淺談檔案利用服務(wù)工作

劉樹(shù)平

摘 要：檔案是歷史的真實(shí)記錄，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)；檔案利用工作是檔案部門(mén)直接向利用者提供檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作；檔案利用工作是檔案管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，各項(xiàng)工作對(duì)檔案的利用便是檔案利用工作的直接體現(xiàn)。檔案利用工作在檔案工作中有著重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案；利用；重要性

檔案是歷史的真實(shí)記錄，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)；檔案利用工作是檔案部門(mén)直接向利用者提供檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。檔案利用工作是檔案管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，各項(xiàng)工作對(duì)檔案的利用便是檔案利用工作的直接體現(xiàn)。檔案利用工作在檔案工作中有著重要的意義。做好檔案提供利用 讓其發(fā)揮應(yīng)有作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務(wù)，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)?，F(xiàn)結(jié)合自己多年從事檔案管理工作的實(shí)際，就如何做好檔案提供利用工作談幾點(diǎn)體會(huì)。

一、對(duì)檔案利用工作重要性的認(rèn)識(shí)

保管檔案的根本目的是為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)提供服務(wù)，所以說(shuō)提供檔案利用是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。檔案提供利用工作的重要性是以服務(wù)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展為宗旨，通過(guò)現(xiàn)代化配合原文手工檢索等有效手段，開(kāi)發(fā)、傳遞檔案信息，最大限度地滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案的需求，充分實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。檔案工作重在服務(wù)，檔案工作的服務(wù)程度、力度、廣度決定著檔案工作的影響力，而這種服務(wù)主要是通過(guò)檔案利用服務(wù)工作來(lái)實(shí)現(xiàn)的。同時(shí)，社會(huì)各界也會(huì)通過(guò)利用服務(wù)這個(gè)窗口來(lái)認(rèn)知檔案工作，審視檔案部門(mén)的工作效率和精神面貌。如：社會(huì)上很多人通過(guò)查閱利用檔案，解決了工作中的實(shí)際問(wèn)題，進(jìn)而了解、認(rèn)識(shí)了檔案的重要作用；眾多的科研工作者、史學(xué)家通過(guò)利用檔案完成了重大科學(xué)研究、史學(xué)巨著；最為普遍的是單位編史修志，均離不開(kāi)檔案資料。因此，檔案的價(jià)值作用，只有在利用中才能被真正認(rèn)識(shí)，只有利用得當(dāng)才能出效益。并且，檔案利用服務(wù)工作開(kāi)展的好與壞，接待服務(wù)水平的高與低，不僅影響著檔案利用率，影響著檔案工作部門(mén)的形象，甚至影響著一個(gè)地區(qū)檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、做好檔案提供利用工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

（一）提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)宣傳，是做好檔案提供利用工作的前提

（1）檔案工作人員自身要有正確認(rèn)識(shí)。檔案人員首先要正確認(rèn)識(shí)檔案工作是服務(wù)社會(huì)，造福人民的一項(xiàng)工作，要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為社會(huì)服務(wù)的態(tài)度，牢固樹(shù)立從事檔案工作的光榮感、自豪感，進(jìn)一步增強(qiáng)做好這項(xiàng)工作的使命感和責(zé)任感。只有熱愛(ài)檔案工作，獻(xiàn)身檔案事業(yè)，端正服務(wù)態(tài)度，完善服務(wù)措施，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，把工作做好，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。堅(jiān)持做到“接待咨詢熱心、解答問(wèn)題耐心、調(diào)閱檔案細(xì)心”。

（2）提升檔案意識(shí)。檔案工作涉及社會(huì)的各個(gè)方面，聯(lián)系千家萬(wàn)戶。因此，就需要我們通過(guò)多種形式，宣傳檔案工作的重要性，宣傳《檔案法》等檔案法律法規(guī)，宣傳館藏檔案資源的內(nèi)容，使廣大干部群眾理解、關(guān)心、重視和支持檔案工作，積極利用檔案。工作人員在工作中自覺(jué)養(yǎng)成遵照檔案法律法規(guī)要求收集、整理、保管和利用檔案的良好習(xí)慣。

