信息時代會計資料無紙化管理探究

冀學軍

摘 要：科技時代的到來促進的信息技術的快速發展，電子資料逐漸替代了紙質資料在各行各業的應用。同時，在會計方面也不斷地在倡導會計資料的無紙化，就是對我國傳統會計理念的一個沖擊，對會計資料的存檔不必再像以前一樣要用大量的紙質資料來進行存檔，而是可以在一定的條件下用電子資料用于存檔，對于傳統會計而言，就是一個新的突破，為會計工作提供了便利，同時也減少了各種資源的浪費。本文就從如何實現會計資料無無紙化以及對會計資料無紙化的管理方面入手，對會計資料無紙化進行研究。

關鍵詞：信息時代;會計資料無紙化;管理

引言：信息時代給現在的很多行業帶來了巨大的方便，同樣針對于會計行業也有了新的突破，實現了從以前的紙質資料到現在無紙化資料存檔的一個轉變。財政部于2013年末發布了《企業會計信息化工作規范》，首次提到了“會計資料的無紙化”，所以電子資料已經成為了很多企業資料的一種重要的表現形式，同時電子化促進企業的健康穩定發展。會計資料的無紙化已經成為了現在社會上很多企業研究的一個新方向，希望能夠在財務方面實現這個目標。

一、會計資料無紙化的概述

會計資料無紙化是財務會計在進行會計資料收集歸檔的整個過程中，利用電子數據的形式把相關的數據存儲在一些網絡上，而不再用紙質資料來進行會計工作的存儲和留存。會計資料無紙化的內容主要包括內部與外部資料。內部資料是指財務上的會計憑證賬簿以及一些會計資料，而無紙化管理的外部會計資料，一般都是企業在銷售或者購買中對方公司開具的發票，以及銀行開具的回單，還有購銷合同等等資料。對于各種資料的存儲，都選擇用電子的形式存在一些介質，上面這樣在很大程度上節約了企業的財務成本，利于企業的發展。現在網絡技術十分的發達，信息技術也就逐漸的應用，在各個行業中，所以會計資料無紙化是經濟發展的一個產物。傳統的會計模式已經無法滿足現在信息技術的要求，所以對于很多企業而言，就必須要建立新的會計體系以及模式，是企業財務會計方面的發展，緊跟時代經濟發展的腳步。而且現在很多企業會計賬務處理都是選擇在電腦軟件上進行做賬，從企業日常發生的經濟業務開始就沒有相關的書面資料，這就是會計資料無紙化的一個現實基礎，并且現在大多數都要求業務要與財務相結合進行統一的管理。因此，對于他們兩者的系統化操作就一定要通過信息技術來完成。所以這一點就推動了會計資料無紙化的進程。

二、實現會計資料無紙化的方式

雖然現代信息技術不斷的發展，但是很多企業的會計工作者工作的年限都比較長，已經習慣會計資料紙質化的做法，所以他們在觀念上是十分的不容易轉變，所以當企業自己在進行會計信息無紙化的宣傳的時候，一定要打破會計行業工作者的一種思想束縛，讓他們擺脫對紙張的依賴，從而才能夠真正推進無紙化進程。同時企業的管理者要不斷積極地跟隨國家的政策推行會計資料無紙化方針。所以提出了幾種實現會計資料無紙化的方式：

（一）對會計資料進行數據快照。當會計人員在處理相關的會計業務工作的時候，在面對某些財務項目的具體核算時，會計人員對相關原始憑證的會計業務數據進行處理時，就需要轉化會計數據來形成一種數據快照，以便在進行會計核算時轉化使用。通過這樣的方式，在進行其他相關的會計業務數據的轉化時，我們也可以使用數據快照當中所形成的會計信息，從而達到了實現會計資料的無紙化運行的目的。

（二）對會計資料進行電子數據索引。會計人員通過技術設備建立起關于會計資料電子數據之間的索引。通過這樣的索引方式可以使得會計資料的查詢與存儲變得更加切實可行，可以直接在會計信息系統中查詢、核實、證明自己需要的電子數據。該索引方法無需與紙質會計資料發生聯系，方便易操作。

（三）對會計資料進行數據備份。一般來講，無紙化的會計資料在一定程度上會與紙質會計資料具有同樣會造成會計信息數據丟失的風險，比如說，當電腦遇到木馬病毒造成系統癱瘓以及電腦由于其他因素出現故障時，在一定程度上會造成會計資料數據的遺失，這樣會導致財務會計當中的相關核算出現問題，從而造成企業經濟利益的重大損失，所以，當我們在實際企業財務會計的會計信息資料進行處理的過程當中，有必要對相關的會計資料進行備份。此外，企業財務部門還可以建立會計資料備份的管理機制，在一定程度上對會計資料又加上了一層防御，從而到達了對會計資料的有效保護的目的。對于備份的方法有很多，主要包括雙機熱備、異地熱備、磁盤陣列、光盤刻錄等，企業可以根據自身經濟實力及條件選擇合適自己的備份方式，通過完善備份制度，努力滿足無紙化會計資料的需要。

三、會計資料無紙化的管理措施

對于會計資料無紙化的管理方面，企業一定要制定相關的管理措施，還要制定相關的監督制度。在會計資料無紙化的管理進程中，相關的企業人員一定要按照制定的措施以及規范進行管理。同時企業要對會計電子資料的格式要做出一些。相關的規定，對于一些會計信息系統管理或者檔案系統管理，只要符合電子資料格式的要求，就可以用電子資料的形式進行存檔。如對于會計信息系統數據中生成的憑證，由于工作的需要在后面可以轉化成PDF形式儲存在企業的檔案管理系統中。在會計資料無紙化的道路中，企業人員一定要清楚的明白會計資料與會計檔案是兩個完全不同的概念，會計資料的范圍要大于會計檔案的范圍，會計檔案是屬于會計資料的，但是并不是所有的會計資料都是會計檔案，只有具有長期保存下來的會計資料才屬于會計檔案，所以針對會計檔案的電子化管理問題企業一定要根據會計檔案管理辦法進行管理，對形成的會計檔案進行及時的歸檔同時，電子會計資料的管理一定要跟隨工作規范的規定。企業在對會計資料無紙化的管理中，一定要實施相應的審計措施，因為對財務會計一定要有監督的措施，所以對于會計資料無紙化的管理實施審計是必不可少的一個手段。企業應該建立專業的審計團隊，不斷地去培訓相關審計人員的專業知識，并且專業審計人員要根據相關的法律法規對企業的無紙化會計活動進行系統的檢查，不斷地評估和分析會計資料無紙化的風險，從而從企業內部的角度出發去降低網絡會計信息丟失的一種風險。

四、結論

在信息技術飛速發展的今天電子商務得到了人們的認可，并且在生活的各個方面進行應用，所以針對現代信息技術的發展會計行業也跟隨發展的腳步逐漸做出改變，現代的電子商務未來會創造了一個自動化、無紙化、數字化的經濟環境，這樣就沖擊了傳統的財務會計模式，傳統的會計已經不能夠跟上現在電子商務發展的腳步，同時也不能夠滿足企業的需求，所以為了適應時代的發展以及用戶的需求，各個企業應該要建立新的會計理論以及新的會計操作方法，逐漸實現會計資料無紙化，從而節約企業在財務方面的成本，促進企業更好的發展。

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