關于做好財務檔案管理的若干思考

譚麗明

摘 要：無論是公共機構還是大學，財務檔案管理都是其中非常重要的一部分。它既是財政工作的重要組成部分，也是單位各項活動順利開展的保障，這顯示了它的重要性。為此，本文主要分析了做好財務管理的一些參考文獻，希望對財務管理的質量有一個好的作用。

關鍵詞：財務檔案管理;思考;措施

公共服務在當下的單位工作中發揮著非常重要的作用，其財務活動也表現出多樣化的特點，財務往來十分頻繁，必然會產生大量的會計檔案信息，其在當下的工作中也是非常重要的。在筆者工作的過程中發現很多的單位還是將紙質文件作為主要的檔案和數據保護方法。但是隨著中國社會經濟的發展，其數據的利用次數越來越多，且對于數據的準確性要求也越來越高，導致在當下的工作中僅僅用紙質檔案為主、電子檔案為輔的工作方式已經不能滿足當下的工作了。

一、財務檔案管理分類

財務檔案指的是相關的工作人員或部門在工作的過程中產生的相關數據檔案。財務檔案管理主要是對賬簿和會計報表進行規范和科學的管理。財務檔案的特點是穩定、專業和嚴謹。金融文件不光是有紙質的形式，還有電子的形式。隨著當下越來越多單位信息平臺的完善和改進，當下有越來越多的單位開始將紙質檔案數據向電子檔案發展，因此在當下檔案種類也在向著現代化和多元化的方向發展。除此之外，從文件的歸檔時間的角度來分析，檔案還可以分為一般性的常規文件和永久文件。

由于在之前的工作中，我國很多單位都缺乏相關的數據電子化的技術，因此有很多的單位重要信息數據依然是簡單的紙質形式，當下很多單位開始通過數字平臺將單位中之前的紙質化信息和檔案進行數據化，最終實現財務檔案的存儲和鏈接的數字化。通過數字化平臺，財務信息數據可以轉化為電子數據，便于存儲，更好地實現會計檔案信息的利用和共享。財務檔案管理信息化第一是節省了相關單位的紙質檔案管理成本，減少了不必要的麻煩;二是在當下的工作中可以有更高效的數據查詢，提高了工作效率，保證了數據的安全。

二、財務檔案管理現狀

1.專業人才不足

由于中國相關方面的技術發展起步較晚，因此在發展的過程中往往會存在很大的問題。筆者認為，在當下的工作中專業的人才和相關的工作人員在工作中起著非常重要的作用，但是由于在單位中很多都在人才角度上存在很大的盲點，嚴重影響了財務檔案管理工作中的工作效率。在當下的工作過程中，計算機化已經成為財務管理中最重要的趨勢，這必將嚴重影響財務檔案管理工作。除此之外，工作態度不嚴謹、工作質量不佳的工作人員在工作中產生了很大的負面影響。

2.管理缺乏規范

在考慮工作人員工作效率方面存在著很大的問題，無論工作如何進行，考核機制不完善，都會產生嚴重的影響。會計檔案管理工作的發展十分嚴格。當下很多的工作都缺乏對客戶的真正的理解，在工作的過程中沒有從客戶的實際需求出發，導致財務檔案管理工作往往會存在很大的問題，相關工作人員沒有考慮檔案管理工作的便利性和真實性，影響財務檔案管理工作的效率。

3.財務文件內容缺乏真實性

在當下的工作中存在著一個很大的問題，那就是很多單位都沒有重視其財務檔案管理工作的重要性，因此缺乏完善的工作機制，在工作中沒有及時記錄，而是盲目進行財務檔案管理。造成這個問題的主要原因是很多人認為財務檔案是過去式，其對以后的工作沒有什么作用，導致沒有重視財務檔案管理工作，這也是影響當下財務管理工作質量的主要原因。

4.檔案管理技術相對落后

檔案管理技術的落后是影響當下工作效率的主要原因。筆者在工作的過程中發現，很多單位都缺乏完善的財務檔案管理技術。有些單位內部的系統都沒有及時按照其內部實際情況進行更新，導致其在工作的過程很多的工作都受到了限制。落后的管理技術不光會影響工作的效率，甚至還會導致財務檔案信息的泄露，對單位造成嚴重經濟損失。

三、做好財務檔案管理工作的方向

1.提高財務工作的效率

隨著社會經濟的不斷發展，傳統財務檔案日益復雜和系統化的財務信息需求明顯難以滿足，基金賬戶的明細呈現多樣化。這就增加了對財務檔案管理工作的要求。中國仍處于發展階段，在此背景下，單位的財務檔案工作受到了廣泛的重視。因此，加強對財務檔案的管理，不僅為單位更好的發展提供強有力的數據支持，而且可以大大提高財務工作的效率。

2.能否很好地避免資金的浪費

對單位來說，財政撥款的很大一部分用于履行公共職能和國家職能。因此，有必要嚴格控制資金的流動。然而，就我國現行單位的財務管理而言，浪費資金、挪用資金的情況時有發生。國家的財政資源沒有得到利用，這主要是因為沒有科學的資金管理。因此，合理進行財務檔案管理是十分必要的，這樣才能有效地防止資金的浪費和挪用，避免國家財政資源的浪費。

