對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究

陳倩

摘 要：辦公室文書檔案收集與歸檔工作涉及眾多信息的交流，在這個(gè)有價(jià)值信息等于有價(jià)值資源的時(shí)代，對(duì)許多單位與企業(yè)有舉足輕重的影響。正是因其具備的重要性，如何做好辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理，發(fā)揮信息資源的價(jià)值，成為值得思考的問(wèn)題。文章從辦公室文書檔案收集與歸檔工作中切實(shí)面臨的問(wèn)題出發(fā)，對(duì)其進(jìn)行剖析，并針對(duì)這些問(wèn)題提出建設(shè)性意見，以期為做好文書檔案收集與歸檔工作管理提供幫助。

關(guān)鍵詞：文書檔案;收集;歸檔工作;管理

辦公室文書檔案收集與歸檔工作，主要是指對(duì)記錄重要數(shù)據(jù)與事項(xiàng)的文件進(jìn)行收集歸檔并管理、維護(hù)，這項(xiàng)工作能夠很大程度為單位或企業(yè)的決策、運(yùn)轉(zhuǎn)提供幫助。由于時(shí)間積累，辦公室涉及的事務(wù)逐步增多，如此一來(lái)文書檔案也逐步積累，而由于文書檔案的基礎(chǔ)數(shù)目與相應(yīng)工作的難度呈正比，所以由于這種積累，文書檔案的收集與歸檔工作難度也會(huì)增加。除此之外，在辦公室文書檔案收集與歸檔工作中，還存在文書檔案管理體系不夠完善等問(wèn)題，如何解決這些問(wèn)題，通過(guò)提高管理效果達(dá)到管理目的，是相關(guān)工作中面臨的問(wèn)題。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作中存在的問(wèn)題

1.相關(guān)工作人員對(duì)該工作認(rèn)識(shí)不足，缺乏相應(yīng)的觀念

辦公室文書檔案收集與歸檔工作涉及多個(gè)部門與較多人員，不是某個(gè)人、某部分工作人員閉門造車就能完成的工作。由于涉及部門與人員較多，這其中難免存在部分相關(guān)工作人員對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作認(rèn)識(shí)不足，缺乏相應(yīng)觀念的現(xiàn)象。文書檔案是關(guān)于單位或企業(yè)各項(xiàng)行政管理工作的實(shí)況記錄，會(huì)涉及數(shù)據(jù)、事項(xiàng)等內(nèi)容，這些信息資源并非捏造而來(lái)，需要相關(guān)部門提供真實(shí)內(nèi)容，在此過(guò)程中，若提供者對(duì)文書檔案收集與歸檔工作認(rèn)識(shí)不足，缺乏相應(yīng)觀念，會(huì)導(dǎo)致文書檔案收集過(guò)程較為艱難，降低文書檔案收集的效率，甚至損傷信息資源的有效性。除此之外，若負(fù)責(zé)文書檔案的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員對(duì)自己的工作認(rèn)識(shí)不足并缺乏相應(yīng)觀念與專業(yè)能力，在完成自己負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容時(shí)積極性不高且缺乏專注，也會(huì)導(dǎo)致文書檔案收集與歸檔工作進(jìn)度拖沓，無(wú)法順利開展，同時(shí)對(duì)文書檔案收集與歸檔的質(zhì)量造成負(fù)面影響。

2.文書檔案收集與歸檔工作方式逐漸無(wú)法滿足工作開展需要，較為落后

在文書檔案收集與歸檔工作中，由于相關(guān)人員對(duì)該項(xiàng)工作缺乏重視等原因，導(dǎo)致相應(yīng)軟、硬件的建設(shè)較為缺乏，多是沿用前例依賴人力開展工作，在收集與歸檔工作方式上缺乏創(chuàng)新和改變，總體較為落后。由于文書檔案收集與歸檔工作，會(huì)隨著時(shí)間積累難度遞增，若固守陳舊的工作方式，時(shí)間一久就會(huì)發(fā)現(xiàn)當(dāng)下工作方式繁瑣拖沓、缺乏高效便捷的特點(diǎn)，會(huì)給相關(guān)工作人員開展收集與歸檔工作帶來(lái)較大壓力。總之，傳統(tǒng)落后的方式要求投入較多人員，且效率較慢，同時(shí)在分類歸檔過(guò)程中，由于不慎導(dǎo)致文書檔案歸檔出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性更大。

