論企業秘書如何做好商務談判的前期工作

梁貴林

摘要：一場成功的商務談判離不開秘書人員的前期準備，進行商務談判秘書人員需要做的準備工作主要是收集信息、提供資料，擬訂談判計劃以及設計談判方案。

關鍵詞：企業秘書;商務談判;前期準備

商務談判是一項系統工作，不是一個人（包括領導）單打獨斗就能完成的，一次成功的商務談判離不開秘書人員的前期準備。

一、收集信息、提供資料

古語云：“知己知彼，百戰不殆。”在談判前充分了解雙方情況，尤其是對方的實力、目標意圖和雙方退讓的幅度，是必不可少的準備工作。商務談判的成敗，談判者地位的強弱，往往取決于其中一方對信息資料的掌握程度。掌握信息資料越多，在談判中越容易駕馭談判的進程。

只有作好了充分準備，才能胸有成竹地坐在談判桌前，與對方就共同感興趣的事情討價還價。因此，收集談判雙方的信息資料，整理后提供給上司是秘書的重要工作。尤其是對方的真實情況，如對方的法人資格、資信狀況、法定地址、法人身份、經營范圍以及企業現狀，對這些基本情況應事先予以審核或取得旁證。

談判對方負責人的個人情況也要深入了解，如性別、年齡、學歷、資歷、個性、愛好、風俗習慣、價值觀念等。

通過這些了解和分析，對雙方在談判中所處的地位，各自最大的需求和讓步的范圍、幅度、談判的時限等就有一個清晰的認識。這樣，在談判中就能做到審時度勢、進退自如。

二、擬訂談判計劃

一般來說，談判的準備工作就是要制訂一個簡明、具體而又有彈性的談判計劃。談判計劃應盡可能簡潔，以便洽談人員記住其主要內容，使計劃的主要內容與基本原則能夠清晰地印在他們的大腦里，進而使他們能得心應手地與對方周旋，而且能隨時與計劃進行對照應用。計劃必須具體，不能只求簡潔而忽略具體。既不要有所保留也不要過分細致。此外，計劃還必須有彈性。談判人員必須善于領會對方的談話意圖，判斷對方的想法與自己計劃的出入所在，進而靈活地對計劃加以調整。

這些當然都是紙上談兵，實際情況往往迥然不同。在實際工作中，談判人員要收集許多情況，閱讀檔案中相關的大量文件，同時盡量與這次談判有關的人員交換意見，他們的見解往往會各不相同。當在談判者乘汽車或飛機前往談判的路上時，要充分利用這段時間，把雜亂如麻的情況理出頭緒。

（1）確定談判目標。談判都以目標的實現為導向。目標是談判的前提，只有在明確、具體和可行的目標指引下，談判才可能處于主動地位。盲目和含混的目標意味著談判的失敗。

（2）確定談判策略。談判策略是指為達到談判目標而制定并運用的基本綱領或指導原則，它是通過調查分析雙方的需要及實力后而制定出來的。為談判的每個部分制定一個總的策略是必不可少的步驟。針對不同的談判主題或對手，秘書可以設計出不同的策略。比如，在某一特定條件下，可以采取拖延、長期施加壓力的戰略;而在另一特定條件下，則可以采取速戰速決的閃電戰略。

（3）培養談判人員的素質。商務談判是由公司的談判人員完成的，談判人員的作用至關重要。談判人員的素質是構成其基本談判力的最基本要素，是決定談判能否成功的重要因素之一。需要培養的談判人員的素質主要有用語言表達想法的能力，說服別人的能力，思路清晰、判斷準確、反應敏銳，巧妙運用談判謀略的能力等。

（4）提高談判能力。談判能力簡稱談判力，從主觀來說是個人能力問題，但從客觀來說，談判人員的談判力受到諸多客觀條件的限制。談判力包括綜合談判力和具體談判力兩部分。綜合談判力指談判人員所屬國家或所屬公司集團的實力。綜合談判力是客觀存在的事實，也是你無法改變的。比如說，你的談判對手是發達國家的大公司，這一事實本身就使你在談判中處于弱勢地位。遇到這種情況，只有盡量發揮你在具體談判力方面的優勢，努力取得談判的成功。具體談判力包含的內容很多，它依據談判議題的不同而不同。

三、設計談判方案

秘書要協助上司擬定談判方案，并按方案進行預演，以保證談判有條不紊地進行。

（1）確定談判班子。選擇適當的成員組成談判班子，是談判能否成功的關鍵。談判班子一般以三四人為宜，上司領軍，他既是導演又是主演。其他助手包括秘書則是配角，以各自的專業經驗協助上司談判。針對商務談判，通常需要成立相應的談判小組，確保談判以專業性的方式達到雙方都能接受的結果，這個談判小組的搭配，涉及人員安排的結構性、配套性、主次性、互補性，所以不能“亂點鴛鴦譜”。凡是參與商務談判的人員，均應具備基本素質，即專業品質和專業能力;而其中個別人，更是必須具有特殊素質，即專業知識和專業經驗。

（2）確定談判時間。談判于何時舉行、何時結束，很有講究，有時候甚至會影響談判的過程和結果。談判必須等候合適時機，否則難以達到預期目標。除此之外，要避免在上司或其他重要談判成員身體不適、過度疲勞、精神心情不佳時安排談判。另外還要尊重對方，在征求對方意見的基礎上，選擇雙方都認可的時間舉行談判。

（3）確定談判地點。一般來說，選擇談判地點，以自己越熟悉的環境越好。因為每個人都天生具有領域感，在自己所熟悉的環境里，能得心應手地發揮自己的睿智與口才，而且容易說服對方。

談判環境不僅是指談判的地點，而且還包括談判時的氣氛和情緒。談判環境的優劣會對談判結果產生重要影響。在舒適明亮、色彩悅目的房間里，人們容易心平氣和、思維清晰，便于傾聽和理解對方的意愿和要求，作出恰當的反應。反之，人就會煩躁不安，思維呆滯，情緒惡劣。

（4）確定談判事項日程表。秘書在設計方案時，要對對方可能提出的方案作出預測，并提出自己應對的方案。只有這樣，在對手提出方案時，己方才能應付自如。談判方案應盡量切實可行，并且留有現場發揮和見機行事或者必要調整的空間。

總之，只有前期做了充分的準備才可能取得談判的成功。