利用智能提醒功能控制工程項目管理風險

錢兵成

【摘?要】本文簡單介紹了通過在項目管理平臺軟件上增加智能提醒功能控制工程項目管理風險的必要性及實現途徑。在項目進展到某一個節點時，對各崗位人員應進行的工作或應進行的培訓及時提醒，可以消除因員工能力不足、工作失誤導致的管理風險，同時對員工的培訓工作也更為便利。

【關鍵詞】智能提醒;工作提醒;自助培訓;管理風險

Control project management risk with smart reminder

Qian Bing-cheng

（Shanghai Jiashi （Group） Co.， Ltd?Shanghai?201804）

【Abstract】This paper briefly introduces the necessity and implementation of controlling the risk of engineering project management by adding intelligent reminder function on the project management platform software. When the project progresses to a certain node， timely reminding of the work or training that should be carried out by each post personnel can eliminate the management risks caused by insufficient staff capacity and work errors， and at the same time， the training work for employees is more convenient.

【Key words】Smart reminder;Job reminder;Self-help training;Management risk

1. 前言

近年以來，公司的業務量不斷擴大，項目管理各崗位都招聘了大量新員工。為幫助這些新員工盡快熟悉崗位工作，有必要對他們進行一些必要的培訓和引導工作。而智能化提醒這項功能的增加，在最大限度地減少因為新員工工作不熟悉而帶來項目管理風險的同時，也可以最便捷及時對新員工給予合適的培訓和指導。

2. 智能提醒功能應實現的目標

2.1?從導致項目管理風險的因素進行分析，認為由于員工的工作能力不足帶來的項目管理風險占主要因素，故平臺的研發人員應從以下幾個方面進行課題研發：

（1） 員工工作上存在疏忽和遺漏時，能及時得到提醒;

（2）員工工作技能有欠缺時，能及時得到培訓。

2.2?為此，研發團隊認為本次研發課題應達成以下目標：

（1）利用項目管理智能提醒功能，對各崗位人員在特定時間需進行的特定任務進行提醒，以免遺漏該事項，造成工作上的失誤;

（2）利用項目管理智能提醒功能，對特定人員在特定時間需進行的培訓和指導及時提醒，以免因人員崗位技能的不足，導致工作出現偏差而影響項目正常進展。

3. 指定功能的開發

3.1?通過對各崗位人員日常工作的梳理以及公司相關管理規定的熟悉和查閱，研發小組成員分析后認為，智能提醒功能可以在如下兩個方面進行指定功能的開發。

（1）提醒當日應完成的日常工作;

（2）提醒當日應進行的自助培訓或學習;

3.2?通過對目標進行分析后，我們確定智能提醒功能，最終應達到如下要求：

（1）應對各崗位人員的日常工作進行梳理，制定出崗位人員工作標準流程。崗位工作人員的流程與項目進度計劃相關聯，在項目進展到某一個節點，對各崗位人員應進行的工作進行實時提醒，直到任務完成，才取消提醒。提醒功能同時發布到該崗位人員直接領導的ID，以起到督促作用，確保各崗位人員都能按時完成工作，并確保工作質量。

（2）應對各崗位人員應掌握的知識內容，進行梳理，并制定相應的培訓課件。平臺上記錄下每個人工作完成的質量情況，并進行評定打分，當工作質量的分值低于某一個標準時，平臺觸發相應工作內容的培訓指令。直到培訓后考核成績合格后才取消提醒功能。

（3）根據國家、地方和企業標準發布的進展情況，及時在平臺上定期發布新標準、新規范、新圖集的宣貫課件，當有新的課件發布時，及時提醒相關崗位人員參加自助學習。并對學習情況進行考核，直到考核成績合格才取消提醒功能。

4. 功能實現方案

4.1?梳理崗位工作流程，流程與項目進度計劃、崗位與特定人員關聯。

4.1.1?組建項目管理機構，將崗位與特定人員關聯。以保證平臺通過識別崗位人員鎖定任務發送的目標，并準確發送任務提醒。

4.1.2?根據項目任務、合同目標制定三級WBS工作分解流程，針對每一個流程梳理所有參與該項工作的崗位人員的工作任務。

（1）項目任務流程分解：如鋼筋綁扎這一分項工程，參與的崗位人員包含技術負責人、鋼筋翻樣、資料員、質量員、施工員、預算員、項目經理等，各崗位對應的工作內容分別為鋼筋施工方案交底、鋼筋翻樣料單提交、驗收資料（隱蔽驗收、檢驗批資料等）、自檢、任務單開具、資源計劃及組織、共同驗收、工序移交等等。

