新時期事業單位檔案管理工作的優化策略

辛羽

摘 要：事業單位是我國的國-有單位，對我國國家整體的發展有重大意義。事業單位的工作水平受很多因素的影響，其中事業單位的檔案管理工作進行的好壞就是其中一個很重要的因素。我國的經濟迅速發展需要我們設立更多的事業單位崗位，這也增加我們進行事業單位檔案管理的工作量，提高了工作難度。在這樣的形勢下，我們的事業單位檔案管理也暴露出了許多的問題，我們需要先優化這些事業單位檔案管理，才能更高的提高事業單位的工作效率。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 優化策略

前 言

基層事業單位包括學校、政府部門等機關，這些機構能夠從宏觀上決定一個地區的經濟發展情況。事業單位的檔案管理水平在一定程度上決定了我們事業單位的工作效率。隨著我國經濟的迅速發展，事業單位的崗位也逐漸地多了起來。與此同時，事業單位檔案管理的工作量也在不斷增大，工作條件不斷復雜，給我們進行事業單位檔案管理工作帶來了一定的阻礙。現階段，我國的事業單位檔案管理已經暴露出了許多問題需要我們解決。解決好這些問題，會給我國的發展做出巨大貢獻。

一、事業單位檔案優化管理的重要意義

1.1有利于提高檔案信息的可靠性。我們之所以需要進行事業單位檔案管理的優化工作，是因為這項工作在現階段意義非凡。事業單位是我們國家進行基礎工作的支柱，事業單位的工作效率和工作質量，將直接影響到我們國家系統的運行水平。影響事業單位工作的效率和質量的因素很多，但是人們往往會忽視檔案管理的重要作用。檔案管理是一個單位的根基，如果檔案管理做得十分混亂，將難以進行人員和資源的調配，從而降低了整個工作的工作效率。而如果檔案管理做得井井有條，那么我們在進行調配的時候就會變得十分容易。從目前的情況來看，國家對于事業單位檔案管理的重視度還遠遠不夠。很多事業單位的檔案還存在著錯記漏記的現象。具體來講，就是當進行過一次人員調配和資源分配之后，負責人沒有做好檔案的修改工作，這又會導致下一次進行調配時的負責人無法進行他的檔案管理工作。不僅如此，事業單位的檔案應該具有高度的機密性。但是實際上事業單位的檔案卻往往外泄，給我國事業單位形象的塑造造成了十分不好的影響。最重要的，國家對于事業單位檔案管理工作資金投入卻是不盡如人意，這也打擊了事業單位檔案管理工作者的積極性和主動性，為我國進一步的發展埋下了隱患。。

1.2有利于提高檔案信息的全面性。在新時期，我們的檔案管理也需要利用一些現代化的手段來保證相關信息的全面性。進行檔案管理，最優挑戰性的部分就是要如何把所有的信息都清楚的記錄下來。檔案的重要性，在前文當中我們已經介紹過了。并且，在檔案管理的現代化過程當中，存在的一些問題，我們已經進行分析了。下文當中，我們將對這些問題的解決對策進行介紹。首先，為了解決檔案管理當中信息不可靠的問題，我們需要對檔案進行全面的管理。全面的管理就表示，所有人員的檔案信息，都必須通過同一個平臺進行管理。這樣一來，管理過程當中所造成的數據更新，就可以及時準確的被記錄到檔案的數據庫當中。無論什么時候調用人事檔案的相關信息，管理人員所看到的都是最新的信息，信息的可靠性就可以得到保障了。

1.3有利于檔案信息的及時更新。基層事業單位檔案的更新速度對于基層事業單位的整體發展水平有著極其重要的作用。為了確保基層事業單位檔案庫中信息在任何時候都是準確的，我們需要及時的對發生變化的信息進行更新。比如說，當某位公職人員外出工作或者學習時，單位就有必要將公職人員的外出信息登記到檔案管理系統當中。這樣就可以避免一些找不到人的尷尬情況。

