科研院所先導專項檔案管理現狀與建議

文/中國科學院上海微系統與信息技術研究所綜合檔案室 馬嶺

先導專項是中國科學院在科技發展戰略研究基礎上提出的，集科技攻關、隊伍和平臺建設于一體，能夠形成重大創新突破和集群優勢的戰略行動計劃。先導專項檔案管理工作是先導專項管理的重要組成部分，同時在研究所管理中發揮著重要的支撐作用，為了更好地保存和利用先導專項檔案信息資源，本文結合科研院所的工作實際，就先導專項檔案管理工作的問題，談一些看法與建議，以期加強和規范先導專項檔案管理。

一、先導專項檔案概念及工作特點

先導專項檔案是指在先導專項管理和科研活動中直接形成的，具有保存價值的圖紙、圖表、文字材料、科學數據、照片、音視頻等各種形式和載體的原始記錄。顧名思義，即在先導專項研究過程中形成的具有保存價值的不同載體的文件，文字、圖表、數據、聲像、電子等各種形式、載體的技術文件材料。它是科研活動的真實記錄，是科學家智慧的結晶，檔案是科研成果的呈現形式，檔案管理是科研管理工作的重要組成部分。

根據先導專項實施內容，先導專項文件材料分為五個部分，分別是專項綜合管理文件、科研文件、儀器設備（含軟件）文件、聲像文件與電子文件。先導專項檔案歸檔范圍應該根據先導專項生命周期中業務流程、各主體職能及文件保存價值來確定，先導專項生命周期包含了實施方案、專項經費概預算、上級單位立項通知、知識產權分析報告（策劃與論證）、實施責任書、年度計劃及年度預算、年度工作報告及經費使用報告、調整或變更的事項（組織實施與過程管理）、中期檢查、結題驗收、知識產權總結報告、財務總決算報告等管理環節。先導專項是“跨學科、跨領域、跨機構”的三跨項目，其檔案管理涉及各承擔單位以及依托單位科研管理部門、課題組等，因此先導專項、項目、課題單位應根據各自的任務書、年度工作計劃等制定符合學科特點的個性化歸檔范圍。

二、先導專項檔案管理的現狀

（一）先導專項檔案認識不足。因先導專項剛起步，檔案人員經驗不足，主要體現在檔案人員在規章制度建設方面的不完善，如照搬中國科學院檔案館規章制度，沒有根據本專項管理方式、研究特點細化本專項規章制度。此外科研院所領導多重視先導專項管理，在檔案管理方面有所忽略。科研人員對過程性文件材料歸檔認識不足，重視結論性文件的管理，如論文、科技報告、專利等。疏忽對過程性文件的控制，造成過程性文件收集不完整。另一方面，由于信息不對稱性，科研人員不了解檔案管理，不知道形成的文件材料哪些文件要歸檔，檔案人員不了解科研活動，不知道科研過程中會產生哪些文件，此外檔案人員對歸檔的文件材料真實性、完整性無法確認，如年度工作計劃、課題結題報告等文件是否為最終版本。

（二）先導專項檔案沒有與先導專項同步管理。先導專項檔案同步管理沒有落實先導專項管理的全過程。專項依托單位推進檔案工作與專項同步管理情況基本可以概括為：專項立項時同步部署專項檔案工作；專項檔案工作同步納入先導專項各任務層級年度工作匯報內容；專項檔案工作同步納入專項中期檢查；專項檔案工作同步納入專項結題驗收。由于先導專項研究周期長（一般為5年），承擔單位多，管理人員不穩定，加上檔案人員前期未能及時介入、指導，而科研人員關注的是研究的進度、任務的性能指標，文件材料收集往往放在技術驗收或者課題通過鑒定后才開始著手歸檔。先導專項檔案與先導專項管理不同步，這樣突擊歸檔一方面增加了科研人員和檔案人員的壓力，另一方面會造成部分文件的缺失，無法確保先導專項檔案完整、準確、系統，損害了研究所和國家的利益。

（三）先導專項檔案數字化建設。先導專項檔案數字化建設滯后，目前檔案管理工作強調的是“簡化整理，深化檢索”，檔案收集、整理是為了最終提供利用。目前研究所只建立了先導專項檔案目錄數據庫，沒有統一的檔案業務系統，各類業務系統形成的電子文件無法及時歸檔，已經歸檔的電子文件儲存分散，基本上沒有被利用。

