人力資源和社會保障局檔案管理的有效方法與應用研究

梁巧玲

摘 要：人力資源和社會保障局是提供檔案管理服務的專業機構，隨著社會環境的變化，檔案服務需求不斷升級。然而，不少部門對檔案資源價值認識不足，服務規范化程度不高，與信息化管理需求脫節，管理隊伍素養滯后，制約了檔案管理水平提高。檔案管理工作要發揮應有價值，需要提高頂層設計水平，強化管理認知，完善檔案管理制度，規范檔案管理，加速檔案信息化管理，實現智能管理，注重管理隊伍建設，提高管理質量，更好地服務社會。

關鍵詞：檔案管理

檔案管理工作與一般的管理工作存在較大的差異性，它涉及領域多，牽涉面廣，頭緒多。新時期，提高檔案管理工作的服務能力，不僅是服務社會主義偉大事業建設的需要，又是社會多元化發展的需求，直接關系著國計民生。這就需要根據新時期檔案管理存在的突出問題，需求有效方法和應用路徑。

一、人力資源和社會保障局檔案管理問題

目前檔案管理普遍存在意識淡薄，規范化意識弱等問題，而且信息化水平較低，管理人員綜合素養滯后。

1、檔案管理意識薄弱

目前，不少管理人員認為檔案管理是一個閑職部門，因此在檔案管理工作中，不少領導和管理人員對檔案管理工作缺乏足夠的重視程度，工作上缺乏主動意識，一些部門存在嚴重的官僚主義作用，缺乏主動服務社會、服務人民的主動性，因此，檔案管理工作得不到大幅度的提升，它對社會生活和經濟發展的支持效應不明顯。

2、檔案管理不夠規范

新時期，社會對檔案管理和服務的需求升級，需要進一步提高管理水平。但是，不少人力資源和社會保障局檔案管理還停留在傳統階段，制度缺乏普遍的覆蓋面，存在一定的漏洞，在實施的過程中，還存在管理人員不按照制度操作等問題，需要進一步完善制度，從檔案管理的各個流程入手，消除檔案管理中不規范的現象。

3、管理信息化水平低

信息化時代，互聯網和現代信息技術對各個領域產生了深刻的影響。但是，人力資源和社會保障局檔案管理缺乏主動應對信息化時代的意識，檔案管理技術含量較低，信息化建設與信息化時代的需求存在很大的距離。檔案管理還停留在傳統管理階段，信息技術的運用方式較為簡單，沒有形成高效、暢通的檔案信息系統，檔案信息資源聯通機制沒有形成，檔案資源服務社會、服務民眾的通道不暢，仍然停留在現場服務階段。

4、管理隊伍素養滯后

新時期，檔案服務的要求越來越高，需要一支高素質的檔案管理工作隊伍。然而，不少檔案管理人員思想理念滯后，服務意識弱化，對檔案管理各個流程熟悉程度不高，局限在自己的工作崗位，對涉及到檔案管理的其他知識等缺乏足夠的了解，因此出現了群眾檔案服務需求得不到滿足的現象，從而削弱了檔案資源的資源價值。

二、人力資源和社會保障局檔案管理的有效方法與應用

新時期，人力資源和社會保障局要根據現狀，以積極的服務姿態，不斷探索的實踐，采取有效的方法，提高檔案資源的應用效率。

1、提高頂層設計水平，強化管理認知

新時期，人力資源和社會保障局要進一步強化管理認識，樹立服務觀念，將檔案部門作為展示服務形象的窗口。人力資源和社會保障局要基于新的檔案管理理念，提高檔案管理的頂層設計水平。頂層設計時，要嚴格按照國家檔案管理的有關管理制度，并主動對接國際要求，同時切合本部門檔案管理工作實際，科學、合理地地調整檔案管理定位，從而提高全體管理人員的檔案管理認識水平，讓檔案管理更好地服務社會、服務民眾。

2、完善檔案管理制度，規范檔案管理

制度是檔案管理的執行標準，它對管理人員的管理行為起到規范、導向作用。因此，新的工作環境下，要根據國家檔案局檔案管理文件和指導精神，針對當前檔案管理制度存在的漏洞，不斷完善檔案管理制度，以規范管理人員的日常行為，使工作流程不斷走向規范化、標準化，要基于制度的剛性和人文情懷，優化考核機制等，從而使管理人員按照制度規范操作，避免工作中隨意性現象發生，要嚴格落實責任制度，層層分解責任，責任到人，要加大檔案管理考核的權重，發揮考核機制的杠桿作用，進一步提高人力資源和社會保障局檔案管理規范化程度。

3、信息化管理提速化，實現智能管理

檔案管理要基于信息化時代，進一步加速檔案信息化管理的進程。一是做好檔案信息數字化基礎性工作。人力資源和社會保障局很多檔案以紙質檔案的形式存儲，需要進行紙質檔案向數字化檔案的轉變，并做好新檔案的數字化工作。二是升級基礎設施。檔案信息化管理需要相應的設備作為支持，這就需要實現傳統設備的信息化轉變，并做好配套的維護和軟件升級;三是對檔案信息化管理體系進行優化。檔案信息化管理體系要統一標準，并建立起嚴格的權限體系，并切實解決好檔案信息資源安全問題。

4、注重管理隊伍建設，提高管理質量

管理人員是檔案管理工作的直接實施對象，這就需要基于新時期檔案管理工作要求和性質，注重管理隊伍建設。首先，提高專業素養，重點培養管理人員適應新時期檔案管理和服務環境的能力，滿足檔案管理工作的新需要;其次，培養職業精神。新時期，人們的訴求不斷提升，崗位服務要求更高，需要培育檔案管理人員敬業愛崗、奉獻等精神;第三，拓展檔案管理人員的綜合素養。檔案管理工作涉及到多個領域，只有不斷拓展知識面，才能滿足檔案管理工作需要，特別是政治素養，要具有很強的政治意識和大局意識。

三、結語

總之，在新的社會環境和經濟轉型期，人力資源和社會保障局要轉變檔案管理工作思路，進一步提高檔案管理認識水平，審視檔案管理工作現狀，從而采取有效的方法，提高檔案資源利用效應，使之轉化為生產力，拓展檔案應用路徑，從而不斷提高檔案管理服務品質。

參考文獻：

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[2]潘海飛.人力資源和社會保障局檔案管理方法研究[J].辦公室業務，2018（04）：23-24