醫院文書檔案整理問題及對策

摘 要：醫院文書檔案是指在醫院日常管理過程中形成的具有保存價值的公文材料。隨著醫療衛生事業的發展，以及醫療衛生體制改革的深入，通過加強醫院文書檔案管理，做好醫院文書檔案整理是后期文書檔案查詢、利用的前提和基礎，做好醫院文書檔案整理，對提升醫院檔案管理質量，增強醫院管理規范化具有積極的現實意義。本文首先分析了醫院文書檔案整理的基本內容，以及醫院文書檔案整理的主要步驟，并在當前整理工作常見問題的基礎上，有針對性地提出了解決對策，對進一步規范醫院文書檔案整理具有積極的參考意義。

關鍵詞：文書檔案整理;醫院文書;歸檔

前言

醫院文書檔案整理是指對在醫院日常管理過程中形成的具有保存價值的公文材料進行整理，并使這些具有保存價值的公文材料按照一定方法組成案卷，使其呈現出系統性。做好醫院文書檔案整理工作，不僅是醫院日常公文處理的重要環節，也是公文管理的重要內容。為此，專門出臺并修訂了《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015），使醫院文書檔案整理有了更為明確的操作指南。做好醫院文書檔案整理，對提升醫院檔案管理質量，增強醫院管理規范化具有積極的現實意義。

一、醫院文書檔案整理基本內容

醫院文書檔案整理工作的內容主要包括全宗劃分、排列、文書立卷、案卷排列與編號、案卷目錄編制等內容。根據醫院行政管理和醫療衛生事業特點，具體來說，醫院文書檔案整理的內容主要包括三個方面內容：系統排列和編制文件案卷目錄。一是按照要求和方法，對已經立卷的醫院文書進行排列、編號和分類，并對醫院文書進行系統整理，再以案卷目錄形式固定。二是局部調整。對已經整理的醫院文書檔案中的不完善、不合理、不符合相關要求的進行微調。三是全過程整理。對醫院文書的整理應包括立卷、全宗劃分和排列實行全過程整理。

二、醫院文書檔案整理基本步驟

1.裝訂

就是對已經打印好的醫院文書檔案以件為單位裝入準備好的檔案夾。醫院文書檔案的裝袋順序通常為：正文—附件—收發文辦閱單順序;醫院文書正文—定稿順序;文書轉發—文書被轉發順序;批復—請示;復函—來函順序等等。

2.分類

醫院文書檔案以一文一件為歸檔分類法，具體又分為年度、機構、保管期限等若干不同分類法。具體可參照《歸檔文件整理規則》《文書檔案案卷格式》《檔號編制規則》等規定和要求進行分類整理。如：“年度—機構（問題）—保管期限”或“年度—保管期限—機構（問題）”，實行三級分類。

3.編號

本著一個文書檔案一個編號，編號應符合應用文書形成規律和特點，且選擇編號的方式應保持一定穩定性，以及可擴充性和簡單性原則，編制好醫院文書的全宗號、門類代碼、年度、件號、保管期限等等。

4.編目

醫院文書檔案編目應結合醫院文書特點和規定編制具體的歸檔文件目錄，逐件編目。包括序號、檔號、密級、頁數、備注等編目內容。并根據盒打印后將編目放置盒中，電子目錄輸入計算機中，作為后期的檢索使用。

5.裝盒排架

待醫院文書檔案裝訂、分類、編號、編目完成后，需要將其裝入檔案盒，根據檔案內容和要求認真填寫盒脊及備考表等。根據不同分類，將整理裝盒的文書檔案上架排列。其中，按“年度—機構—保管期限”裝盒的文書檔案，應按機構（問題）序列上架排列管理，有利于實體檔案管理。按“年度—保管期限—機構”的，形成醫院文書檔案應按保管期限上架排列，這種排架方式更易于檔案移交進館。

三、醫院文書檔案整理常見問題分析

1.歸檔范圍不夠明確

醫院文書檔案具有內容多、涵蓋領域廣，且從事醫院文書檔案整理的多是行政管理人員，如辦公室或人事部門兼任，且檔案管理人員的流動性較大，導致對醫院之前已經編制的《文書檔案保管期限表》了解甚少，對于哪些文書應納入歸檔范圍，哪些文書檔案不宜納入不清楚，常常導致不應歸檔而歸檔，應歸檔而缺失。如，未將上級醫療行政管理部門對本院批復或意見材料列入整理范疇，影響后期檔案查詢、利用。

