大數據下高校檔案管理信息化建設研究

劉國萍

摘 要：社會在不斷發展，科技也在前進。因此，大數據時代是人類社會必然會到來的時代。當前大數據帶來的社會結構改革是當前社會發展的必然趨勢。在這樣的時代背景下，以及在高校中，利用大數據完善檔案管理，讓檔案管理能夠向信息化方向發展，是非常值得研究的。

關鍵詞：高校數據檔案信息化建設研究

在高校檔案管理工作中，必不可少的是工作人員，工作人員也要接受大數據帶來的挑戰，大數據時代更能看出工作人員的管理水平與能力;第二，以一個創新的角度，對高校中的檔案管理更加深入研究，這樣的話，高校有關檔案的資源，能夠更加有效保護;此外，不斷優化檔案管理流程，可以不斷促進高校管理的健康發展。高校網絡檔案管理的建設是通過計算機編碼，以電子圖像，電子文本等形式記錄大學各部門產生的信息。然后將其收集，篩選，分類，存檔等以形成電子文件。然后利用信息技術平臺實現網絡化文件管理，數字化和智能化管理方法。

一、高校檔案管理信息管理的必然建構

高校檔案的表現形式多種多樣，傳統方式是采用紙質檔案，但隨著科技的不斷日新月異，在大數據時代，對于信息的統計、保存、整理和調閱的需求加大，需要更加完善的管理方式。

首先，文檔信息化可以提高文件信息的機密性;其次，在獲取，傳輸和存儲檔案信息的過程中，實現了無紙化辦公;第三，它可以有效地提高員工的工作效率，提高大學檔案管理的價值。

二、高校檔案管理的現狀及問題

國家出臺了許多政策，政策的共同目標是加快大學檔案信息化進程。很多高校都在積極嘗試，在管理中實現了一部分信息化，但是在總體上來看，依舊有亟待改進的地方：

（一）觀念陳舊。高校一直將培養人才作為本身的任務，把教學放在第一位，不夠重視檔案管理工作，特別表現在，學校領導對檔案工作不管不顧。讓相關工作人員自己保管和處理，不注意文件管理，不注意文件管理的信息化。這種概念是有害的，沒有任何好處，否定了檔案管理的價值和打擊員工的積極性。

（二）檔案管理資金小，基礎設施建設落后。文件管理被忽視，高校沒有足夠的資金投入文件管理，專業管理設備也很少。信息化建設需要的軟硬件設施嚴重配備不足，后期需要的軟件升級、硬件更新換代等都需要較大的資金投入，學校的負擔增加了，文件管理工作沒有發揮其實際作用。

（三）管理方式落后。對于許多人來說，文檔管理只是文檔和材料的集合，這是一項無聊的工作。在檔案資料繁多的情況下，還是有人工來完成保存數據工作，即使有的高校已經實現了用計算機進行數據管理，但是僅限于數據的保存和查詢的功能，不能達到真正的管理工作要求。

（四）管理人員素質偏低。許多大學領導認為文件管理非常簡單，而且很無聊和機械。所以往往安排素質較低的工作人員，他們沒有作為專業人員的知識——檔案管理知識。如果對這些工作人員進行專業培訓，他們有的因為接受程度較低，有的根本就不想接受培訓，因而達不到專業培訓的預期效果。

三、大數據下的高校檔案管理信息化建設策略

（一）在大數據的背景下，大學應該使用計算機和網絡來建立文件管理信息系統。對此，相關部門可以采取以下措施：

首先，高校檔案管理人員應有效改進和規范現有的計算機檔案管理流程，使檔案管理更符合信息化的要求，為信息系統的建立奠定基礎;其次，檔案的工作人員應該按照相關的程序，在相應的要求下進行處理，實行信息化檔案管理軟件功能設計，有效地將原始文件信息集成到計算機程序中;再次，在檔案信息系統中，考慮到安全因素，管理人員應該構建并完善內部控制制度。

（二）檔案工作者的專業素質需要加強。無論人工操作需要什么，文件管理也不例外。大學檔案管理員應具備以下要素：高水平的信息使用，文檔管理專業知識等。具體來說，要擁有一支優秀的文檔管理團隊，團隊應該具備以下要素：

首先，員工必須具備扎實的理論知識，并不斷學習和掌握現代管理技能，專業理論知識和相關管理專業知識。特別是計算機和數學;其次，文件管理知識至關重要，如下：參考書目，檔案科學，管理科學，造紙科學，檔案自動化管理等。員工還必須具備管理技能，如文件復制，檢索，編輯，錄制，索引等;再次，從發展趨勢看，網絡化檔案管理人員還要能對檔案進行分析、研究，接受咨詢以及使用檔案的能力。

（三）提高大數據環境中人員的信息安全意識。信息安全素養的質量是指網絡保護和管理電子文件安全的意識和能力。信息檔案的安全管理對于高校來說非常重要。

因此，有必要研究高校檔案管理人員的安全素養，這對檔案管理的研究非常重要，也可以拓展檔案保護領域。完善高校檔案安全管理體系對于高校檔案管理和信息管理具有重要意義。

大數據背景下，領域不斷拓展，新載體的檔案層出不窮，管理人員的素質要求也不同;此外，高校信息化檔案管理是重要的工作任務，基于此，高校應將眼光放遠一些，建立面向服務的文件管理員管理模式，更新意識形態，加深信息安全保護意識。

（四）加強對領導者對信息檔案的理解。在此基礎上，大學領導應該改變態度，充分認識信息檔案管理的重要性，并投入資金。在新時代，大學管理者需要具有前瞻性，不斷創新，并增加宣傳和宣傳檔案管理信息化的重要性。不斷加深對師生和員工對信息檔案管理的理解，讓他們了解信息檔案管理的優勢和作用。并得到他（她）們的支持與關注，推進工作進程。

總之，大學檔案的管理必然會發生變化。這不僅是對大學檔案管理人員的考驗，也是對新檔案大學檔案慣例的研究。高校要不斷優化檔案管理流程，建立高校檔案管理信息化管理，使高校檔案管理業務順利發展。

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（作者單位：濰坊學院 經濟管理學院，山東 濰坊 261061）