3.檔案管理體系不夠完善

辦公室文書檔案收集與歸檔過(guò)程中涉及的內(nèi)容較為繁雜，且任務(wù)量并不輕松，在本身工作開展較為艱難的情況下，檔案管理體系又缺乏完善，會(huì)導(dǎo)致難度進(jìn)一步提升，相關(guān)工作無(wú)法按照規(guī)定流程按質(zhì)、按量完成。缺乏完善的檔案管理體系，管理過(guò)程缺乏標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，會(huì)導(dǎo)致收集與歸檔工作開展效率變低，歸檔文件內(nèi)容缺乏連續(xù)性、完整性，即歸檔文件內(nèi)容存在缺失不全的情況。除此之外，還可能因?yàn)闄n案管理體系存在缺陷，給相關(guān)人員偷奸?；臋C(jī)會(huì)，導(dǎo)致檔案文件的內(nèi)容缺乏真實(shí)性，在相關(guān)數(shù)據(jù)與事項(xiàng)的記錄上存在偏差?？偨Y(jié)來(lái)講，就是檔案管理體系不夠完善，會(huì)影響收集與管理開展的質(zhì)量與效率，讓檔案文件的信息資源價(jià)值受損，可能會(huì)為單位或企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展帶來(lái)不良影響。

二、針對(duì)上述問(wèn)題，提升辦公室文書檔案管理質(zhì)量的幾點(diǎn)意見

1.提高相關(guān)工作人員對(duì)文書檔案收集與歸檔工作的認(rèn)識(shí)，完善相應(yīng)的觀念

為避免因?qū)ξ臅鴻n案收集與管理工作認(rèn)識(shí)不足，觀念欠缺導(dǎo)致的相應(yīng)問(wèn)題，應(yīng)把提高相關(guān)工作人員的相關(guān)素質(zhì)提上日程。在這個(gè)過(guò)程中，要針對(duì)文書檔案收集與管理工作中職責(zé)不同的工作人員，制定不同的提高、完善計(jì)劃：

（1）針對(duì)相應(yīng)信息資源提供者

文書檔案的內(nèi)容必須具備簡(jiǎn)潔明了、真實(shí)可靠的特點(diǎn)。要保證其內(nèi)容真實(shí)可靠，那么要求信息資源提供者在一開始提供資料時(shí)，資料中包含的數(shù)據(jù)、事項(xiàng)等內(nèi)容就必須具備真實(shí)性與可靠性。并且為保證文書檔案收集與歸檔過(guò)程順利，那么在提供相應(yīng)資料時(shí)，提供者必須具有積極主動(dòng)的思想，認(rèn)真配合提供資源。因此，加強(qiáng)提供者對(duì)文書檔案收集與管理工作的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到自己負(fù)責(zé)部分的重要性十分有必要。關(guān)于加強(qiáng)的具體措施有兩點(diǎn)：第一，可通過(guò)向提供者科普文書檔案收集與歸檔的基礎(chǔ)流程，向提供者闡述他負(fù)責(zé)部分的重要性;第二，可設(shè)置相關(guān)衡量與管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不同部門工作人員提供的資料進(jìn)行質(zhì)量衡量，并對(duì)負(fù)責(zé)提供資料的人員落實(shí)管理，若提供者不負(fù)責(zé)任，提供的資料存在虛假、殘缺等情況，可對(duì)提供者采取一定的批評(píng)、懲罰措施并追究相應(yīng)責(zé)任，若提供的資料質(zhì)量非常好，則可進(jìn)行褒獎(jiǎng)。

（2）針對(duì)負(fù)責(zé)文書檔案收集與歸檔工作的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員

對(duì)負(fù)責(zé)文書檔案收集與歸檔的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，應(yīng)當(dāng)要求這部分人員著重了解文書檔案收集與歸檔工作的內(nèi)容和具體步驟，并對(duì)自己負(fù)責(zé)的工作有清醒認(rèn)識(shí)。對(duì)這部分人員觀念、能力欠缺的情況，其應(yīng)對(duì)措施如下。

第一，在文書檔案收集與歸檔工作的內(nèi)容分配與職責(zé)劃分前，就應(yīng)當(dāng)注重人才挑選，對(duì)相應(yīng)人員進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn)與考核，在培訓(xùn)效果較好且考核過(guò)關(guān)、對(duì)自身工作內(nèi)容與步驟有一定了解后再安排任職，從最初就盡量避免觀念、能力欠缺的情況發(fā)生。

第二，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須做好職責(zé)劃分，并對(duì)工作情況進(jìn)行不定期抽查核實(shí)，以抽查方式控制文書檔案收集與歸檔工作的質(zhì)量，對(duì)抽查不合格的文書檔案進(jìn)行重返改進(jìn)，并設(shè)置一定規(guī)則，對(duì)某些高頻率出現(xiàn)工作失誤（如文書檔案存在明顯錯(cuò)誤、歸檔錯(cuò)誤）的人員采取一定處罰，并對(duì)造成嚴(yán)重后果的人員進(jìn)行開除處理。

