檔案管理前端控制與文書工作的思考淺談

郁文博

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-098-02

摘 要 檔案對于任何工作都有著重要的意義，能夠?qū)ぷ鬟M(jìn)行記錄，便于后期的整理工作，由此可以看出，檔案是非常重要的，在現(xiàn)階段，我國的各項工作也逐漸的重視了檔案工作，在檔案的管理中，重要分成前端控制和文書工作，通過前端控制去將文書進(jìn)行整改，確保檔案是完善的，并且能夠便于使用的，而文書工作重要是需要將需要記錄的事物記錄成文書，然后通過前端控制來將文書轉(zhuǎn)換成檔案，這樣的工作模式是檔案管理的正確模式，因此，本文就對檔案管理前端控制與文書工作的思考進(jìn)行分析和研究。

關(guān)鍵詞 檔案管理 前端控制 文書工作 分析和研究

檔案是一種對記錄工作內(nèi)容以及其他數(shù)據(jù)的重要方式，在我國是非常普遍的，要知道檔案是文書的另一種形式，甚至可以說檔案就是由文書轉(zhuǎn)化而來，要知道，最早的記錄的方式就是通過文書去進(jìn)行記錄，然后再根據(jù)文書中的前端控制來進(jìn)行升級，讓文書形成檔案，由此可以看出，文書是檔案的基礎(chǔ)，完善的文書能夠轉(zhuǎn)化成高質(zhì)量的檔案，對記錄數(shù)據(jù)有很重要的意義。

一、檔案管理文書工作的概述

在檔案管理中有一種工作方式叫做文書工作，那么文書工作的作用和意義又是什么呢？文書工作對于檔案管理又有著哪些意義呢？在檔案管理中，文書工作就是最初版的檔案，通過文書工作去對一些事物進(jìn)行記載，完善數(shù)據(jù)，從而達(dá)到便于后期去進(jìn)行管理的程度，而隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，檔案管理中的文書工作由最初的書面版文書發(fā)展成了電子版的文書，要知道，書面版文書不利于去進(jìn)行記錄，并且不利于修改，很難去進(jìn)行維護，對于檔案管理的發(fā)展有很大的影響，而隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，文書工作的工作細(xì)節(jié)得到了提高，由最初的書面版文書發(fā)展成了電子版文書，這樣的文書對于檔案管理工作是有很大的幫助的，會便于后期的整理和修改，讓檔案的質(zhì)量得到提高。由此可以看出，檔案管理是基于文書工作的，通過文書工作來制作出最初版的檔案，然后再通過一些工作將文書制作成檔案。

二、檔案管理的前端控制的基本概述

檔案管理的前端控制對于檔案管理有著很重要的意義，前端控制存在于文書工作中，它的主要作用是通過一系列工作來讓文書變成檔案，并且能夠?qū)n案進(jìn)行簡單的管理，由此可以看出，檔案管理的前端控制工作就是文書工作中的一種職能，通過操作來實現(xiàn)文書的轉(zhuǎn)化，對于檔案管理有這很重要的意義。

三、檔案管理前端控制與檔案文書工作的關(guān)系

檔案前端控制和文書工作的關(guān)系很好區(qū)分和理解，在文書工作中，是會去應(yīng)用檔案管理前端控制的，讓整體的文書工作看起來更加的完善，內(nèi)容也變得豐富，檔案管理前端控制是涵蓋于文書工作中的，由此可以看出檔案管理前端控制與文書工作是互相聯(lián)系的，互相結(jié)合，將重復(fù)的工作進(jìn)行統(tǒng)一化管理，這樣的工作方式是很有助于提高檔案管理的工作效率的，也能夠讓檔案管理更加的完善，由此可以看出，通過檔案管理的前端控制工作和文書工作能夠讓檔案管理的質(zhì)量大大得到提高，這對于檔案管理的發(fā)展是很有幫助的，要知道，檔案管理的前端控制和文書工作的關(guān)系是密不可分的，需要相互扶持，共同展現(xiàn)自身的特點，這樣才能夠讓檔案管理工作更加的嚴(yán)謹(jǐn)，這對于檔案管理是很重要的。

