論核電建設檔案管理體系的構建研究

汪建軍

摘 要：在核電建設的管理中，檔案管理可以說是比較重要的一部分，它可以為核電建造的過程提供一些記錄功能，也可以為一些活動的決策環節提供必要的證據，所以為了核電建設更加完善，有必要建立起一套相對健全的、行之有效的管理體系，以實現對檔案的動態進行管理?；诖朔N情況，本文對核電建設中的檔案管理體系的構建展開了研究和分析。

關鍵詞：核電建設;檔案管理;體系構建;研究

目前，核電建設行業發展速度比較快，檔案管理是核電建設管理體系中比較重要的一部分。本文主要對核電建設企業中檔案管理體系的建設進行探索。

一、檔案管理的重要性

檔案可以為核電建造的過程提供一些記錄功能，也可以為一些活動的決策環節提供必要的證據，同時在核電建設企業中，檔案可以記錄核電建設的相關成果，可以實現對核電工程的驗收。對核電建設工程中的檔案進行有效地管理和控制，在工程發生變遷時，可以及時執行的移交程序，在檔案中，可以實現對核電建設工程的建設情況進行有效記錄，也可以不斷對過程中的成果或者經驗教訓進行總結。利用對核電建設企業的文件進行收集以及整理，對檔案及時進行立卷處理，可以有效地保證檔案記錄以及保存的完整性，這也將是未來核電建設企業發展方向的重要參考依據，對于同行業的企業來說，這些整理出來的檔案信息都是非常寶貴的歷史資料，可以為企業的發展提供一定的推動作用。

二、檔案管理的現狀以及目標

1.檔案體系建設

在相關的檔案管理文件中對如何進行檔案管理的工作進行了一些指導，相關的企業也根據實際業務的需求編纂了一些檔案管理的程序以及進行檔案管理工作的具體流程，然而在實際進行檔案管理工作的過程中，還有一些工作內容并沒有一些指導類的文件來規范這些工作的流程，比如，文書的檔案管理、科研資料的檔案管理以及對合同檔案的管理等。

2.檔案工作人員的配置情況

（1）人員配置。在核電建設企業的內部一般會專門配置一個專職的管理人員來對檔案工作的計劃、實施以及跟蹤反饋等環節進行監督，在每個項目部的資料管理中心都配置了一個專門的管理類的員工，在其他部門或者施工隊里面的檔案管理的相關人員都是屬于勞務性質的人員或者兼職性質的人員，這一情況很大程度上導致了部門人員流動幅度大、業務水平也相對較低的狀況。

（2）人員的培訓情況。大部分兼職性質或者是剛入職的檔案管理的工作人員是沒有檔案管理的相關經驗的，需要對檔案進行適應或者熟悉的階段，這時候安排一些有檔案管理經驗的人員來帶領這些新手是非常必要的，可以使得新人更加快速地了解工作的具體流程，同時有經驗的員工可以將自己的工作經驗傳授給新來的員工，使他們更加快速地適應新崗位，滿足檔案管理工作的需求，同時我們有必要快速地建立起一套較為完善的檔案管理規程來對檔案工作的展開提供指導。

3.檔案管理的目標。由核電工程建設企業對核電建設過程產生的檔案資料進行全面的統籌管理和控制，對檔案管理的流程做出統一的規定，定期地進行指導監督以及檢查反饋。各大核電建設的項目部門需要按照既定的標準，綜合項目的實際需求，對項目的相關檔案管理規程做好規定，同時做好統一檢查，從根本上實現統一標準、分層管理的模式。

三、檔案管理體系的構建策略

1.檔案管理的相關機構設置狀態

遵照統一標準、分層分級管理的前提，同時核電建設的相關企業也需要充分遵循自己行業的需求以及行業特點，從上到下對檔案管理體系進行不斷完善，在企業的本部以及各辦事處都設置一定的檔案管理的部門。在企業內部，一般技術中心是統一管理檔案的機構，主要是對企業內部檔案管理工作的計劃進行制定，并且督促計劃的實施，做好一定的跟蹤以及反饋的工作，在各辦事處，項目部的資料中心主要負責本部門的檔案管理工作，對部門內部檔案管理工作計劃進行制定、對計劃的實施進行監督，同時做好記錄以及反饋的相關工作。在檔案管理的機構中，職能層主要指的是檔案管理的設計職層，相關的管理層以及執行層主要是對檔案管理體系中的具體工作進行一定的執行。

2.檔案管理體系的具體內容

核電建設企業具有集中管理的特點，因此有必要對企業內部的檔案管理的樞紐作用進行加強。同時核電建設企業也必須在遵守統一的執行標準、分層級管理的前提，根據不同項目的具體需求，在企業內部建立與檔案管理相關的、明確的工作流程以及各部門明確的職責還有權限方面的內容，對檔案管理的具體流程進行細化，從而實現檔案管理工作的有序進行。按照相關的文件管理的體系架構，檔案管理的工作主要分為兩個方面，分別是管理的程序以及標準的操作流程，管理的程序主要是描述檔案管理的職責、范圍等內容，標準的操作流程主要是對檔案管理歸程中相關的管理內容以及工作的范疇進行一定的補充或者指導，標準的操作流程主要是將管理程序中的內容轉化為實際工作的流程。

