ERP環境下化工企業內部控制路徑

毛文魁

摘要：ERP是企業管理信息系統，有效集成了物資管理、信息管理、人力資源管理與財務管理等內容，是一體化企業管理信息系統。從本質上來講，ERP系統即為會計電算化系統的產物。但仍需注意的是，在企業引入ERP系統后，其內部會計核算與管理均明顯改變，也使得內部控制程序與方式有所變化。基于此，文章將ERP環境作為主要研究背景，重點探討化工企業的內部控制路徑，希望有所幫助。

關鍵詞：ERP環境;化工企業;內部控制

S化工企業下屬若干生產企業與輔助單位，且各企業以煤化工產品為主要經營內容。自2010年以來，主要的生產企業開始引入ERP系統，而部分輔助單位則采用用友系統，受系統不統一因素的影響，直接增加了內部控制工作的開展難度。由此可見，深入研究并分析ERP環境下的化工企業內部控制具有一定的現實意義。

一、ERP系統影響內部控制的具體表現

（一）事前控制環節

基于ERP系統，事前控制體現在兩個方面：

一方面，預算控制。在煤化工行業發展的過程中，所面對的外部環境與同行業競爭愈加激烈，所以S化工企業也必然面臨嚴峻挑戰。為實現業務渠道的有效開拓并強化利潤基礎，最關鍵的就是強化預算控制力度，盡可能減少成本支出，以達到開源節流的目標[1]。對企業戰略目標進行有效分解，并形成具體項目，實現控制標準的有效細化。當前，S化工企業預算控制一般通過集團公司編制年度預算的實施，借助用友系統所具備的預算管理功能，科學合理地控制其生產經營預算。通過對ERP系統的合理運用，即可有效控制固定資產的投資預算與費用預算，利用ERP系統對投資計劃進行編制，以達到基本建設投資預算的目標。

另一方面，控制授權。結合企業職能組織結構與工作人員崗位職責，合理設定業務工作人員系統操作權限與查詢范圍。確保ERP系統內業務活動都由被授權工作人員負責執行。S化工企業的生產經營業務由ERP系統控制，在系統內設置不同崗位工作人員權限，而權限分配則通過不同業務主管部門加以確定，向集團公司的ERP項目管理工作人員負責分配[2]。

（二）事中控制環節

一方面，控制業務程序。在處理業務的過程中，將經營管理所涉及的信息作為重點，并根據各項規章制度，嚴格規范各項業務，并借助多種軟件技術在系統中科學整合業務處理的過程，借助ERP系統對各項業務操作的環節加以規范。

另一方面，控制會計系統。第一，會計科目。將企業會計準則與集團公司要求作為參考依據，保證會計科目設置與應用的準確性，使會計核算更加規范，優化會計信息質量。第二，會計政策。系統結合事先設置程度，對折舊計提等相關工作有效完成，以免出現人為調節利潤的問題。第三，會計報表。利用取數公式，以會計賬簿為基礎生成會計報表，避免人為干預，提高報表數據的完整性與真實性[3]。

（三）事后控制環節

首先，數據核對方面。ERP系統內子系統數據能夠自動化核對，主要包括總賬系統的往來款項和應收的一致性與總賬系統庫存變化和物料系統出入庫狀況的吻合性方面。

其次，預算執行狀況檢查。ERP系統能夠對系統成本費用完成的狀況加以反映，堅決不允許出現超預算業務的執行。

最后，制度執行狀況的檢查。在對系統日志進行查看的基礎上，即可對工作人員工作內容與行為方式進行系統分析，同時嚴格檢查系統操作人員的工作效果。

二、ERP環境下化工企業內部控制問題闡釋

（一）預算控制方面

S化工企業引入ERP系統后，并未嚴格控制預算，集中表現在以下幾點：

第一，成本費用全面控制效果不理想。雖然ERP系統具備成本費用預算控制的功能，但控制成本費用具有非強制性的特征，僅結合管理需求控制，仍存在不控制的情況。

第二，財務系統內不包含基本建設投資預算。現階段，集團公司基本建設的投資計劃是通過PDF形式亦或EXCEL形式向各單位下發，要求在具體業務中以基本建設投資計劃為重要參考。然而，因基本建設投資計劃和財務系統尚未連接，直接導致基本建設投資計劃和會計核算系統的嚴重分離，難以在系統中對超出計劃投資的支出進行控制[4]。