四、檔案管理的前端控制在檔案文書工作中的應(yīng)用

（一）參與文書形成工作

在當(dāng)前階段的檔案管理工作中，需要檔案管理人員通過相應(yīng)的規(guī)定去把檔案文書工作的標(biāo)準(zhǔn)化和檔案管理工作的規(guī)范化作為具體的工作目標(biāo)，認(rèn)真并積極的參與到檔案文書工作的處理步驟中，通過將檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)為標(biāo)準(zhǔn)目標(biāo)，提出科學(xué)并且合理的有效意見，在檔案文件形成的初期，實現(xiàn)對檔案文件中重點詞的標(biāo)注、圖片以及文章的規(guī)范、文章的排序、再到檔案文書形成過程中的過程以及對文件進(jìn)行存儲范圍的預(yù)定等提出有效的建議，從而保證文書工作的流程的正確規(guī)范化。通過對文件產(chǎn)生的過程進(jìn)行檢查，對檔案材料的筆跡、刻章、簽名等每個需要確認(rèn)的步驟提出相關(guān)的建議，并且給出指導(dǎo)意見。檔案管理部門要指定每個檔案部門之間的檔案文書存檔范圍，對各個部門存儲范圍的制度實施進(jìn)行監(jiān)督管理，檔案管理部門要通過存儲歸類的范圍，保證檔案文書的完整。存儲的條件越細(xì)化，就越能表現(xiàn)檔案的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，從而保證檔案的質(zhì)量。

（二）對檔案人員的管理

檔案管理工作人員是檔案文件前端控制的關(guān)鍵，需要去規(guī)范檔案工作人員的行為，這樣才能夠去完善這項工作。檔案管理工作人員需要有很好的責(zé)任感、能夠有擔(dān)當(dāng)，并且保證對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶Υ龣n案管理工作，除此之外，還需要檔案管理人員能夠熟練檔案管理的專業(yè)知識，在檔案管理工作中不應(yīng)該去用狹隘并且落后的觀點去分析檔案管理文書的價值，這樣的情況是不利于保證檔案管理文書的工作質(zhì)量，無法讓檔案管理人員在工作中去積累相關(guān)的經(jīng)驗，對需要去培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理文書隊伍有很大的影響。因此，就需要檔案文書管理人員能夠去形成檔案部門，通過集體的力量去對檔案文書形成的過程進(jìn)行分析并進(jìn)行檢查，對所有的工作環(huán)節(jié)和工作細(xì)節(jié)都進(jìn)行相關(guān)的管理，然后根據(jù)檔案管理人員所掌握的專業(yè)技術(shù)程度進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，讓有經(jīng)驗的檔案管理人員能夠去學(xué)習(xí)新的技能和知識，提高檔案管理工作人員的檔案工作能力和檔案專業(yè)技能，以此來保證檔案的質(zhì)量，讓檔案逐漸朝著標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化，規(guī)范化的方向發(fā)展。這就需要檔案管理人員能夠具備良好的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員編寫或記錄高質(zhì)量的文案的前提是需要具備良好的文字編寫能力，檔案工作人員在寫檔案文稿時需要思路務(wù)必要清晰、檔案的立題一定要準(zhǔn)確、檔案中的邏輯要嚴(yán)謹(jǐn)、文中的用詞恰當(dāng)合理等，只有這樣才能確保檔案文章的質(zhì)量。

（三）增強服務(wù)意識

檔案管理人員在工作中也要改變傳統(tǒng)的管理理念，需要將被動變成主動，需要檔案管理人員能夠從最基本的檔案庫做起，需要從檔案管理人員個人的積極主動轉(zhuǎn)變?yōu)檎麄€檔案管理部門的積極主動。在檔案工作中，需要檔案的整理和檔案的收集的工作同時進(jìn)行，不能像傳統(tǒng)的檔案工作一樣，先去收集檔案再去整理檔案，這樣分先后順序的工作流程，會導(dǎo)致檔案工作的效率降低，不利于檔案工作的開展。需要檔案管理工作人員能夠把檔案庫的工作視為重點對象，讓檔案文書的存儲工作能夠從根源做起。改變查找檔案的利用工作方式，文書檔案管理的前端控制的檔案工作人員需要有很強的檔案管理專業(yè)技能，在編寫、記錄還是檔案整理中都對檔案管理工作人員有著較高的要求，檔案管理工作的命題要正確并且符合邏輯、檔案管理工作中的詞語運用精確等都是工作人員要做好的工作內(nèi)容。此外，對檔案文書格式的把控要得當(dāng)，檔案文書標(biāo)題要簡明。

（四）舉辦檔案管理培訓(xùn)或講座

在檔案管理工作中，為了去提高紙質(zhì)檔案的收集效率，需要檔案管理的負(fù)責(zé)人能夠去舉辦一些檔案培訓(xùn)課程。比如，規(guī)模比較大并且涉及的范圍非常廣的工程建設(shè)類項目的檔案，這樣的工程建設(shè)單位的檔案部門就應(yīng)該去結(jié)合我國的相關(guān)檔案管理工作制度，通過去制定合理的檔案管理文件存儲的范圍區(qū)間，在工程建設(shè)類項目開始之前，需要相關(guān)的檔案管理人員能夠去參加檔案管理工作的培訓(xùn)講座，學(xué)習(xí)怎樣去對檔案進(jìn)行歸類處理、分析檔案存檔的條件、提高自身的檔案專業(yè)技能以及檔案業(yè)務(wù)水平等，這樣的培訓(xùn)有利于工程建設(shè)項目文檔資料的完好齊全，還有利用后期檔案的整理和查找。

