淺析如何提高新形勢下事業單位人事檔案管理水平

邱瓊

摘 要：人事檔案是全面記錄和真實反映個人基本情況的文件材料，是對個人出身、學歷履歷、社會關系、工作表現、績效評價等內容的原始記錄，是知人善任、選賢舉能的重要工具。隨著我國人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理顯得尤為重要，對人事檔案管理也有了更高的要求。人事檔案管理必須以一種全新的管理模式來適應事業單位的迅速發展。基于此，本人就如何做好新形勢下事業單位人事檔案管理工作，提升人事檔案管理水平進行簡要論述。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;管理

人事檔案是全面記錄和真實反映個人基本情況的文件材料，是對個人學歷履歷、社會關系、工作表現、績效評價等內容的原始記錄，是個人擇業以及干部選拔、培養等活動的重要參考依據。人事檔案管理工作的有效開展是提高事業單位人才隊伍質量的關鍵，是促進事業單位健康穩定發展的有力保障。因此，如何提高新形勢下事業單位人事檔案管理水平，積極探尋人事檔案管理工作的創新路徑，把握發展機遇，服務國家，服務社會，推動人事檔案管理工作的不斷完善與發展，成為我們事業單位人事檔案管理工作的嶄新課題。

1.事業單位人事檔案管理的必要性。

人事檔案管理是一項非常系統的工作，要兼顧檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等許多內容，具有專業性和機密性的特點。同時，人事檔案管理也是一項很為重要的工作，它不僅為人才的考核與選拔提供了客觀依據，而且直接關系到人力資源的開發與利用效率。特別是在目前我國機關事業單位改革日趨深化的形勢下，人事檔案管理發揮著極其重要的作用。機關事業單位通過分析人事檔案可以更加合理的選擇與調整單位中擁有的人力資源，進而優化人力資源配置，還可以結合單位發展需求，針對性的對員工進行培訓，促使工作人員的專業技能和綜合素質得到提升，更好的服務于社會發展。

2.當前事業單位人事檔案管理中存在的問題。

2.1 檔案管理意識不強，管理水平較低。

目前，我國事業單位的人事制度正在不斷改進，人事檔案管理雖然引起了人們的一點關注，但并沒有全面認識其重要性。事業單位部分領導的人事檔案管理意識不強，沒有將人事檔案管理的工作納入到單位的長期發展規劃中。有些人事檔案管理工作人員認為這項工作只不過是“抄抄寫寫”“包包扎扎”“裝裝訂訂”，只需要應對查檔以及外調，在工作中沒有重大失誤就可以了。有些單位的檔案人員是兼任，這就導致他們無法把自身的全部精力投入到人事檔案管理工作中，導致工作效率低下。一些管理人員對業務不熟，對檔案管理的要求、檔案材料的收集、裝訂、歸檔等具體流程不是很了解，這樣，檔案管理的效率和質量無法得到提高。

2.2 檔案內容不齊全、不完善。

很多事業單位在收集人事檔案材料過程中，由于歸檔制度不健全，使得歸檔較為被動，不及時。歸檔時，相關材料不夠完整，較為空洞，大多數歸檔材料是個人簡單經歷，無法體現出個人專長、誠信等情況，而且，還存在著檔案材料的真實性和有效性不高的現象，對人事檔案管理影響較大。此種現象在沒有設置專職人事檔案管理人員的單位顯得尤為突出。

2.3 檔案管理信息化程度不高。

管理制度過時，管理人才稀缺以及技術、設備落后等因素導致當前人事檔案管理的信息化程度較為落后。互聯網技術雖早已走進人們生活，但在人事檔案管理的實際過程中，電子檔案的使用率并不是很高，主要是很多事業單位的軟硬件基礎參差不齊，檔案管理人員沒有經過專業、系統的培訓，不能對電子檔案系統進行熟練的操作。

3.提高事業單位人事檔案管理水平的措施。

3.1 加強人事檔案管理的認識。

相關領導應重視人事檔案管理工作，將這項工作列入單位目標考核日程，努力提高管理人員工作的積極性，只有這樣才能保證人事檔案管理的系統性，促進人事檔案管理工作規范化和制度化發展。

3.2 加強人事檔案管理制度的建設。

要將事業單位人事檔案管理工作納入日常的管理工作，制定出一套科學完善的人事檔案管理規章制度，對人事歸檔材料建立長效的收集歸檔機制，使收集工作制度化、規范化，并建立監督機構監督各項制度的實施成果，發揮管理制度的作用。借助現代化設備從收集、整理、歸納等幾個方面來完善和管理，嚴格審查材料，避免有虛假信息存在，提升人事檔案管理工作效率，使事業單位管理工作進行正常運行。

3.3 加強對人事檔案管理的宣傳。

可以利用電視、廣播、報刊、網絡等多種形式進行檔案知識宣傳，讓更多的人了解人事檔案。也可以采用廣大群眾喜聞樂見的形式，如猜謎、演講等使檔案宣傳工作有聲有色。還可以舉辦檔案圖片展覽宣傳人事檔案，使人人意識到人事檔案與自己息息相關，積極主動配合檔案管理工作，提高大家主動歸檔的自覺性和積極性。

3.4 加強人事檔案信息化建設。

現如今，互聯網正在廣泛影響各行各業，面對信息化帶來的新發展契機，利用先進的現代信息化技術進行事業單位人事檔案管理已經成為一種必然趨勢。這就必然要求人事檔案管理工作結合自身的發展實際需要，通過大數據平臺切實有效改善工作中的漏洞與不足之處，準確及時地傳達人事信息，保障人事信息管理的準確性與時效性，所以要建立人事檔案信息化管理平臺需重視網絡軟件的開發與應用，建立完善的網絡系統和完整的檔案信息數據中心，并根據發展需要對系統進行升級，要加強資金投入、引進先進人才，加強高科技智能化管理軟件的優化，保證整體的使用效率，確保整體信息化管理水平。

3.5 加強檔案管理人員隊伍建設。

隨著社會形勢的不斷發展變化，檔案管理模式和環境也發生了翻天覆地的變化。事業單位要想很好地適應這種變化，必須切實轉變工作方式，與時俱進、大膽創新，建設一支高素質的工作隊伍。事業單位應培養和選拔檔案專業人才，既可以進行內部挖掘，選送本單位高學歷、高水平、高素質人才外出學習，使他們開拓眼界，提高檔案管理能力，也可以進行外部引進。定期對他們進行系統性的培訓，提高他們的專業知識技能與職業道德素養。也可以建立起科學完善的知識技能考核制度，將考核結果納入到檔案管理人員的綜合考評當中，根據考核成績給予一定的獎懲，以此來調動他們創新檔案管理的主體意識，發揮主觀能動性。

4.結語

人事檔案管理工作具有科學性、真實性、完整性的特點，新形勢下，事業單位人事檔案管理水平的提高，首先要提高人事檔案工作人員的業務素養，同時要加強人事檔案管理制度的建設，特別是要加快人事檔案信息化的建設，這樣，事業單位人事檔案管理水平才能得到有效的提高，才能更好地服務社會，更好地促進我國和諧社會的構建和發展。

[參考文獻]

[1]郭穎.談事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰[J].科技展望，2016，26.

[2]于明明.淺論事業單位人事檔案管理創新[J].城建檔案，2013，1（55）.

（作者單位：湖南省平江縣國家檔案館，湖南 平江 414500）