新時(shí)期企業(yè)檔案工作人員核心能力建設(shè)

摘 要：企業(yè)檔案“管理”與“利用”是企業(yè)檔案工作的兩個(gè)重點(diǎn)，企業(yè)檔案管理更多是指遵循檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)理論和規(guī)律，貫徹國(guó)家和上級(jí)單位相關(guān)要求，維護(hù)歷史記錄的安全性和完整性;企業(yè)檔案利用更多的是從利用者的角度出發(fā)，挖掘檔案的價(jià)值，發(fā)揮原始信息的憑證和參考作用，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化事業(yè)服務(wù)。正確認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案“管”與“用”之間的關(guān)系是做好企業(yè)檔案管理，進(jìn)行企業(yè)檔案管理人員能力建設(shè)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵字：企業(yè)檔案;檔案人員;檔案管理能力

一、企業(yè)檔案工作人員核心能力

1.企業(yè)檔案管理

企業(yè)檔案管理的對(duì)象是檔案，企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面檔案。企業(yè)檔案管理是指企業(yè)檔案工作人員按照國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)檔案管理規(guī)定，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)科研等活動(dòng)中產(chǎn)生的紙質(zhì)、電子、實(shí)物等各類檔案實(shí)體進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，進(jìn)而維護(hù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展歷史記錄的完整性、系統(tǒng)性、安全性與可用性，企業(yè)檔案的“管”與“用”是現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)，是企業(yè)檔案工作順利開展的保障，也是檔案工作人員最基本的能力。

2.企業(yè)檔案利用

企業(yè)檔案服務(wù)的對(duì)象是企業(yè)檔案利用者，檔案利用是檔案利用者通過(guò)檔案系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足檔案利用者需求的過(guò)程，是檔案管理的最終環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案利用工作，是指企業(yè)檔案部門為滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的利用需要，為企業(yè)工作人員提供各種形式的文檔利用。開展檔案利用，服務(wù)企業(yè)發(fā)展是企業(yè)檔案工作的最終目的，新時(shí)期檔案利用在企業(yè)檔案工作中處于中心環(huán)節(jié)，占有突出地位，充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案利用的重要性，為企業(yè)檔案利用服務(wù)，也是企業(yè)檔案工作人員的重要的能力。

二、企業(yè)檔案管理與利用之間的關(guān)系

1.企業(yè)檔案管理與利用的正相關(guān)關(guān)系

企業(yè)檔案管理與利用之間存在正相關(guān)關(guān)系。企業(yè)檔案管理是企業(yè)利用檔案、發(fā)掘檔案價(jià)值、服務(wù)企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，做好企業(yè)檔案管理工作才能更好的提供檔案利用。企業(yè)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于企業(yè)檔案管理水平的不斷提高，企業(yè)檔案管理水平則要適應(yīng)企業(yè)不斷增長(zhǎng)的檔案利用需求。

2.企業(yè)檔案管理與利用的矛盾關(guān)系。企業(yè)檔案管理與利用之間存在著矛盾關(guān)系。企業(yè)檔案管理的對(duì)象是檔案，企業(yè)檔案的服務(wù)對(duì)象是企業(yè)檔案的利用者，企業(yè)檔案管理與利用所要解決的基本矛盾即是企業(yè)檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與企業(yè)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。企業(yè)檔案的管理與利用二者之間處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過(guò)程中，從而推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。從企業(yè)檔案管理的發(fā)展歷程來(lái)看，企業(yè)檔案管理通常由非獨(dú)立部門到獨(dú)立部門、由檔案簡(jiǎn)單管理到深層次的開發(fā)利用、由傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理到現(xiàn)代科學(xué)管理、由傳統(tǒng)手工管理到計(jì)算機(jī)智能管理而發(fā)展的。

