提高商務投標文件編制水平和質量的方法

翟丕煒

摘要：眾所周知，招投標中的商務投標文件涉及范圍廣、綜合性強、編制復雜。投標人需要對招標資料充分理解，做好投標之前的考察工作，將企業自身的優劣勢與競標對手進行比較，才能編制出高質量、可行性強的商務投標文件。文章首先淺談了商務投標文件編制的重要性，然后分析了商務投標文件的基本內容，最后提出了提高商務投標文件編制水平與質量的方法，以供借鑒和學習。

關鍵詞：商務投標文件;編制水平;經營機構

商務投標文件猶如企業的門臉，是投標企業綜合實力的反映，是針對招標工程項目特別編制的企業宣傳冊，其看似簡單，實則涉及范圍廣且系統性非常強。要想成為行業的佼佼者，在競爭激烈的市場環境下脫穎而出，勢必需要從點滴做起，抓好每個細節，努力編制出外觀漂亮、內容吸睛的商務投標文件。文章主要研究了提高商務投標文件的編制水平和質量的方法。

一、商務投標文件的重要性

商務標作為建設企業全面審查投標企業資格的重要依據，是經營投標的第一道門檻。根據資格審查的順序不同，商務標可分給資格預審與資格后審兩種。在資格預審的標中，如果資格預審不通過，企業就無法進入正式投標環節;而在資格后審的標中，商務投標文件經常作為第一道關卡，如果不通過，將不再談論報價、施組，直接停止開標或者廢標。因此，如果商務標書做不好，足以廢掉一個標，乃至毀掉一個市場，甚至在全國的市場范圍內造成廣泛的不利影響。

二、商務投標文件的基本內容

工程招投標按專業可分為房建招投標、市政招投標、公路招投標、鐵路招投標、水利招投標等。但無論哪個招投標專業，其商務標書內容大致都包含以下幾點：投標函;法定代表人授權委托書、身份證明;投標保證金;投標承諾書;工程項目主要管理人員;擬投人本工程的實驗儀器配置表、主要施工機械設備;企業財務報表;近年完成的工程業績;企業資信證明;企業獲獎等。可見，商務投標文件涵蓋了企業的方方面面，范圍非常廣。

三、提高商務投標文件的編制水平和質量的方法

（一）捕捉招標公告主要信息，擇優參投項目

安排專人每天查看招標公告，并迅速捕捉公告中的主要信息，如資質要求、業績要求、人員要求、財務要求、設備要求等，根據企業自身情況，對招標工程項目進行初步預判，有針對性地從符合要求的工程中選擇目標項目或標段，并為其配備企業最優資源，確保企業優勢資源發揮最大效用。

（二）深入分析招標文件，做好質疑資料整理工作

購買招標文件后，應對招標公告、招標文件等資料進行深入分析研究，如對工程名稱、評審要求、業績要求、包封要求等有疑惑的地方進行梳理，并按照招標文件規定的方式，在指定時間內送達業主或代理機構。

（三）細致分析招標人發布的補充文件，做好答疑工作

在規定時間截止之前，招標人通常會將補遺與答疑等發給招標人，在相關資料中也會有一些答疑文件。編標人員應細致研讀相關文件，首先要關注自己提出的問題是否有回復，其次應對其它各項問題進行細致審核。通常情況下，其他企業提出的問題多數都是本公司未加關注的，或者是招標人沒有特意說明的問題，這些都要以新文件作為依據。如果投標文件內容與招標文件或者答疑不符，就會極容易造成廢標。

（四）緊扣評分標準，提高商務投標文件質量

各個專業各個領域評標辦法各異，包括綜合評估法、最低價法、合理低價法、搖珠法等，但就商務而言，歸根結底就有通過制和打分制兩種。1.如編制通過制的商務投標文件，施工企業可根據自身條件，配備完全響應招標文件的人員、設備即可;確保不廢標，保存企業實力。2.如編制打分制的商務投標文件，施工企業首先是完全響應招標文件，確保不廢標;其次是緊扣評分標準，逐條核對，充分利用企業的資信、人員、業績、設備等資源，力求完美，爭取最高分，做到精益求精。

（五）責任到人，把好初審、復審、終審關

可以說，商務是經營投標中最容易造成廢標的因素，編制標書必須慎之又慎。需要仔仔細細反復核稿，做到萬無一失。因此在編制過程中，必須做好時間節點安排，預留標書評審及修改完善時間。投標文件評審十分關鍵，一般情況下商務投標文件要通過初審、復審、終審3次評審。并提前安排好各個審查階段的責任人，力求商務投標文件質量最優。

