夠。因此，檔案管理人員在工作中要利用多種形式，強化聲像檔案重要性的宣傳，提高人們對聲像檔案的認識，自覺關心、支持、參與檔案部門對聲像檔案的收集工作。

2.3改善檔案保管環(huán)境

上面談到將聲像檔案數(shù)字化存儲管理，但是如果檔案部門不具備計算機和互聯(lián)網技術，則必須改善檔案的保管環(huán)境。我們首先要對聲像檔案獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放。其次要建立符合聲像保管條件的裝具和符合聲像檔案保護條件的庫房，嚴格控制庫房的溫度和濕度，保持適宜的溫度（即14℃～24℃）和相對濕度（即45%～60%）；磁盤檔案必須避開30奧斯特以上的磁場。以此保持庫房恒溫、恒濕、防磁、防潮、防塵、防磁、防光、防火、防蛀，以免發(fā)生霉變及磁性消失。對正常保存的磁性載體檔案，可每5年復制一次并檢查有無問題，對錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。對使用頻率高或已經污損的聲像檔案要及時復制、修補，以免造成圖像損失。最后接觸保管檔案時管理人員要戴清潔的手套，以防汗?jié)n污染底片。

2.4建立嚴格的管理制度，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。同時，各檔案部門也要建立相應的管理制度，強化規(guī)范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

結束語：

總之，聲像檔案的建設，是時代發(fā)展賦予檔案管理工作的新課題，科學、完善的聲像檔案管理，將對現(xiàn)代社會物質文明和精神文明建設起到積極的促進作用。因此，檔案管理部門和檔案工作者要增強責任感、使命感，采取有效的應對措施，加強對聲像檔案的管理，為國家為企業(yè)留下寶貴的文化財富。開發(fā)聲像檔案信息資源，擴大信息時代的檔案資源的合理利用，努力拓展檔案事業(yè)全面協(xié)調的可持續(xù)發(fā)展、為社會發(fā)展服務，是歷史賦予檔案工作者的神圣使命和職責。

參考文獻：

[1]淺談新時期聲像檔案管理存在的幾點問題[J].盧立紅.辦公室業(yè)務.2018（01）.

[2]關于聲像檔案管理的研究[J].孫楊.科技經濟導刊.2018（35）.

[3]聲像檔案管理存在的問題及對策[J].辛海燕.城建檔案.2018（05）.

[4]聲像檔案管理工作的重要性及改進措施[J].游利.傳媒論壇.2018（09）.

[5]新時代聲像檔案管理策略分析[J].張維娜.科技傳播.2018（11）.