淺談檔案信息化管理工作

馬愛霞

摘要：如今信息技術發展迅速，信息數據的爆炸式增長，使得傳統的檔案管理模式不再適應現代技術的需求。檔案信息化管理則是在運用現代信息技術的基礎上，通過國家檔案行政管理部門統籌規劃和組織，最終對傳統的檔案管理模式進行改革，提升服務水平。相較于傳統術在現階段還存在著許多的問題，本文就檔案信息化管理的內涵、現狀以及對問題出現的原因分析，從而提出合理建議。的管理模式來說，檔案信息化管理更加便捷、準確、更加有利于管理較大的數據量。但同時代信息化管理技

關鍵詞：檔案信息化管理;現狀;建議

在整個國家的發展而言，檔案工作有著記錄國家的歷史事件，傳承民族的文明的作用。對于個人與集體或者企業而言，檔案管理有利于信息與資料的整理與分析等一系列的處理。檔案管理隨著信息技術的不斷發展，大數據、數字經濟時代的到來，也在迎接著全新的改變。新理念、新理論、新技術在檔案管理工作中的應用，通過提高信息數據管理的科學新、準確性，更加有效地服務于社會，是檔案信息化管理工作的必然趨勢。因此了解檔案管理的幾個基本內涵以及其意義，事項檔案管理工作信息化的基礎與前提。

1檔案信息化管理的意義與內涵

檔案信息化管理的內涵及其體現的主要特點在于信息技術的應用：實施的主體是國家檔案行政管理部門，在相關部門的統一規劃和組織下，收集相關的檔案資料，數據信息，以信息技術作為媒介進行管理，從而為公眾提供服務。檔案信息化管理對于現代社會來說是一個普遍的，必然的發展趨勢，相較于傳統的管理模式，具有極大的優勢，所以對于社會發展來說，這樣的進步是非常有價值的。檔案信息化管理模式相較于傳統的檔案管理模式有著非常明顯的優點，主要體現在五個方面：一，信息技術的應用使得檔案信息資料利用價值增高，同時使得檔案信息的利用難度降低，從而使得用戶對于檔案信息的利用更加便捷。二，信息技術應用于檔案管理，可以有效地縮短文獻的二次加工時間，使檔案信息更加具有時效性。三，使得檔案的檢索更加方便、快速與精確。四，信息技術與互聯網有著信息共享的優勢與特點，這些技術的應用，極大地提高了檔案資料的共享性與傳輸性。五，借助于信息技術，可以有效地拓寬我們的服務領域。檔案信息化管理的現階段目標主要是提高檔案工作的現代化水平，以及增強資源信息的共享性，提高檔案管理的效率，節約時間與資源。作為一個新興的技術在傳統學科中的應用，其前途是光明的，但同時它也存在著許多的問題，本文則提出檔案信息化管理過程中的一些問題，并提出改進建議。

2檔案信息化管理現狀

2.1傳統落后的觀念根深蒂固，限制了檔案信息化管理的發展

傳統的檔案管理模式以“為保管而保管”為主，注重對于資料檔案管理與保存，而不注重資料信息的利用。這使得檔案喪失其社會價值與經濟價值。相關人員在需要檔案信息的時候，往往很難找到需要的檔案，這正是由于為保管而保管、閉架借閱這些傳統落后的思想與行為而導致的。要想充分發揮檔案資料的社會與經濟價值，就應該積極的將現代信息技術融入到檔案管理的過程中去。檔案管理工作人員必須加快學習新思想，新理念，新觀念，跟上時代步伐，培養創新意識才是檔案管理工作持久發展的動力源泉。

2.2資金、技術的投入較少

檔案管理的信息化已成為一個不可逆轉的趨勢，要完成信息化，增強檔案管理的科學性，提高檔案管理的效率，提高檔案史料的社會與經濟效益，信息技術設備的投入是必要的。同時，技術設備的更新維護，新的理論、新的管理方法的研究與發展，都需要投入大量的人力、物力、時間與精力，此時必要的資金投入就顯得非常有必要。然而現階段由于資金投入的有限，僅僅依靠政府撥款是明顯不夠的，檔案管理部門應當積極的開辟其他方式，充分利用檔案的社會經濟價值來創造經濟財富，以支持自身的改革、創新與發展。只有有良好的物質保障與支持，才能夠使得檔案信息化管理的進程順利展開。