二、如何采取優化策略進行事業單位檔案現代化管理

2.1建立一個現代化的事業單位檔案管理系統。我們需要對現階段事業單位檔案管理系統當中出現的一些不足進行統計和修復，并且增添一些現代化的新功能。這樣一來，我們才可以建立起一個能夠在現階段發揮出最佳效用的檔案管理系統，為檔案管理的現代化過程提供幫助。

2.2培養專業的檔案現代化管理人才。雖然我們十分迫切的希望檔案管理可以順利地完成現代化轉型，但是實際上我們在實際的工作過程當中還會遇到許多的問題。這些問題都與技術支持密不可分。這樣一來，就導致了檔案管理現代化轉型缺少硬性的技術性支持。而技術性問題需要專業人才才可以更好的解決。如何能夠如實的記錄公職人員在單位當中的工作情況，并且能夠將這些情況秘密的存放到單位的數據庫當中，是現代化的檔案管理必須要能夠實現的一個問題。

2.3為事業單位檔案現代化管理提供資金支持。我們需要足夠的資金，來輔助我們建立起一個現代化的檔案數據庫，并將里面的一些關鍵的數據封裝起來，設置等級分明的訪問權限制度，從而有效的保護公職人員的檔案信息。道理大家都十分清楚，但是實際實現的時候，就會遇見許多技術方面的困難。我們要如何建立起這樣的檔案管理系統，又如何將這個系統普及到全國的各類基層事業單位當中，公職人員本人對于自己的檔案權限是怎樣的，等等一系列關鍵的技術問題，都需要我們進行及時的解決。解決這個技術問題，也應當成為我們事業檔案管理事業優化策略的一個重要部分。

2.4全面管理事業單位檔案的相關信息。事業單位檔案的重要性，在前文當中我們已經介紹過了。并且，在事業單位檔案管理的現代化過程當中，存在的一些問題，我們已經進行分析了。下文當中，我們將對這些問題的解決對策進行介紹。首先，為了解決事業單位檔案管理當中信息不可靠的問題，我們需要對事業單位檔案進行全面的管理。全面的管理就表示，所有人員的檔案信息，都必須通過同一個平臺進行管理。這樣一來，管理過程當中所造成的數據更新，就可以及時準確的被記錄到事業單位檔案的數據庫當中。無論什么時候調用人事檔案的相關信息，管理人員所看到的都是最新的信息，信息的可靠性就可以得到保障了。只有保障了信息的可靠性，我們所做的一切優化工作才可以算得上是真正的發揮出應有的效果。

2.5對于發生變化的信息進行及時的更新。事業單位檔案的更新速度對于事業單位的整體發展水平有著及其重要的作用。為了確保事業單位檔案庫中信息在任何時候都是準確的，我們需要及時的對發生變化的信息進行更新。比如說，當某位員工外出工作或者學習時，單位就有必要將員工的外出信息登記到事業單位檔案管理系統當中。這樣就可以避免一些找不到人的尷尬情況。除此之外，事業單位的整體情況等如果發生了更新，也需要將這些信息記錄到單位員工的事業單位檔案管理系統當中。這樣，當這些員工流動的時候，其他的事業單位就可以直接的得到一些準確的信息了。這極其也有利于事業單位間的信息交流，也有利于員工自身的發展。這也是我們進行事業單位檔案管理現代化所必須要做到的極其重要的一點。

結 語

基層事業單位的檔案管理工作目前還可以做得更好。隨著科技的不斷進步和第五代通信技術的飛速發展，我們的基層事業檔案管理也必須要盡快跟上時代的步伐。只有我們可以率先的將新的科技成果應用到事業單位的檔案管理工作中來，才可以提高檔案管理的效率和精度，推動基層檔案管理現代化建設。為了能夠盡快地達成這個目標，我們需要對現階段的檔案管理策略進行優化。本文主要是從五個方面對優化的措施進行了介紹，希望可以對相關的部門和人員起到一定的啟發作用。

參考文獻

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