（五）提高檔案管理人員的檔案法律法規(guī)意識

檔案管理工作中的法律責(zé)任也是非常大的，需要相關(guān)負(fù)責(zé)人能夠去對每個檔案部門加大法律法規(guī)的宣傳力度，讓檔案管理人員能夠了解檔案法律，通過宣傳去讓檔案管理人員能夠提高自身的檔案相關(guān)的法律、法規(guī)的意識，并且促使檔案管理人員能夠在工作中自覺主動的依據(jù)檔案法規(guī)去辦事，除此之外，還要完善檔案管理的規(guī)章制度，在檔案管理工作開始前，就明確檔案管理有關(guān)的要求，讓檔案管理工作人員在工作時有章可循，照章辦事，這樣一來，就能夠避免檔案管理人員在工作中出現(xiàn)嚴(yán)重的問題，并且還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化。同時，還應(yīng)該建立適當(dāng)?shù)莫剳椭贫龋ゼ顧n案管理人員做好工作，在工作過程中，由于有獎懲機制，檔案管理人員能夠在工作中更加的認(rèn)真，保證檔案管理的質(zhì)量。再對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的同時，還應(yīng)該定期的去對檔案管理人員進(jìn)行考核，通過考核、檔案工作評定等存在的不足去提出修改建議，并且對檔案工作出色，業(yè)務(wù)能力突出的管理人員或者部門進(jìn)行嘉獎，這樣就可以激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，讓檔案工作人員在工作中會去注意檔案的質(zhì)量，并且保證檔案品質(zhì)。

（六）提高紙質(zhì)檔案的加工以及利用率

檔案管理工作是一項很難的工作，特別是紙質(zhì)的檔案，很不容易去進(jìn)行保存，如果操作失誤，還能有可能導(dǎo)致紙質(zhì)檔案保存的時間很短，無法達(dá)到預(yù)期的效果等，紙質(zhì)檔案資料在利用的過程中，很容易會出現(xiàn)材料損壞、使得具有價值的文件內(nèi)容遭到破壞的情況，因此，就必須對紙質(zhì)檔案材料加工處理，使紙質(zhì)檔案文件得到更好的保存，并且能夠減少損毀幾率。在檔案文件產(chǎn)生之前，就要注意文件原材料載體的選用以及打印方法，使紙質(zhì)檔案能夠有效延長存儲期限，節(jié)約修復(fù)成本。

（七）保證檔案文件的系統(tǒng)性和完整性

在檔案管理工作中，檔案文件的系統(tǒng)性和完整性也是非常重要的，要知道，如果檔案的系統(tǒng)性無法得到很好的保障，導(dǎo)致檔案的可讀性降低，這樣的情況，很不利于檔案的管理的修正，對于檔案文件有很大的影響，除此之外，檔案的完整性也是非常重要的，如果檔案無法保障完整性，從而造成了文件的丟失，這也是不利于檔案文件的整理的，甚至?xí)寵n案文案造成不必要的后果，因此，就需要去保證檔案文件的系統(tǒng)性和完整性，只有檔案能夠保證系統(tǒng)性，才能夠讓檔案很好的去對工程進(jìn)行記述，并且便于去進(jìn)行查看和修正，有利于保存，而提高檔案文件的完整性能夠讓檔案更加有真實性，讓檔案能夠清晰的表述事件，這兩點對于檔案的管理是非常重要的，需要檔案管理人員能夠認(rèn)真的去對待，保證檔案的可信性。

（八）保證檔案文件的質(zhì)量

在檔案管理工作中，檔案文件的質(zhì)量也是非常重要的，如果檔案文件的質(zhì)量無法得到很好的保證，那么檔案很容易對后人起到誤解作用，這樣的情況對于檔案管理工作人員來說是有很大的影響的，因此，就需要檔案管理工作人員能夠?qū)n案管理更加的負(fù)責(zé)，確保檔案文件的質(zhì)量，讓檔案文件能夠有可參考性，有利于檔案的存取和閱讀，除此之外，檔案的質(zhì)量的提高也有助于保存，質(zhì)量越好的檔案就越容易讓檔案管理人員去進(jìn)行正確的保存，這對于檔案的管理來說是很重要的。

五、結(jié)語

綜上所述，可以了解到檔案管理文書工作的概述，檔案管理的前端控制的概述，檔案管理前端控制與文書工作的關(guān)系，檔案管理的前端控制在文書工作中的應(yīng)用，由此可以看出，檔案管理的前端控制和文書工作的重要性，通過這兩者能夠讓紙質(zhì)文檔很好的去生成檔案，便于保存，有利于進(jìn)行閱讀和查找，對于檔案的管理是有著積極的作用的。

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