商務投標的要求很瑣碎，且內容相對獨立，前后關聯性不大，因此必須做到“細”，應逐條核實具體要求，做到一字一句都不放過，保證標書零失誤，不廢標。1.把招標文件（資審文件）中的要求當作問題，從標書中尋找答案，當所有問題畫上對勾時，才能做到響應招標文件。2.商務標書中的函件、授權、證明、承諾類較多，需要逐字核實。3.簽字、蓋章、包封、電氣文件等細節不容忽視，需要逐一清點、核對。

（六）注重日常積累，建立商務數據庫

商務標書中涉及到的要素很多，想要短時間內將這些要素收集齊全，必須有很完善的資料庫做支撐。在大數據時代，掌握的數據越多，越能勝任商務工作，越重視數據庫建設，商務工作就越有成效。內行人說“商務玩的就是資料，誰的資料多，誰就強”，因此積累資料是商務人員的必修課。

商務人員需做到：1.應及時更新企業信息，包括營業執照、資質證書、安全生產許可證、財務報表等;2.應及時獲取項目資料，包括中標項目中標通知書、施工合同、竣工驗收、業績證明等;3.應及時收集人員資料，包括畢業證、身份證、建造師證、安全生產考核合格證以及個人工作簡歷等;4.應同步獲獎信息，包括魯班獎、詹天佑獎、安全文明獎等;5.應通過網盤或內部服務器建立完善商務數據庫，并安排專人維護、更新，為快速查找資料奠定基礎。

（七）做好經營投標備案工作，為投標做鋪墊

商務投標工作備案為先，商務人員應根據企業發展趨勢及戰略部署、重點跟蹤項目情況，做好投標備案安排。應熟悉各地備案規則，做好注冊、入庫、登記、辦鎖、公證等事項，為投標鋪好道路。

（八）及時關注行業信息及政策變化，緊跟時代發展步伐

隨著信息化的進步，電子招投標已廣泛應用，商務標書的編制面臨著新的危機與挑戰，如2016年全國公路建設市場信用信息管理系統的統一錄入，2017年全國建筑市場監管公共服務平臺的推進，2018年全國水利建設市場監管服務平臺的正式上線運行。如不努力學習，顧步自封，與市場發展相背離，商務編標必將走向萬丈深淵。

（九）構建與市場相符的經營機構，使各部門共同服務商務投標文件編寫工作

施工企業要想得到更好的發展，勢必需要工程項目做保障，有了項目還需要構建相應的機構，經營部門作為拿項目的主要部門，沒有項目，企業就無法很好地發展。從這一點上可見，經營部門需要有完善的經營投標機構，機構班子需要包括主管領導、經營開發分管領導、經營計劃部負責人、信息組、商務組、審查組等。從本身性質上而言，投標工作就是在集中體現一個企業的整體實力，企業整體實力越強，其競爭力就越強。所以，這不但需要經營部門內部團結互助，還需要企業各個部門互相協作，精誠合作，這樣才能夠真正提高商務投標文件編制水平。在此基礎上，企業還需要構建完善的獎懲制度，對表現優異的工作人員及時予以獎勵，獎勵形式包括物質與精神獎勵，以此來營造良好的工作氛圍，讓廣大工作人員更加積極、主動地工作，以實現商務投標文件編制水平不斷加強，推動企業在競爭激烈的市場環境中站穩腳跟。

四、結語

綜上所述，在工程項目投標中，商務投標文件作為投標文件重要的一部分，其是否能夠完善編制關系著是否可以順利中標，因此，各大企業需要高度重視。商務投標文件典型特征就是十分復雜，牽涉范圍十分廣，經常會有廢標和錯誤頻現等情況出現，隨著我國建設市場競爭日益激烈化，工程投標的關注重點更傾向企業施工經驗、施工水準、綜合實力等方面，這些方面都是商務投標文件內容，提高商務投標文件編制水平與質量有助于推動我國社會經濟可持續穩定發展，也有助于促進企業有序、健康、穩定發展。

參考文獻：

[1]李琳，王席珍.淺析地鐵投標文件的編制（商務部分）[J].珠江水運，2018（10）.

[2]徐鵬.論工程投標文件編制中注意的幾點問題[J].科技資訊，2013（35）.

[3]封云潔.淺談工程商務投標文件的編制[J].云南科技管理，2012（01）.