四、做好財務檔案管理工作的措施

有利于提高財政工作效率。隨著社會經濟的快速發展，傳統的、簡潔的財務文件機構顯然不再適用于復雜的系統和復雜的金融信息、基金賬戶的詳細描述的多維特征，難以管理金融文件。這對工作提出了更高的要求，也確定了財務檔案管理在財務管理中的重要地位。中國仍處于發展階段，從整體上看經濟水平和人民生活水平都有一定程度的提高。在新形勢下，高校財務檔案得到了高度重視和重組。

因此，良好的財務檔案管理可以為單位的整體發展提供科學的參考資料和數據。這樣不僅有助于提高財務工作的效率，也有利于防止金融混亂的發展。對于單位來說，大部分財政撥款用于履行國家職能或公共職能，必須嚴格控制資金的進出過程。然而，以前我國單位財務管理的現狀，資金挪用和浪費現象時有發生，造成國家財政資源的浪費。造成這些現象的主要原因是缺乏科學的資金管理。因此，要嚴格按照有關規定管理財政檔案，有效防止挪用和浪費資金，確保國家財政資源不被浪費。

1.加強相關人員的財務檔案管理意識，加強財務檔案管理隊伍建設

在當下的工作中首先需要為相關的工作人員養成正確的財務檔案管理意識，加強財務檔案管理隊伍的建設工作。

單位的工作人員對法律的意識較為薄弱，導致了很多違反規定事情的發生，所以在以后的財務管理工作中要加強工作人員的法律意識，保證財務管理人員依法辦事。不僅如此，單位還應該加強相關管理制度和會計管理制度的完善，保證工作環境有所約束，使其在有約束的環境中工作，提高會計工作人員的工作質量?，F在的社會是法治社會，遵紀守法是每個中國公民都需要做到的。但是在單位中仍然有工作人員在頂風作案，不顧一切，為了一己私欲損失單位和老百姓的利益，這樣的行為是為人所不齒的，這種損人不利己的行為應該得到強有力的遏制。因此在單位財務管理的工作中，單位要加強法律的宣傳，明確哪些行為是違法的、會承擔怎樣的后果。

2.加強財務檔案文件管理

現在的單位因為沒有系統的財務分析，導致了現在發展緩慢的問題。所以現在單位要想可以有發展就要將財務的分析重視起來。只有分析單位內財務的現狀，才能了解當下單位所處的環境，從而對未來經濟的發展趨勢進行合理的推斷，保證單位內部能平穩發展?，F在很多的單位還沒有將單位內財務分析重視起來，導致很多的單位無法對未來的經濟做出預測，從而提高企業應對風險的能力。所以在日后單位財務管理中加強對財務的管控，平衡收支，提高單位的前瞻能力，以達到提高內部的管控、促進社會發展的目的。

3.建立健全財務檔案管理制度

現在有些單位為了改善工作環境而盲目降低工作要求，導致很多的工作人員在沒有約束、沒有要求的環境中工作，在懶惰松散的環境中自然沒有好的工作效率，因此當下單位要建立一整套完善的財務工作人員管理機制，讓其工作在有約束的環境中，只有有約束了才能保證工作的高質量完成。當然，在制定相關的管理辦法時也應該綜合考慮到會計工作的靈活性，確保能讓會計工作人員接受這樣的管理辦法。只有日常工作有所約束了才能夠提高工作效率，促進單位的進步和發展。制度和政策的角度加強對財務檔案建設、管理和運用的重視。這可以為當前財務檔案信息的標準化和標準化提供重要依據，并有助于進一步提高檔案數據的真實性和共享性。

4.加強財務管理人員的專業技能考核

現在很多的單位中依然有會計工作人員是無證上崗，還有一些工作人員雖然有會計從業資格證，但是其會計相關的職業技能卻較差，這就直接導致了現在的單位財務工作的準確性差、工作效率差。會計是直接面對單位財務工作的工作人員，會計工作人員質量的好壞直接影響著單位的發展，所以要想促進單位的進步和發展，就要加強會計工作人員業務能力的培訓。單位可以不定期舉辦培養會計工作人員專業技能和職業素養的活動，讓品德和技能都很優秀的員工上臺進行講話，將自己工作的技巧或者對待工作的態度講給其他會計聽，讓他們在耳濡目染的過程中加強自身的修養。

五、結束語

財務檔案管理工作對任何業務單位都是非常重要和關鍵的。事實上，它是提高財務管理水平的重要基礎和前提。在當前信息時代背景下，為了更好地實現會計檔案管理的效率，有必要加強信息技術的應用，并在此基礎上，合理構建會計檔案信息管理平臺。把紙質文件轉換成數字文件。與此同時，有必要構建一個信息檔案管理機制，并實現快速查詢、檢索和整理會計檔案的信息管理平臺，這無疑會在很大程度上提高會計檔案的管理水平，從而實現機構的長期穩定發展。

參考文獻：

[1]尹淑紅.關于做好財務檔案管理的若干思考[J].環球市場，2018，（20）：103.

[2]潘曉紅.關于做好財務檔案管理的若干思考[J].辦公室業務，2018，（12）：113.