三、提高企業(yè)檔案工作人員核心能力

正確認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案“管”與“用”之間既相互促進(jìn)又相互矛盾的關(guān)系，做好企業(yè)檔案的管理利用，需要解決三個(gè)方面的問(wèn)題。一是企業(yè)檔案管理前端，企業(yè)檔案管理人員需要掌握檔案管理基礎(chǔ)理論，方法以及國(guó)家法規(guī)標(biāo)準(zhǔn);二是企業(yè)檔案管理后端，企業(yè)檔案管理人員需要深入本單位核心業(yè)務(wù)，了解用戶切身需求;最后企業(yè)檔案“管”與“用”的中間，就是企業(yè)檔案人員的橋梁作用，新時(shí)期企業(yè)檔案工作人員需要在做好傳統(tǒng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上，搭建檔案管理者與檔案利用者之間的平臺(tái)，傳遞文檔價(jià)值，這個(gè)環(huán)節(jié)，尤其需要運(yùn)用到信息化相關(guān)手段，提高文檔服務(wù)的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化和流程化，提升檔案用戶的體驗(yàn)與滿意度。

1.前端：檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)

（1）掌握企業(yè)檔案管理理論。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，企業(yè)檔案人員必須學(xué)習(xí)了解檔案管理的相關(guān)理論。檔案管理理論最基本包括“來(lái)源原則”“文件生命周期理論”“檔案鑒定理論”等。“來(lái)源原則”要求企業(yè)檔案管理人員按照企業(yè)檔案的來(lái)源進(jìn)行整理分類，保持同一來(lái)源的檔案不可分散、不同來(lái)源的檔案不得混淆的整理原則，以方便企業(yè)檔案的保管利用;“文件生命周期理論”需要企業(yè)檔案工作人員準(zhǔn)確把握企業(yè)文檔從最初形成到最終銷毀或最終永久保存的這一動(dòng)態(tài)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的高效化，以利于企業(yè)檔案的保管利用;“檔案鑒定理論”需要企業(yè)檔案工作人員對(duì)企業(yè)檔案的價(jià)值進(jìn)行整理和判定，挑選有價(jià)值的企業(yè)檔案進(jìn)行保存，對(duì)無(wú)價(jià)值的企業(yè)檔案進(jìn)行銷毀，最終實(shí)現(xiàn)有價(jià)值企業(yè)檔案的管理。

（2）了解企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)制度。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，新時(shí)期企業(yè)檔案人員必須深入學(xué)習(xí)了解相關(guān)企業(yè)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)檔案管理法律規(guī)范可以分為檔案法律、相關(guān)檔案管理的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB）、檔案行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范（DA）以及企業(yè)自身檔案管理標(biāo)準(zhǔn)（如下表：核電企業(yè)檔案管理參照的上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范）。企業(yè)檔案工作人員在企業(yè)檔案管理中，除基礎(chǔ)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，需從國(guó)家法律、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及企業(yè)集團(tuán)制度等方面的規(guī)范學(xué)習(xí)，提升自己對(duì)企業(yè)管理利用的總體把握，在達(dá)到制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)下，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案保管、利用之間的平衡。

制度層級(jí) 相關(guān)制度

國(guó)家法律 《中華人民共和國(guó)檔案法》

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》等

行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 《核電文件檔案管理要求》、《核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》等

集團(tuán)/中國(guó)核電制度 《中核集團(tuán)檔案工作管理規(guī)定》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》等

2.中間：企業(yè)檔案保管利用的平臺(tái)、渠道

（1）熟悉企業(yè)檔案業(yè)務(wù)。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，企業(yè)檔案人員必須熟悉企業(yè)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的管理利用。企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)以企業(yè)檔案保管利用為中心開展，包括本企業(yè)檔案管理的綜合規(guī)劃、檔案收集整理、檔案保管維護(hù)修復(fù)、檔案資源開發(fā)利用以及電子文檔管理等（如下表）。

企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)

企業(yè)檔案管理的綜合規(guī)劃 企業(yè)檔案管理制度制定;企業(yè)檔案人才培養(yǎng)、調(diào)查統(tǒng)計(jì)、檔案績(jī)效評(píng)估等;文書、科技、工程等各類檔案業(yè)務(wù)流程整合;與相關(guān)單位檔案工作交流學(xué)習(xí)

收集整理檔案 文件、檔案分類體與保管期限制定;企業(yè)各類載體檔案收集;企業(yè)檔案的分類編目;檔案價(jià)值鑒定與銷毀

保管維護(hù)檔案 檔案庫(kù)房環(huán)境;檔案設(shè)備設(shè)施布置;檔案修復(fù)整理;檔案保存與容災(zāi)

