事業單位人事檔案管理信息化建設分析

王建偉

摘要：企業、事業單位的日常經營、辦公都離不開工作人員，而對工作人員的管理水平直接影響中企業、事業單位的發展。目前，事業單位的人事檔案管理工作中，還存在著一些問題，管理模式過于守舊，就影響了管理人員的工作效率，不能最大限度的發揮人事檔案管理在事業單位的作用。本文就是對當前事業單位人事檔案管理工作中存在的問題加以分析，再結合目前的時代背景，針對現存問題提出相應的改進策略，以求為提高我國事業單位人事檔案管理水平發揮參考性作用。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;信息化建設

事業單位在我國經濟建設中占重要的地位，是為社會發展提供服務的部門。但是，事業單位在工作中，內部管理方面還存在著提升的空間，特別是在人事檔案管理方面。人事檔案管理作為一個單位、企業的基礎工作，管理水平與工作質量直接影響著決策者的決定，關系著企業、事業單位的發展。當今社會，隨著科技水平的不斷提升，已經進入了大數據時代，在這個時代背景下，如果不能加強對事業單位人事檔案管理模式的改進，就難以滿足社會的發展需要。

一、信息化建設對人事檔案管理的重要意義

信息技術可以提升對數據信息的處理效率，對數據信息也有更好的整理、存儲以及傳輸等功能，鑒于信息技術的特點，將信息技術應用于檔案管理類工作之中，可以降低對信息資源的管理難度。隨著企業、事業單位的逐步發展，在內部管理工作方面工作量會顯著提升，單純依靠人力加以管理，其工作質量不僅難以保證，也會嚴重降低工作效率。管理工作之中，人事檔案管理是重要的組成部分，將信息技術加入人事檔案管理工作之中，可以更好地實現對工作模式的改進，提高人事檔案管理工作效率的同時，也能保證人事檔案管理的工作質量。而想要將信息技術有效的應用于人事檔案管理之中，就必須加強人事檔案管理中的信息化建設，這不僅是為信息技術的應用打下基礎，也符合當今社會大數據時代的發展形勢，有利于其他技術的應用。

二、事業單位人事檔案管理中的現存問題

（一）管理力量薄弱

目前，事業單位中人事檔案管理工作之中，受到工作量、工作復雜性、人員數量的影響，往往體現出管理力量薄弱的表現。人事檔案管理工作是一項長期的工作，工作涉及的內容也比較繁瑣復雜，如果還沒有充足的管理人員開展工作，就很難保證人事檔案管理工作的有效開展。許多事業單位的人事檔案管理人員，專業素養水平參差不齊，對人事檔案管理的重視程度也有待提升，最終就導致了管理工作質量難以保證。大數據時代的到來，加大了數據信息的數量，管理工作更加繁重，即便是擴大管理人員規模也不能完成對海量數據信息的有效管理，進而嚴重降低了人事檔案管理的工作效率。

（二）事業單位對人事檔案管理信息的利用效率較低

人事檔案管理工作涉及了大量人員的個人信息，管理人員需要對每名單位內部人員的信息資料進行整理、鑒別、分類以及保存等操作，隨著單位的發展，提升對人員個人資料的詳盡性，詳盡的個人資料有利于對人員進行更加合理的崗位分配，進而更好的發揮每名員工的特長。但是，從實際工作中我們發現，在我國事業單位中，人事檔案管理工作沒有形成良好的服務意識，沒有掌握正確利用人事檔案信息資源的方法，對信息資源的利用方法過于局限，開發利用的途徑也過于單一，這就難以真正地發揮出人事檔案管理的作用。

（三）人事檔案管理缺乏先進技術的支持

盡管，我國事業單位已經逐漸對人事檔案管理工作引起了重視，加強了先進技術的引入，更加關注對管理工作模式的改進。但是，在事業單位的實際工作之中，還是難以達到理想中的建設程度，信息技術雖然可以提升人事檔案管理的工作效率，但技術的應用必須有足夠的基礎設施予以支持。

三、提高人事檔案管理信息化建設水平的相關策略

（一）加強宣教提升管理人員綜合素質

信息化建設是大數據技術等當代技術應用的基礎條件，做好信息化建設才能為其他技術的應用打下扎實的基礎，因此，事業單位必須加強對該方面的宣傳與教育，提升單位內部人員對人事檔案管理以及信息技術的重視度。信息技術的應用會改變人事檔案管理的工作模式，因此，在進行信息化建設時，必須加強對管理人員的專業化培訓，確保管理人員的管理理念得以轉變，引入真實案例端正管理人員的工作態度，讓管理人員對本職工作的重要性，形成正確的認識。單位內部各部門之間，也應該提高與人事檔案管理部門的溝通與協作，這樣才能更好地為人事檔案管理人員提供信息資料，這樣就能更有效的對人事檔案中的信息資源加以利用，真正意義上的發揮人事檔案管理的作用，促進事業單位的發展。

（二）加強基礎設施的建設

信息化建設中需要投入大量的服務器、計算機、交換機、防火墻等設備，這都是信息技術應用的基礎，而大量設備的加入需要足夠的空間來布置，一些事業單位的檔案室沒有充足的空間存放相關設備，直接影響信息技術的應用效果。在進行信息化建設時，事業單位的決策者應該為其提供足夠的空間資源，為人事檔案管理設置獨立的服務器機房，配置檔案管理系統時，要為硬件設備預留足夠的拓展空間，便于后續的更新、擴容。另外還需要加強對計算機網絡信息安全方面的防護，對單位內部的計算機安裝正版殺毒軟件，確保殺毒軟件的正常運行，架設防火墻，避免外網環境中黑客對單位內部信息資源的威脅。只有做好基礎設施建設，才能更好地實現信息化建設，進而為人事檔案管理工作提供輔助。

（三）完善管理制度體系

為了更好地開展人事檔案管理，提升事業單位的信息管理水平，必須對管理制度與體系加以完善，這樣才能更好地督促管理人員開展工作。另外，信息化建設還要有充足的資金與技術支持，不斷學習先前新型技術，掌握信息技術方面的發展動態，加強對信息系統的更新維護，完善信息系統的功能，這樣才能進一步提升信息化建設的深入水平。在管理工作中，要注意總結信息系統中的現存問題，進而加以處理、解決問題，這樣就能更好地滿足當下人事檔案管理的工作需求。

四、結束語

綜上所述，加強人事檔案管理方面的信息化建設，有利于轉變傳統的人事檔案管理模式，提高工作效率。為了順應時代發展趨勢，必須了解人事檔案管理中的現存問題，提高信息技術的應用效果，這樣才能更好地實現人事檔案管理方面的改進，進而起到推動事業單位發展的作用。

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