淺析電子政務文件的憑證價值

摘 要：在計算機和網絡信息技術廣泛應用的背景下，本文主要探討了在電子政務過程中產生的電子政務文件的定義和特點，憑證性和憑證價值，憑證性和憑證價值的關系。

關鍵詞：電子政務;電子政務文件;憑證價值

電子政務是信息時代的產物，它是將信息技術高度融合于行政管理的管理理念和技術方法等多個層面。自20世紀90年代初美國提出“信息高速公路”建設至今已經越來越快。越來越廣地從發達國家進入世界所有的國家。我國自改革開放后電子政務也悄悄進入我們生活的每一個領域。在電子政務繁榮的同時電子政務文件也大量產生。本文將從電子政務文件的定義和特點、憑證性及憑證價值、憑證性和憑證價值的關系等方面進行探討。

一、電子政務文件的定義

電子政務文件簡單的說就是在電子政務活動過程中產生的電子文件。從理論上考究這個定義是不完善的，準確的說是政府機關在履行其職能，處理日常事務和管理活動過程中形成、處理和保存的電子文件。理解和分析電子政務文件的定義，首先，要認識到它是電子文件的一個子集，而電子文件是文件的一個子集。其次，它是政務中形成、處理和保存的電子文件。因此對于電子政務文件的定義一定要考慮這兩個元素。何為電子文件，中國國家檔案局2016年8月頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）中對電子文件的定義描述為，“國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理和存儲的數字格式的各種信息記錄”。所謂電子政務是指“政務機構運用現代信息技術，打破原有組織機構界限，優化原有工作流程，辦理公務、管理政務、提供公共服務的一種模式”。這樣的模式，按照行為主體的不同，電子政務可分為政府對政府（G2G）、政府對企業（G2B）和政府對公民（G2C）三種具體的應用模式。在這每個模式下，無論是政府內部、政府與政府間，還是政府與企業、政府與公民之間，都會因為職能的履行或活動的開展而同步產生大量的電子文件，這些文件不管其具體載體如何，都稱為電子政務文件。

二、電子政務文件的特點

“電子文件由內容、結構、背景組成”， 這三類要素缺一不可。其中內容是指“包含的表達作者意圖的信息，如標題、主題、摘要等信息”， 背景信息是指“電子文件責任者名稱、電子文件的形成時間、形成所在地、電子文件的接收者名稱、電子文件被抄送者名稱以及電子文件執筆者姓名、電子文件傳遞的優先次序、傳遞日期及附件、接收日期、電子文件形成的辦公機構的名稱……” ，結構是指“文件內容及信息的組織表達方式，如內容文字的段落安排，所使用載體、附件等方面的信息”。相對于傳統紙質文件而言，電子政務文件具有普通電子文件所擁有的特點：信息容易被更改，存儲的高密度和多種信息媒體的集成性，對載體的依賴性和可分離性等。這些特征是從電子文件的背景和結構上分析，而電子政務文件所具有的特點在其內容方面。因此電子政務文件的特點有：

1.政治性

其政治性是由其形成者和形成目的而決定，形成者是政府機關，形成目的是為行駛人民賦予的公權力、為人民服務而履行其職能，它是政府機關完成業務過程和成果的真實記錄。通過查看文件，公眾可以監督、審查政府的管理和服務是否合法，政府官員和機構能夠堅持自身的工作是否稱職。因此，作為電子政務文件它從產生到流轉到最后成為檔案，其完整生命周期都具有政治性。

2.權威性

電子政務文件的權威性，一是源于政府機構的權威性，二是源于電子政務文件本身所具有的格式規范性和法定權力的制約性。

毫不夸張的說，電子政務文件的大部分是公文，我們大家都知道公文是由國家機關和其他社會組織在行政管理活動中形成的具有法定效力和規范格式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。公文是由法定作者制成發布的，所謂法定作者，是指依法成立并能以自己的名義行駛權利、承擔義務的社會組織，包括國家機關、企事業單位和人民團體及其領導人。在電腦和信息技術還未在電子政務中采用時，是紙質的文書，具有權威性，近現代信息技術和電腦普及利用后就存在了電子政務文件，因此，電子政務文件同樣也與紙質文書具有權威性。

3.作者和讀者指定性

電子政務文件的作者只是政府機關的工作人員，是限于有權力進行寫作的作者和機構。在讀者方面也是有一定的限制，比如電子公文，其讀者有“主送機關”“抄送機關”和“傳達范圍”等。當然，有的告知性電子公文，如通告，指定的讀者還有發出公文的政府、企業之外，還有社會大眾。