2.為滿足工作需求可結(jié)合當(dāng)下科技發(fā)展，對(duì)文書檔案收集與歸檔工作方式進(jìn)行優(yōu)化改良

目前，在多數(shù)單位或企業(yè)依舊是以人力為主導(dǎo)，來(lái)進(jìn)行文書檔案收集與歸檔工作。這種工作方式一個(gè)是人力資源投入大、擠占辦公空間，另一個(gè)是收集與歸檔工作效率較低，且存在一定失誤率。對(duì)于明顯存在缺陷、較為落后的文書檔案收集與歸檔工作方式，可結(jié)合社會(huì)科技發(fā)展，緊跟時(shí)代浪潮進(jìn)行一定優(yōu)化與創(chuàng)新。例如，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中的云技術(shù)與文書檔案收集與歸檔工作契合度較高，完全可利用該技術(shù)，把該技術(shù)引入文書檔案收集與歸檔工作，對(duì)現(xiàn)存的工作方式進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，在減少人員投入的同時(shí)提高收集與歸檔效率，并減少失誤率。利用互聯(lián)網(wǎng)中的云技術(shù)改進(jìn)文書檔案收集與歸檔工作方式，可在存儲(chǔ)大量文書檔案的同時(shí)，不擠占空間資源，亦不需大量耗費(fèi)紙質(zhì)資源，并且在調(diào)用相關(guān)文書檔案時(shí)，只需通過(guò)賬號(hào)密碼登錄云端，即可隨時(shí)調(diào)出檔案內(nèi)容，讓文書檔案在發(fā)揮其價(jià)值的過(guò)程更加快捷簡(jiǎn)便。總的來(lái)講，結(jié)合社會(huì)科技發(fā)展，將更具優(yōu)勢(shì)的新興技術(shù)應(yīng)用于文書檔案收集與歸檔工作，不管是在收集、分類、管理與后期調(diào)用上，都具備更大優(yōu)勢(shì)。

3.對(duì)檔案管理體系進(jìn)行逐步完善，避免因?yàn)闄n案管理體系存在缺陷導(dǎo)致的文書檔案收集與歸類問(wèn)題

完善檔案管理體系，主要從兩個(gè)方面出發(fā)：

（1）對(duì)人員管理制度進(jìn)行完善

對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作中涉及的部門及人員進(jìn)行科學(xué)管理，以良好的管理促進(jìn)收集與歸檔工作的順利開展。在對(duì)人員管理制度進(jìn)行完善的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合涉及的部門與人員的實(shí)際情況，要盡可能保證管理制度的可行性與效果。在制度中，要重點(diǎn)注意兩方面內(nèi)容：第一，應(yīng)當(dāng)對(duì)工作內(nèi)容與職責(zé)進(jìn)行明確劃分，某一崗位對(duì)應(yīng)的內(nèi)容與職責(zé)必須清晰，避免因劃分時(shí)含糊不清造成職責(zé)不明，最終影響收集與歸檔工作的開展。第二，對(duì)人員的工作質(zhì)量進(jìn)行定期考核，以此促進(jìn)辦公室文書檔案收集與歸檔的質(zhì)量。

（2）對(duì)文書檔案管理制度進(jìn)行完善

在對(duì)文書檔案管理制度進(jìn)行完善的過(guò)程中，要確保文書檔案安全，且內(nèi)容正確可靠。除去通過(guò)加強(qiáng)相關(guān)人員管理，以此保證文書檔案質(zhì)量與安全外，對(duì)文書檔案管理制度進(jìn)行完善時(shí)還應(yīng)留意兩點(diǎn)，這兩點(diǎn)分別為對(duì)歸檔期限進(jìn)行明確，以及對(duì)歸檔范圍進(jìn)行科學(xué)明確。這兩點(diǎn)中，前者可降低文書檔案管理的難度，后者可提高文書檔案的質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

文書檔案是對(duì)行政管理活動(dòng)真實(shí)情況的記錄，是對(duì)有價(jià)值信息資源的分類、加工與儲(chǔ)存的過(guò)程，其收集與歸檔對(duì)相關(guān)單位與企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)與健康發(fā)展都具有深遠(yuǎn)影響。因此，做好辦公室文書檔案收集與歸檔工作，正視并解決相關(guān)工作中切實(shí)存在的問(wèn)題，為相關(guān)單位與企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展提供有效幫助，是當(dāng)前相關(guān)工作開展時(shí)必須注重的部分。

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