檔案利用 檔案線上、線下查閱、利用;檔案編研;檔案展覽;企業(yè)圖情信息資源咨詢

電子文檔管理 電子檔案鑒定、清理、備份、保存、銷毀、安全管理等

（2）制定本單位企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，企業(yè)檔案人員必須制定本單位企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度。無(wú)規(guī)矩不成方圓，企業(yè)檔案管理利用工作的開展，需要相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度進(jìn)行規(guī)范。企業(yè)檔案工作人員應(yīng)以企業(yè)檔案管理利用為核心，制定包括企業(yè)文檔工作大綱、文檔制度（文件管理、檔案管理、文檔資源開發(fā)利用、科技情報(bào)管理等制度）、工作細(xì)則（檔案庫(kù)房管理、文檔數(shù)字化、聲像檔案管理等）以及文檔工作規(guī)范（文檔元數(shù)據(jù)、電子文件技術(shù)規(guī)范等）等相關(guān)制度。

（3）了解企業(yè)檔案利用需求。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，企業(yè)檔案工作者必須了解企業(yè)檔案的利用需求。檔案利用是企業(yè)檔案管理環(huán)節(jié)的最終過(guò)程，企業(yè)各業(yè)務(wù)部門、專兼職檔案工作人員為檔案所作的一切努力最終目的就是為企業(yè)利用檔案提供服務(wù)。企業(yè)檔案工作的開展應(yīng)以企業(yè)檔案利用需求為基礎(chǔ)開展，脫離檔案利用，企業(yè)檔案管理工作就是無(wú)根之木。

3.后端：保障企業(yè)檔案的利用

（1）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，企業(yè)檔案工作者需要加強(qiáng)企業(yè)文檔工作的信息化。新時(shí)期在檔案管理過(guò)程中，要全面應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)企業(yè)各類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，并依托網(wǎng)絡(luò)提供在線利用。新時(shí)期企業(yè)檔案管理的模式已逐漸從傳統(tǒng)以檔案實(shí)體保管和利用轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檔案資源的開發(fā)利用并提供服務(wù)。企業(yè)檔案管理的信息化是拓寬檔案利用途徑的基礎(chǔ)，深度挖掘企業(yè)文檔資源，為企業(yè)發(fā)展提供知識(shí)支撐，必須不斷加強(qiáng)企業(yè)的信息化管理能力。

（2）搭建企業(yè)檔案信息利用平臺(tái)。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，新時(shí)期企業(yè)檔案工作者要完善企業(yè)檔案信息服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，搭建檔案管理與利用之間的橋梁。現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用也為檔案利用提供了多樣化的途徑，企業(yè)文檔部門可根據(jù)實(shí)際情況提供包括文檔系統(tǒng)在線查詢、閱覽室查閱、電話、郵件、公司網(wǎng)站主頁(yè)、文印室等多種途徑。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文檔工作領(lǐng)域的應(yīng)用，通過(guò)文檔管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案在線檢索、查閱、下載是企業(yè)檔案利用的主要途徑，同時(shí)，針對(duì)紙質(zhì)檔案借閱可以通過(guò)公司閱覽室、文印室等途徑查看。

（3）做好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)服務(wù)。解決檔案“管理”與“利用”之間的矛盾，企業(yè)檔案人員需要做好企業(yè)檔案信息資源的利用，挖掘企業(yè)檔案的隱藏價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展提供知識(shí)服務(wù)。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理過(guò)程中，歸檔入庫(kù)時(shí)文檔生命周期的結(jié)束，但檔案作為企業(yè)發(fā)展的重要見證，同時(shí)蘊(yùn)藏著重要的企業(yè)信息資源可為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供支撐，現(xiàn)代企業(yè)要求檔案工作者貼合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的需求去思考企業(yè)檔案信息資源開發(fā)工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的主動(dòng)開發(fā)而非被動(dòng)利用，使企業(yè)檔案資源成為真正的智力資源，不斷提高開發(fā)的廣度和深度。

綜上，隨著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作者需要正確認(rèn)識(shí)檔案“管”與“用”之間的關(guān)系，提升自己檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)水平，深入挖掘企業(yè)檔案的隱藏價(jià)值，在做好檔案見證的同時(shí)，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)展提供知識(shí)資源。

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作者簡(jiǎn)介：張軍帥（1995-），中核國(guó)電漳州能源有限公司信息文檔處。