淺談檔案的社會效益

鄭巧玲

摘 要：當(dāng)下社會，檔案的利用價值正在日益提高，這是大部分社會有識之士的共識。但是由于檔案在開發(fā)、管理和利用的過程中還存在一些不足和紕漏，從而使檔案真正的價值和效益無法得到完全發(fā)揮。因此，管理人員需要不斷反思自己在檔案管理工作中的不足，并積極尋求解決策略，從而使檔案管理更具科學(xué)性和人性化，能夠更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;開發(fā);利用;社會效益

檔案具體是指個人或集體在社會活動中產(chǎn)生的具有保存價值的直觀紀(jì)錄或影像資料。檔案利用具體是指個人或集體通過對檔案信息的查閱和利用，以此來滿足自身需求的行為，而檔案的價值和效益也正是借助這種行為才得以發(fā)揮。尤其是在社會體系日益健全的當(dāng)下社會，幾乎所有的事業(yè)、企業(yè)單位都會采用檔案的方式，對公司紀(jì)要和業(yè)務(wù)活動進(jìn)行紀(jì)錄和保存，以方便今后對校隊(duì)和查閱。但是，由于檔案利用體系還不是很健全，從而導(dǎo)致檔案的價值和效益無法的到有效發(fā)揮。基于此，下文筆者主要就當(dāng)下檔案利用工作存在的問題，及強(qiáng)化檔案利用的舉措展開探討，以期能夠?yàn)槠渌麢n案管理人員提供借鑒和參考。

1 當(dāng)前檔案利用工作存在的問題

1.1 利用意識薄弱

在當(dāng)前檔案管理工作中，普遍存在檔案利用意識淡薄的問題，上至領(lǐng)導(dǎo)者，下至檔案的收集者、記錄者和利用者，都只會在工作或任務(wù)的需要時，才進(jìn)行對資料的查閱。但是檔案的紀(jì)錄和管理，其目的大多不在于對檔案的封存，而在于使利用者通過對檔案的查閱，使檔案的作用和效果得到充分的發(fā)揮，從而達(dá)到一定的目的或目標(biāo)。因此，這就需要提高利用者對檔案價值和效益的認(rèn)識，增強(qiáng)利用者對檔案的利用意識。

1.2 片面追求收益

片面追求收益也是當(dāng)前檔案管理工作普遍存在的問題，具體表現(xiàn)為服務(wù)錯位。近些年來，檔案管理工作過分強(qiáng)調(diào)為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，并提出了“經(jīng)濟(jì)建設(shè)到哪里，檔案管理就要跟隨到哪里”的口號，從而使檔案管理的工作承載的經(jīng)濟(jì)功能過重，社會、公益類功能過輕，這嚴(yán)重的違背了檔案工作要為社會服務(wù)的準(zhǔn)則，而這對于檔案管理工作的發(fā)展是十分不利的。

1.3 數(shù)字化和文本資料不相符

眾所周知，當(dāng)前檔案管理主要依靠數(shù)字化媒體運(yùn)作，人們在利用檔案時，也要借助數(shù)字化媒體進(jìn)行校隊(duì)和查找。但是由于檔案數(shù)字化的過程需要人力錄入，且檔案更新也需要人力操作，所以在檔案數(shù)字化過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)由于操作人員粗心大意，而導(dǎo)致的錄入信息與實(shí)際不相符的情況，甚至?xí)霈F(xiàn)錄入信息前后矛盾或顛倒的問題，從而給檔案利用帶來嚴(yán)重的阻礙。

2 強(qiáng)化檔案利用工作的舉措分析

2.1 提高檔案利用意識

檔案的紀(jì)錄、管理和利用，目的都在于使檔案能夠充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用及功能，為相關(guān)部門或相關(guān)領(lǐng)域做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。但是檔案的管理和利用是一個牽涉甚廣的龐大體系，需要許多個體或部門參與，所以為了保障檔案管理工作順利開展，就必須使所有參與檔案紀(jì)錄、管理和利用的人員都充分意識到檔案的重要性，而其中最重要的是使領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理的重要性。領(lǐng)導(dǎo)作為企業(yè)或部門的領(lǐng)導(dǎo)者，對于許多事項(xiàng)都具有決定權(quán)，所以只有使領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案的價值，才會在實(shí)際工作過程中對檔案管理工作多加重視，而這會直接促進(jìn)整個企業(yè)或部門檔案利用意識的提升。

2.2 協(xié)調(diào)好投入與產(chǎn)出的關(guān)系

在市場經(jīng)濟(jì)為主導(dǎo)的當(dāng)下社會，任何社會活動的開展都要以經(jīng)濟(jì)收益為主導(dǎo)，所以檔案管理工作也要適應(yīng)當(dāng)前社會的要求，盡快完成由單純檔案收益到檔案工作收益的轉(zhuǎn)變。長期以來，人們會從作用和價值兩方面著手對檔案的效益進(jìn)行評定，但是很少有人從檔案投入到產(chǎn)出方面對檔案的價值進(jìn)行評定，從而使檔案管理工作只注重檔案本身而缺乏對成本和經(jīng)濟(jì)收益考量，具體表現(xiàn)為重藏輕用，而這對于檔案管理工作的發(fā)展是十分不利的。因此，管理人員在接下來的檔案管理工作中，要從投入和產(chǎn)出的角度去衡量檔案的收益，從而使檔案的實(shí)用性和盈利性得到均衡發(fā)展，進(jìn)而使檔案管理工作得到有效提升。

2.3 加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理

為了使檔案管理工作的效率得到切實(shí)提升，管理人員必須做到以下幾點(diǎn)要求，首先，必須確保檔案錄入系統(tǒng)的正規(guī)性，只有安裝有信譽(yù)、有權(quán)威公司的軟件，才能確保系統(tǒng)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，在信息錄入或添加時，要秉持著認(rèn)真負(fù)責(zé)的原則，認(rèn)真核實(shí)文本的內(nèi)容好和位置，切不可因?yàn)樽陨淼拇中拇笠猓箼n案錄入出現(xiàn)無用的錯誤信息，從而給利用人員帶來工作上的不變。反之，如果妥善做好檔案錄入工作，利用者通過引擎搜索很快就能獲取到自己所需的檔案信息，而這會使檔案的利用率得到有效的提升，從而使利用者可以節(jié)省出許多精力和時間用于對檔案信息的運(yùn)用方面。

2.4 注重檔案后期反饋

后期反饋也是檔案管理工作的重要構(gòu)成部分，管理者切不可將其拋之腦后，而是應(yīng)該對其認(rèn)真分析和考量，并以此為基準(zhǔn)，對自身的檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，從而使利用者獲得更好的用戶體驗(yàn)，而這對于檔案管理工作水平的提升也是大有裨益的。檔案管理水平的提升，收益的不僅僅是幾個人，而是一個群體、一個行業(yè)，所以檔案管理者要加強(qiáng)對后期反饋的重視，從而使檔案更好的服務(wù)于企業(yè)、社會。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理人員只有從當(dāng)前檔案利用工作著手，正視其中存在的不足與紕漏，積極采取有效的策略加以應(yīng)對，不斷完善檔案利用工作的體系和流程，才能使檔案利用水平得到有效提升，檔案利用水平的提升，必然會導(dǎo)致其社會效益的增加，從而使其能夠更好的服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)收益和社會價值。

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