（2）合同目標流程分解：如針對綠色施工目標，在項目準備工作階段，項目技術負責人進行綠色施工方案交底，崗位職責交底等等也納入三級WBS工作分解流程。確保將項目任務、合同目標均納入智能提醒范圍以內。

4.1.3?編制項目進度計劃，進度計劃的任務名稱與WBS流程關聯。當實際進度進行到某一流程時，觸發平臺自動檢測掛接到流程的項目任務及合同目標，并給特定人員發送工作任務提醒。

4.2?制定各項工作任務的評定標準，并進行評分。

（1）根據制定的三級WBS工作分解流程，由公司工程監管中心負責編制工作標準，及評分標準。

（2）針對不同的工作任務，制定評分標準側重點應有所不同。資料內業類工作的質量評分標準，主要以對規范的掌握程度，資料流程的符合性進行評分;施工組織、方案類的評分標準主要從方案內容的規范性、經濟性、科學性、安全性、合理性、先進性等方面進行評價;現場操作性的工作內容，則主要從操作的規范性及任務最終的結果進行評價。

4.3?員工技能培訓的實施。

4.3.1?培訓課件的組織。

（1）全公司范圍內進行需求調研后，再根據調研結果確定需要培訓的內容。后續根據新的風險點進行課件的補充和完善。

（2）由工程監管中心根據需要的培訓內容，組織培訓課件。

4.3.2?需培訓員工的確定。

需培訓員工主要從三個方面進行確認：

（1）新入職員工，由平臺自動根據入職員工的入職流程來進行確認，入職申請審批流程完成即由平臺發送入職培訓的工作提醒，由新員工通過平臺自助進行新員工入職培訓;

（2）轉崗、調崗員工，由平臺自動根據入職員工的入職流程來進行確認，轉崗、調崗指令審批流程完成即由平臺發送入職培訓的工作提醒，由轉崗、調崗員工通過平臺自助進行轉崗、調崗培訓;

（3）工作質量不達標員工，由平臺自動根據員工的工作質量評分情況進行判斷，當某員工評分低于某一個分值時，由平臺向該特定員工發送重新培訓的工作提醒。

4.3.3?培訓成績的考核認定。

（1）每項培訓內容，由課件的編寫或組織人員提供培訓考核題庫。試題應能全面反映培訓的主要知識內容，每次培訓完成，由平臺從題庫中自動抽取試題。

（2）應試人員在規定時間內完成考試內容，且成績合格則本次培訓通過。

（3）每次培訓完成后，培訓考核不合格的員工只允許二次補考機會。首次考試60分合格;補考一次的員工，成績達到70分方才合格;補考二次的員工，成績達到80分方才合格。以免員工通過多次刷題，通過熟悉答案蒙混過關。確保員工通過培訓，是真正撐握了知識點。

（4）員工培訓考核合格后，平臺自動取消培訓的工作提醒。

4.4?新標準、新規范、新技術培訓。

4.4.1?國家和地方新標準、新規范、新圖集。

（1）新標準、新規范、新圖集的信息收集，由公司標準辦負責進行信息收集。每一項國家和地方標準、規范、圖集的發布、更新，標準辦應及時通過電子文檔下載、紙質書籍購買等方式獲取資源。并根據標準、規范、圖集涉及的部門、人員，將相關資源進行分享。

（2）根據標準對應的部門，如質量、技術、安全類等標準，分別由質量、技術、安全部總監組織編制培訓文檔，并逐級進行宣貫、培訓。

4.4.2?“四新技術”。

由技術研發部門負責收集科學、經濟、適用的“四新技術”相關視頻、資料等素材，組織編制培訓文檔，并逐級進行宣貫。

4.4.3?需培訓員工的確定。

新標準、新規范、新圖集、新技術的培訓對象，應適用于參與項目管理的所有員工。

4.4.4?需培訓員工的確定。

新標準、新規范、新圖集、新技術的培訓考核方式，參照員工技能考核。

4.5?智能提醒的方式。

特定人員在特定時間接收智能提醒的方式有兩種：

（1）特定人員打開管理平臺軟件后，跳出提醒框;

（2）特定人員在特定時間自動收到手機提醒短信。

此兩種方式，同時運行。以確保特定人員能及時接收到工作任務和培訓的工作提醒。

5. 結束語

通過在項目管理平臺上“開發利用智能提醒功能控制項目管理風險”這一功能模塊，我們通過在項目管理平臺中增加智能提醒功能，有效減少了因為員工工作能力欠缺導致的工作遺漏或疏忽，避免了此類項目管理風險發生的機率。同時公司對員工工作技能、新技術、新標準、新規范的培訓也變得更加及時和便利。