（3）變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。過(guò)去由于種種原因，檔案管理采取封閉或半封閉式的管理方式，使一部分人對(duì)檔案廣泛的社會(huì)性和豐富的內(nèi)容不甚了解，甚至認(rèn)為檔案是 “保密禁地”，不敢或不愿涉足，這些誤解在一定程度上影響了檔案的利用效率。隨著《檔案法》等法律法規(guī)的頒布實(shí)施和人們對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)的提高，查閱檔案的人員越來(lái)越多，檔案工作已越來(lái)越成為整個(gè)社會(huì)事業(yè)中不可缺少的一部分，檔案作用的重要性是難以替代的，已逐漸成為人們的共識(shí)，檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)社會(huì)要求，積極主動(dòng)為社會(huì)提供利用服務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，是做好檔案提供利用工作的關(guān)鍵

（1）豐富館藏，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，是做好利用服務(wù)的首要條件。收藏檔案的根本目的，就是滿足廣大檔案用戶對(duì)檔案信息資源的利用要求。近幾年，檔案館及時(shí)接收檔案進(jìn)館，擴(kuò)大館藏范圍，做到門(mén)類齊全，結(jié)構(gòu)合理，地方特色突出。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能在提供利用上掌握主動(dòng)權(quán)。反之，檔案的利用工作便失去了物質(zhì)保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強(qiáng)檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全，同時(shí)把好接收關(guān)，特別注意接收一些有科研價(jià)值的專業(yè)檔案。

（2）完善檔案檢索工具。能否及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案，為利用者服務(wù)，在很大程度上取決于有無(wú)完備的檢索工具。針對(duì)這一情況，我們?cè)谠械陌妇砟夸?、全引目錄的基礎(chǔ)上編制了文號(hào)索引、專題目錄、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等檢索工具，既為查檔者提供了快捷的服務(wù)，又進(jìn)一步提高了檔案利用的工作效率。

（3）熟悉館藏是提高工作效率的有效途徑。作為查檔接待服務(wù)人員，全面熟悉館藏情況，掌握各全宗存放位置、各全宗部門(mén)的基本內(nèi)容、基本職能，全宗之間的相互關(guān)系，及全宗管轄范圍、發(fā)展變化概況和所屬關(guān)系等有關(guān)情況，提高檢索速度，提高查準(zhǔn)率和查全率

（三）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，健全制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是做好檔案利用工作的根本途徑

（1）加強(qiáng)對(duì)檔案人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。隨著檔案業(yè)務(wù)范圍的不斷拓寬和現(xiàn)代化管理設(shè)備的普及使用，對(duì)檔案管理工作的主體檔案人員提出了新的更高的要求。只有充分利用各種形式，抓好檔案干部職工的政治、業(yè)務(wù)和科學(xué)技術(shù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高“兩個(gè)素質(zhì)”和管理水平，才能充分發(fā)揮檔案的作用，提供及時(shí)、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

（2）建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度?！稒n案法》第十條明確規(guī)定“各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配備必要的設(shè)施，確保檔案的安全，采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化”。為了更好地落實(shí)《檔案法》，搞好檔案的提供利用工作，各級(jí)都建立了一套行之有效的制度。諸如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案利用制度》和《檔案工作人員崗位責(zé)任制》等，這些制度規(guī)范了檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)上的程序和標(biāo)準(zhǔn)，明確了檔案人員工作范圍和職責(zé)，確保檔案利用工作建立在堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)之上。

（3）逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。目前，機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化已廣泛?jiǎn)?dòng)，檔案管理現(xiàn)代化也是必然趨勢(shì)，這對(duì)檔案的提供利用工作具有重要的意義。檔案管理向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，將是一場(chǎng)歷史性的變革，我們只有從現(xiàn)在起就抓緊工作，創(chuàng)造條件，促進(jìn)其從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化向數(shù)字現(xiàn)代化發(fā)展，促進(jìn)檔案利用服務(wù)工作效率的提升。