談醫療機構放射工作電子檔案管理的作用意義

張寶林

摘 要：醫療機構大型醫療設備數量越來越多，放射工作人員數量也越來越龐大，傳統檔案管理模式仍是主要管理方式，這種檔案管理方式已經跟不上醫療機構放射工作人員數量發展的速度。本文從電子檔案的特點及優越性、要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全和電子檔案的不足三個方面探討醫療機構放射工作人員電子檔案管理的作用和意義。

關鍵詞：醫療機構；放射工作；電子檔案管理

一、電子檔案的特點及優越性

1.電子檔案的特點：（1）文件記錄方式多樣，變化性大。醫療機構放射工作人員傳統的紙質檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低、易受潮、保存難度較大，而且受到傳統歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發揮出來。但電子檔案的出現改變了工作人員對傳統檔案信息的管理方式，使檔案信息管理變得能夠方便快捷地進行存儲、歸檔、查閱、易于檢索。（2）與傳統紙質檔案相比較，電子檔案信息具有非直讀性的優點。電子檔案以數字編碼將內容記錄在載體上，這是與紙質檔案的區別，電子檔案的信息內容可以進行壓縮編碼或加密等技術處理，所以即使有相應的設備，如果不解壓、不解密也不能讀取其存貯的內容。

2.電子檔案的優越性：（1）電子檔案減輕了醫療機構放射工作人員檔案管理的勞動強度，提高了工作效率。電子檔案可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過備份或傳輸給檔案管理部門，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號設定訪問限制級別，以便用戶查找利用。這就為醫療機構放射工作人員檔案免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，在提高歸檔質量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的繁瑣工作中解脫出來。（2）電子檔案的管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統醫療機構放射工作人員的紙質檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用電腦網絡管理后，文檔用電腦按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積，省時省力，給工作人員節省了充足的時間去提高業務能力和水平。（3）電子檔案更利于文檔的保密。醫療機構放射工作人員在傳統的紙質檔案時代，盡管查閱者只需利用檔案中的一小部分，但查閱檔案時通常是整卷提供利用，費時費力且不利于保密。我們利用計算機對電子文件和電子資料加以保護。加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容，根據密級層次進行有效管理。如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而到對電子文件進行特定的保護。

二、要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全

1.應保證電子檔案的完整性和準確性。

電子檔案的原始性不易判斷，很容易被復制和修改，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡，檔案的真實性難以保證，有時真假難辨。電子檔案內容編輯時容易造成丟失。我們可以利用計算機的功能對電子檔案加以保護，及時做好備份，確保今后利用準確。

2.應做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進行使用權限的審核。無關人員無權限登陸系統，使用應根據人員設置利用級別，進行利用權限的認定，向利用系統注冊登錄；其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。應避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制；第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。

3.應優化專業結構，建立一批新時代的醫療機構放射工作人員檔案管理隊伍

在電子文件日益發展的今天，培養和造就一批懂電子技術、懂檔案管理的醫療機構專業檔案隊伍是當務之急，應重視和加強對醫療機構放射工作人員檔案管理技能的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，盡量使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現有的醫療機構放射工作檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。醫療機構放射工作人員檔案工作的現代化，不僅取決于醫療機構放射工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，醫療機構檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質、結構合理、適應信息時代醫療機構放射工作人員電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

三、電子檔案的不足

1.電子檔案的安全性易受到黑客和病毒的破壞。電子檔案在存儲、傳輸、查閱等過程中容易被計算機病毒和黑客攻擊，導致電子檔案信息的泄露和破壞。

2.電子檔案對檔案管理人員要求比較高。隨著計算機技術和網絡技術的普及，醫療機構放射檔案管理人員不僅要具有一定的計算機操作水平，還要具有專業的檔案管理知識，更要有較強的工作責任心。因此，醫療機構放射單位的電子檔案對檔案管理工作者的業務能力提出了更高的要求，要求檔案工作者要不斷學習，適應新時期檔案管理工作的需要。

3.電子檔案的原始性不易判斷確認，在計算機上文件很容易被復制和修改，檔案的真實性容易失真，有時真假難辨。同時，電子檔案內容的完整性很難保障，編輯時容易造成丟失。

四、結語

電子檔案管理工作就是要推動醫療機構檔案信息化建設，把收集的檔案數字化。在當代信息化迅速發展的今天，在加強電子檔案管理工作時，要根據電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及醫療機構電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源。

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