（1）管理的程序。檔案管理的程序主要是明確規定了檔案管理體系文件中的相關編制的流程，同時包括對檔案進行的手機、整理、移交等程序都做出了明確的規定。

（2）標準的檔案管理操作的規程。根據相關文件的規定，結合核電建設企業的具體情況，可以將核電建設的檔案分為以下8個類別，分別是對文書性質的檔案、工程類的檔案、設備類的檔案、科研類的檔案、聲像形式的檔案、合同類的檔案、人事的檔案、財務部門等檔案內容進行管理。

四、從體系角度分析，對文件以及檔案之間進行轉化

現在每個核電建設的項目部門還是采取的文件與檔案獨立管理的模式，也就是文件的管理與檔案的管理是歸屬于不同的部門，兩者互不干涉。通常情況下，在核電建設的相關工程快結束時才會開始對檔案進行整理，這也導致在核電建設的企業中文件向檔案轉化需要的時間相對較長，對核電建設的工程過渡造成了一定的消極影響，這也就使得檔案的完整性受到了威脅。那么在核電工程建設開展的同時，對檔案進行收集和整理，在項目進行過程中，就實現文件到檔案的轉化，這是目前核電建設檔案管理體系中亟待解決的問題。我們從檔案以及文件的階段性角度考慮，提出了一系列的實現文件與檔案同步的措施，比如，可以把文件以及檔案的管理吸納在一個系統內，從而快速地實現文件與檔案的互相轉化，這一流程的時間得以大大縮短。

1.對檔案的范圍進行明確

不是所有的核電企業內部形成的文件都有歸入檔案的必要性，因此需要對歸檔的范圍進行明確，這在核電企業的檔案管理工作中十分關鍵。只要是可以反應核電建設企業的職能類的活動以及可以反映出企業內部業務開展實施的具體狀態，具有一定參考價值以及意義的文件都可以進行歸檔操作。按照對檔案進行分類的既定規則，根據核電企業內部的實際情況，可以將檔案分為7部分，涵蓋著項目工程、設備資料、人事部門、合同資料等方面的檔案，根據人事部門以及財務部門的相關職能劃分范圍，各類檔案的具體歸檔的范圍如下：文書方面的檔案主要是涵蓋著行政管理類、生產經營管理類的檔案;對項目工程類的檔案進行管理也就是對質保、施工技術等各方面的檔案進行管理;科研類的檔案主要涵蓋著對研發類的實驗、鑒定以及申報等方面的內容;設備的檔案主要是包括著對設備進行采購的相關記錄、還有設備進行安裝以及調試等內容;合同類的檔案主要是合同的投標、合同簽署等內容;聲像形式的檔案主要是對廠房原來的面貌等內容進行記錄所產生的影像資料。

2.歸檔的明確流程

要想實現對歸檔流程的明確，那就必須對核電企業的相關工作內容進行細化，對各部門之間的協調合作進行明確，這是歸檔流程明確的基礎，對于核電建設企業的相關文件進行收集、整理以及移交等內容都進行明確的規定，利用相關部門的協作與配合來實現對相關的文件材料進行順利歸檔。材料的相關歸檔的流程需要建立在企業工作的特點以及相關的接口關系的基礎之上，遵照文件資料的收集、整理以及相關的移交程序，對每一個工作的步驟以及具體的工作內容都進行明確。

3.明確各相關部門職責

對于檔案管理的工作而言，工作的順利開展離不開明確的流程規定，也就是需要對每個環節的負責人進行明確，責任到人。我們有必要依據部門內部的相關制度，對各部門的崗位職責進行細化和明確，檔案管理的主營部門主要是負責對檔案進行整理以及管理，也對下游部門的分工進行明確的規定，對需要展開檔案管理的部門給予一定的指導，提供一定的幫助，根據相關的職能職責劃分，對于本單位內部產生的文件有收集整理的責任，并且負責相關資料的移交。

4.定期歸檔

對各種類型的文件材料的歸檔時間進行合理的安排不僅僅需要對各種類型的文件的具體運行時間進行充分掌控，同時文件運行的效率也需要被考慮在內，不僅需要保證業務的順利開展，也需要充分保證文檔的質量。對于各部門文件具體的歸檔時間需要與相應的部門進行溝通交流后確定，依據各種類型的文件材料的運行節點對文件進行整理和分類，同時進行一定的歸檔工作。

檔案管理是核電建設管理體系中比較重要的一個部分，相關的核電建設企業需要對檔案管理的具體流程進行細化，對各部門的職責進行明確，同時也需要確定好歸檔的具體時間以及類型，只有做好這些工作，核電建設的檔案管理工作才能更上一層樓。

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