（二）用戶權限分配方面

在ERP系統運行過程中，受經費等因素的影響，仍存在多個操作人員共使用同一用戶名的情況。特別是物料管理系統，S化工企業中多名倉庫保管工作人員就使用相同的用戶名，而且總賬系統中也存在這一問題。長此以往，很難對業務真正的處理人員作出準確地判斷。

（三）物流控制方面

因S化工企業選擇使用的地磅管理系統和ERP系統之間的數據接口不同，所以無法保證ERP系統中實時傳入原材料計量數據信息，要求財務結算工作人員、供應工作人員與計量工作人員的有效配合，要求利用其他的平臺向系統中導入數據信息，使得系統的風險系數明顯提高，內部控制工作開展的難度也隨之增加。

（四）報表系統方面

因ERP系統的內部報表系統尚未得到有效開發，很難對所有的財務報表與內部管理報表直接生成。當前，主要采用的方法就是借助接口程序在用友系統導入ERP系統中的財務數據信息，隨后生成報表。然而，受兩系統數據結構不同的影響，很難向用友系統傳入所有的數據信息。在這種情況下，就難以自動形成報表數據，必須利用ERP系統對資料進行查找，對報表數據信息進行補充。

（五）生產過程數據方面

受諸多因素的影響，無法在ERP系統中實時傳入生產過程中產生的物料消耗與產品產量等多種數據信息，而是要借助人工方式在系統中輸入各項數據信息。這樣一來，系統就無法將生產過程中所形成的相關數據信息真實且及時地反映出來，對生產期間物料消耗與產量難以實時進行控制。

三、ERP環境下完善化工企業內部控制的具體路徑

根據以上對ERP環境下S化工企業內部控制存在的問題分析，為不斷優化內部控制的質量與效果，可以采用以下幾方面措施：

第一，基礎管理體系的創建與完善。針對ERP系統中尚未包含的物料流通環節與生產環節等，需科學合理地制定管理機制，盡量避免人為因素所引起的數據信息反映不準確的問題發生。最有效的解決措施就是完美對接物流環節生產環節和ERP主系統，只有這樣，才能夠確保數據傳輸的實時性，通過對系統的合理運用實施控制[5]。

第二，加大預算控制力度。要求ERP系統涵蓋各項計劃預算與費用預算，能夠對全面預算系統和用友系統等實現無縫對接，更好地實現對預算實時控制的目的。

第三，強化組織與人員職能的有效控制。根據既有系統分析，因存在多個工作人員使用同一用戶名的情況，所以要通過相應措施，對業務經辦工作人員進行有效區分。

第四，注重內部審計的重要性。在企業內部控制系統中，內部審計的重要性逐漸突顯出來，為內部監督制度的安排提供了必要幫助。而在ERP系統實際運行的過程中，審計工作人員要科學評價并檢驗業務流程，進而對財務軟件可靠性加以檢測，并對內部控制制度執行期間存在的問題予以及時發現，針對存在的問題提出合理的解決意見，確保會計核算工作質量與內部控制水平的全面提升。

結束語：

綜上所述，在化工企業的內部控制中，要根據ERP系統應用的具體情況，確保系統規范性設置，以降低出錯率，規避人為錯誤問題的出現。由此可見，內部控制制度的嚴格制定十分關鍵，在實踐工作中，要結合實際情況，采取必要的改進措施，不斷健全ERP系統內控機制，從而實現企業生產經營管理水平的全面提升，使企業創造更加可觀的經濟效益，進一步促進企業可持續發展。

參考文獻：

[1]王振光.淺談ERP環境下某化工企業的內部控制[J].中小企業管理與科技，2018（17）：17-18.

[2]孫旭聰.ERP系統環境下企業內部控制研究——基于某顏料化工貿易企業的分析[J].中國集體經濟，2018（18）：55-56.

[3]汪玨.淺析ERP環境下的成品油銷售企業內控體系[J].中國石油和化工標準與質量，2016，36（11）：44-46.

[4]王燕.油氣田企業在ERP管理下如何實現成本精細化管理[J].化工管理，2017（15）：7，41.

[5]王燕.油氣田企業在ERP管理下如何實現成本精細化管理[J].化工管理，2017（15）：41.