2.3網絡的共享性帶來信息安全的挑戰

檔案管理的信息化不可避免的就要將檔案資料接入互聯網，在信息技術的不斷深入的情況下，檔案信息的安全性與互聯網的信息共享性發生沖突，從而造成了檔案信息的保密性受到沖擊。一方面，由于檔案管理人員專業素質不高，保密意識不強。將檔案信息隨意的通過網絡傳播，將其存儲在個人社交賬號或云存儲設備上，從而導致檔案信息的流出。另一方面，黑客、病毒等技術性難題，不斷挑戰著檔案信息化管理的進程，檔案信息所具有的經濟與社會價值使其本身成為利益工具吸引著不法分子的注意。所以檔案信息的安全性必須引起管理人員的高度重視。這就要求新的技術與方法能夠不斷的創新，以抵御外來威脅，為檔案信息化管理，創造一個良好的外部環境。

2.4高素質專業人員的缺乏

隨著現代化科學技術、信息技術、網絡技術、大數據的發展與進步，對檔案管理人員的專業素質提出了更高的要求。管理人員也需要跟隨時代的進步而進步，要有創新意識，具有專業的管理與應用檔案的能力。然而檔案部門對于青年人才的吸引力卻欠佳，優秀人才留不住，吸引不進來，成為了檔案管理行業進步與發展的瓶頸。

3檔案信息化管理問題的優化策略

3.1轉變傳統觀念，挖掘檔案信息的價值

首先應轉變“為了保管而保管”落后傳統意識，認識到檔案社會經濟價值，將檔案資料服務于社會。其次要將被動服務轉變為主動服務，應該面向社會，多方面聯系為不同部門做出相應的貢獻，真正的發掘出檔案信息的價值。另外還應該加強檔案信息的開發利用，加深對于檔案信息的研究層次。

3.2將檔案信息產業化發展，提供有償服務

進入信息化的時代，信息的價值越來越得到人們的重視，同時對于信息的要求也逐漸增高。檔案信息本身就具有較高的經濟價值，所以適當的開展有償服務，一方面可以緩解檔案管理部門資金緊張的問題，促進信息的流通與更新;另一方面，也可以充分調動管理人員的工作積極性，提高管理效率，吸引優秀人才的加入，整體的提高管理隊伍的素質。

3.3建立完善的網絡安全防護機制，提升管理人員保密意識

檔案信息的意義在于其利用價值，所以檔案信息的真實性與準確性能夠在非常大的程度上影響其使用價值。一方面，應建立完善的安全防護機制，以抵御外部的安全威脅，防止檔案信息被盜取，篡改。另一方面，對于檔案管理人員的專業素質要求也應該增高。檔案信息分權明確，檔案信息的修改，必須經過上級的審批確認，所有文檔應保留原文件的備份，不做修改時呢，你只讀的形式打開，最大程度上降低檔案信息被誤刪、誤改的風險。

3.4整體提升管理人員素質

檔案信息化管理具有非常強的專業性，要求從業人員具有較高的專業程度，強烈的責任心，細致認真的工作態度以及創新精神。在檔案信息化管理的過程中，應當十分重視專業人員素質的培養，提高專業技能，充實檔案干部隊伍。

4結語

時代在不斷的進步與發展，新技術、新理論、新理念的應用，對于傳統的職業來說具有非常重大的意義。一方面，有利于傳統企業重新煥發活力，發掘其在新時代的新價值;另一方面，新技術應用于傳統的職業，也延伸了傳統職業的功能與意義。對于檔案管理而言，其信息化的過程無疑將使其重新煥發活力。

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（作者單位：吐哈油田公司鄯善釆油廠）