三、電子政務文件的憑證性和憑證價值

1.憑證性

文件對于政府機關的重要性體現在它是機關信息資源最核心的組成部分，它既是履行職能、交流溝通、表達意思的現實工具，也是文件形成者活動軌跡的歷史記錄。“不論是為了便于今后開展工作，還是出于長期保存集體記憶的考慮，電子文件的管理都取決于機構對檔案來源原則的深入理解。這一原則集中體現了檔案作為機構活動憑證的含義，它適用于任何形式的檔案。”電子政務文件來源于政府機構，政府機構是政權實現和發揮的核心，因此對于電子政務文件所體現的憑證性也是顯而易見的。它不同于電子商務交易中的電子文件，那只是作為商務活動而形成的，其憑證性所覆蓋的面只是相對于商務領域，而電子政務文件大多是政府機構的法律法規、事務性的電子文件，或者外交、或者某項政策法律的執行，這些文件所起到的作用，可以細微到關系每個人民的生活，也可以重大到關系一個國家的各個方面的安全。所以電子政務文件的憑證性是極強的。但不是每份電子政務文件都有憑證性，只有完整的、真實的和可讀取的且反應政務機構履行其職責、發現機構的活動的電子記錄才具有憑證性。一份完整的電子文件由背景、結構和內容三個元素組成，由于電子文件失去了傳統紙質文件的載體固定性，電子文件也極易更改且不留痕跡，所以電子文件的內容真實性必須借助其背景信息和結構信息來體現其憑證性，因為背景信息和結構信息是賦予文件持久的詮釋能力，是電子文件作為業務活動證據的價值和效益最大化的必備條件。換句話說，電子文件的背景信息和結構信息也同樣具有憑證性。

2.憑證價值

“機構或個人在履行法定義務或處理業務事項過程中，作為證據和憑證而生成、接收和維護的信息”是頗具價值的業務資產。文件經過現行利用后被文件管理者或檔案工作者鑒定和歸檔保存成為檔案。“檔案的價值主要是指檔案這一客體對從事社會實踐活動的主體所具有的憑證和情報作用，而表現出的有用性和有用程度。”檔案的主要價值和一貫作用是其憑證性或證據性，是檔案不同于和優于其他文獻資料的最本質的特點。“電子文件的憑證價值就是電子文件對形成者或形成單位體現出的有關法律意義上的權利、義務和責任等方面的價值”。電子政務文件的憑證價值體現在為政府機構履行職能活動提供業務憑證性，為支持和保障訴訟、保留對政府機關活動證據而體現的法律憑證性（即電子證據），以及為政府機構積累用于證明和解釋政府各部門的信息資源奠定基礎成為電子檔案履行檔案的歷史憑證性。即電子政務文件具有業務憑證價值、法律憑證價值和歷史憑證價值。

3.二者關系

憑證性是源，憑證價值是流。價值是主體的需要與客體的屬性之間的關系，電子政務文件是其憑證性的物質承擔者，它進入電子政務活動領域，為政府機關工作者或文件管理者所利用，滿足了人們的主體需要，這樣它才實現了它從憑證性這一屬性進入憑證價值這一過程。即憑證性是憑證價值的基礎，憑證價值實為一份電子政務文件的使用價值。一份電子政務文件只有在擁有憑證性的條件下才能擁有憑證價值。憑證性是電子政務文件所具有的屬性，而憑證價值是因為主體對其需要時電子政務文件的憑證屬性被顯現出來時所體現的有用性。電子政務文件從內容上看，是各級政府機構在施政過程中產生和發布的與人民群眾生活、生產有關的公文，或者與企事業單位的生產、科研、教學活動相關的政策規定，或者是各級政府下設的某一專業領域的數據和統計，這些電子政務文件，從產生之時起，因為是對履行職能的記錄，只要它是真實的、完整的、并可讀的，那它一定具有憑證性。

綜上，電子政務文件成為政務活動中的主要載體形式的記錄，它“明確反映了作者的意圖，對于作者來說是行使職權、辦理公務的憑證，對接受一方來說是辦理公務的依據”，立此存照，據此為證，因而電子政務文件也同樣具有傳統政務文件所具有的作用和價值。

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作者簡介：賀長珍（1987-），女，武漢音樂學院，碩士.