2.跨年度文件歸檔難

醫院文書資料中包括成文時間、批準時間、發文時間等，尤其是在每年年底的時候，一些重要文書檔案在時間落款上存在跨年度特點，有的將年初發文落款日期標注為上一年底，常將其作為新的一個年度文件進行歸檔。

3.文件頁碼編寫錯誤

醫院文書檔案頁碼編寫通常需要以件為單位，由于文書材料自身有頁碼，這時常常出現以原頁碼編寫或者只編寫文件正面，背面頁碼未編寫，或者僅編寫奇數頁或者偶數頁。對較大紙張風琴式折疊的又出現重復編寫頁碼現象，這些現象都會造成醫院文書檔案在編寫頁碼時重號、漏號、跳號、錯號等等不規范問題。

4.檔案裝訂不符規范

醫院文書檔案通常包括正本、附件、審單、文稿等組成，在實際中出現的檔案裝訂不規范現象較多的表現為：文稿訂書釘未取下，回形針未取下便直接裝訂，甚至一些還留有夾子的文稿也被直接納入歸檔裝盒。也有歸檔備考表缺失等問題。

四、醫院文書檔案整理對策建議

醫院管理中的一項基礎性、重要性工作便是對醫院文書檔案進行整理，醫院文書檔案整理的質量會直接影響到后期的檔案查詢利用，也是醫院管理水平的重要體現。做好醫院文書檔案整理應做到：

1.立足實際劃分歸檔范圍

確立醫院文書檔案的歸檔范圍應秉持“凡能體現醫院工作主要職能活動，具有查考價值的文件材料都應納入歸檔范圍”。根據這一原則，納入醫院文書檔案保管的范圍有：上級醫療行政主管部門的批復，以及其頒發、需要醫院執行的決議、決定、規定，以及其他法規性文件;上級醫療行政主管部門以及本院領導的重要指示、講話，每年度的工作計劃、總結、醫院的各項規章制度，醫院黨、團、工會、婦委會、共青團等重要文件材料;任免文件等等。上級醫療行政主管部門普發供參閱、無需辦理的文件、抄件，以及未定稿的征求意見等文件則不屬歸檔范圍。

2.把握文書檔案內在聯系

醫院文書檔案是在醫院日常管理中形成的，在對這些檔案資料進行整理時，應嚴格按照其內在聯系、形成規律和特點進行整理，既要注重文書檔案的來源，也要結合醫院文書檔案的形成時間，還要根據文書檔案的形成內容及具體形式，進行整理。所謂來源，是指根據醫院及其內設機構或其行政管理單位的不同，形成的文書資料，整理時應保持相應聯系。如衛健委、地方黨委政府的通知、意見、公報等;時間上，是指保持檔案形成機關檔案時間上的聯系性，如，某醫院及其內設各部門2018年度工作計劃或總結;內容聯系，則是指某份文書檔案是在解決某項問題而產生的，整理時要注重其內容的內在聯系性。如，某市衛健委有關某醫院改造工程的請示、批復、通知等等。形式聯系，則根據文書檔案載體、種類進行整理。

3.嚴格遵循文件排列次序

醫院文書檔案的整理以件為單位，在整理每一份醫院文書檔案時應嚴格按照相應的次序進行排列，如，印件在前，定稿放在后;來文與復文作為一件時，應將復文放在前，來文在后等等。通過嚴格的排序做到整理的規范性和科學性。

4.提升文書檔案整理信息化水平

隨著計算機信息技術的快速發展，及其信息技術在醫院文書檔案整理中的應用，應不斷提升文書檔案整理的信息化水平也是適應時代發展的現實需要。首先，是要注重醫院文書檔案整理的基礎性工作。為檔案管理部門添置必備的計算機、復印機、掃描儀，以及縮微設備等，按照“十防”標準和要求高標準建設檔案庫房。其次，是要加強醫院文書整理的軟件建設。開發或購買專業檔案管理軟件，與醫院行政管理OA系統實現無縫銜接，實現文書資料的自動收集，拓寬文書檔案資料來源。并對相關管理軟件及時做好更新。最后，統一管理軟件，并定期對檔案管理軟件系統進行升級、更新和維護，使檔案整理軟件能夠滿足醫院文書檔案業務整理的現實需要。

五、結語

綜上，醫院文書檔案整理工作，既要從思想上給予高度重視，成立檔案管理專業部門，配置相應的專業人員，加強業務知識培訓。把握文書檔案內在聯系，嚴格做好文件次序排列，提升文書檔案整理工作的信息化水平，為醫院檔案整理奠定扎實基礎。

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作者簡介：陳碧蘭（1991-），女，廣東醫科大學附屬第二醫院檔案辦科員