三、加強檔案管理采取的建議

（一）健全完善先導專項檔案管理制度。做好先導專項檔案管理工作，首先，要進一步強化對專項檔案重要性的認識，專項檔案最終形成的專項成果有兩個，一個是以專項成果為代表的“硬成果”，另一個是以檔案實體為代表的“軟成果”。專項檔案是全面真實反映專項管理和科研活動的全過程、充分呈現科技成果的歷史記錄。檔案人員要建立先導專項檔案的規章制度，專項檔案管理制度要納入專項管理制度。制定專項檔案工作管理網絡及責任體系，依托單位要落實覆蓋全部專項任務（含全部參與單位）檔案人員的工作網絡（見圖1），根據先導專項的實施內容制定檔案分類表、文件預立卷、整理等規章制度。并且會同科研管理部門、項目組依據專項的學科特點、研究方向共同制定先導專項文件歸檔范圍，這個歸檔范圍在科研實施過程中不斷總結和完善，并將其作為專項檔案預立卷與專項檔案檢查、驗收的依據。先導專項檔案管理規章制度是保障專項檔案管理工作有序開展的基礎，使專項檔案管理工作有章可循，有據可依，從建章立制上確保先導專項檔案工作的順利進行。其次，要取得部門領導及主管所領導的高度重視和支持，自上而下的推進檔案工作，改善檔案工作環境差的局面。同時檔案人員應該及時了解先導專項文件的形成情況，如專項有沒有購置設備，項目及課題指標、任務負責人有沒有發生調整，課題有沒有終止、撤銷或者新增，這些情況都應該掌握，了解科研活動的規律和特點。最后針對有些科研人員擔心文件歸檔后不方便利用的心理，為了打消科研人員的顧慮，在先導專項檔案驗收通過后，綜合檔案室將專項檔案的實驗記錄本長期出借給課題組利用參考，為課題后續研究提供依據。

圖1 先導專項檔案工作管理網絡

（二）專項檔案工作與專項同步管理開展。先導專項承擔單位多，專項依托單位應該同步開展檔案管理工作。在專項立項啟動之初，專項辦公室就應該統一發放實驗記錄本，并對領取情況進行登記，便于課題結題后的歸檔利用。先導專項首席科學家與專項依托單位所領導重視檔案管理工作，專項依托單位檔案人員參加先導專項重要的季度工作會議、年度工作會議，對會議涉及的文件做到心中有數。如項目負責人將檔案管理工作納入PPT報告，介紹項目檔案管理情況，有專人管理項目文件，有專門存放項目文件材料的柜子等，專項檔案管理真正納入了科研管理工作，同步管理制度不再流于形式。先導專項檔案建設周期長，涉及單位多。綜合檔案室除常規科研工作外，還需對先導專項檔案重點進行跟蹤管理，提出歸檔要求，特別是加強對過程性科研文件和特殊載體文件的收集、整理。開展先導專項檔案文件歸檔要求和整理規范培訓，定期對預立卷文件材料進行檢查指導，提升檔案的質量。

（三）專項依托單位加強檔案業務指導及監督檢查。在先導專項立項之初，檔案管理部門就召開先導專項檔案管理培訓會。告之先導專項檔案的分類、上級單位制定的文件歸檔范圍以及本專項需要根據自身科研特點制定的文件歸檔范圍要求。專項、項目和承擔單位應該根據各自的任務書、年度工作報告等歸納、細化出本項目、課題重點文件收集范圍。科研過程文件是專項重要核心文件，強調科研過程性文件及科研過程性特殊載體文件的收集。首先是抓實驗記錄等過程數據文件，比如專項依托單位綜合檔案室借“國際檔案日”為契機，以本所以往的科研檔案為線索，精心整理出以前科學家手稿、實驗記錄本等檔案，通過制作的宣傳展板可以了解到課題全部研究過程，此外還可以借助各類信息平臺，如單位辦公系統、網站、微信公眾號等宣講實驗記錄本的使用規范。其次是重視過程文件的質量，召開預立卷文件現場觀摩、實操會議，現場講解先導專項文件歸檔要求和整理規范，指導兼職檔案員對文件材料統一排序，提供卷內目錄、案卷目錄模板，將預立卷中易出現的問題制作《科研檔案預立卷問題解答》手冊，提供科研管理人員，便于他們快速掌握文件的收集及整理規范。通過建立微信、電話和郵件的聯系方式及時回復兼職檔案員們碰到的各類問題，幫助他們預立卷工作的順利進行。此外定期組織開展預立卷檢查，對檢查中存在問題或不足，出具備忘錄反饋給項目組及時更正。最后還可以借助專項檔案中期檢查、檔案現場自查，將平時預立卷中存在的頑疾暴露出來，通過檔案驗收專家的外部力量，提出檔案驗收備忘錄。依托單位根據備忘錄及時整改，并對補充的文件材料進行科學加工，使其變成有序的、 系統化的檔案，能夠反映出清晰完整的科研發展脈絡。

（四）加強先導專項檔案數字化建設。綜合檔案室通過走訪、調研兄弟院所檔案數字化建設工作。梳理本單位的檔案管理架構、人員角色分配和各類檔案管理流程等，系統開發公司設計符合本所實際的檔案管理工作實施方案，初步建設本所數字檔案室。檔案人員對電子檔案和數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，依托檔案系統管理平臺實現文件從生成到歸檔的自動流轉及共享服務。從而提高了檔案的利用效率，提升了檔案管理的工作質量。

四、結束語

綜上所述，加強檔案管理工作是提高先導專項檔案的質量的根本所在，有益于先導專項檔案資源的開發和利用，更好地提升檔案的利用價值和服務能力，發揮檔案的作用，為研究所的科研工作服務。