基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理服務體系建設

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展和應用，社會領域的各個方面都已經(jīng)不同程度的受到影響，高校的檔案管理工作同樣受到大數(shù)據(jù)的沖擊，而面臨前所未有的挑戰(zhàn)。對于高校來說，建立基于大數(shù)據(jù)的檔案管理服務體系迫在眉睫。本文闡述了大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理服務體系的基本特征，分析了大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理服務體系面臨的主要挑戰(zhàn)，在此基礎上提出大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理服務體系建設的對策。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案管理;服務體系

一、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理服務體系的基本特征

1.具備更高的工作效率。目前，關于檔案管理的很多方面諸如管理理論、管理技術和管理環(huán)節(jié)等都發(fā)生了深刻的變化。在高校中，檔案管理逐漸呈現(xiàn)出大檔案、大技術與大服務的趨勢。高校檔案保存了學校發(fā)展歷程的主要數(shù)據(jù)信息，尤其是學校發(fā)展關鍵時期的重要信息，這些信息對于學校來說具有很高的價值，而檔案館則是專門保存這些信息的機構。近年來，伴隨高等教育的不斷擴招，高校規(guī)模越來越大，檔案館所保存的數(shù)據(jù)資料也與日俱增，其中包括行政、教學和科研等方面的大量檔案資料，這些資料對學校發(fā)展是至關重要的。同時，已有檔案管理工作人員的工作負荷不斷增加，若堅持采用傳統(tǒng)的手工模式，則容易造成用戶查詢檔案信息困難、檔案信息無法共享等問題。這在一定程度上降低了檔案管理的工作效率，也無法滿足大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的需要。在大數(shù)據(jù)背景下，建設高校檔案管理服務體系，可以極大地提升檔案管理的工作效率和服務質量，進而為高校師生提供優(yōu)質滿意服務。

2.實現(xiàn)檔案管理信息化業(yè)務的再造。近些年，隨著高等教育的不斷改革和高校教師流動的頻率加快，高校檔案的生成速度與之前相比加快了很多，檔案數(shù)量在較短時期內呈現(xiàn)劇增的態(tài)勢。但是，據(jù)了解，還有不少高校依舊采用傳統(tǒng)的紙質檔案來保存相關資料數(shù)據(jù)，而高校目前檔案管理工作任務普遍比較繁重，且覆蓋的資料類型和內容多樣化。高校需要以信息技術為載體建設檔案管理服務體系，以滿足日益增加的檔案管理的需求。在大數(shù)據(jù)背景下，建設高校檔案管理服務體系能夠優(yōu)化檔案管理的工作流程，既有助于提升檔案管理的及時性、準確性和完整性，還有助于提高用戶查詢檔案信息的效率。

3.實現(xiàn)有效的遠程訪問和查詢。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術與傳統(tǒng)課堂以及黨政工作的結合，在線課程和黨政電子公文等數(shù)據(jù)開始大量產生，使得電子檔案隨之產生。另外，互聯(lián)網(wǎng)技術的推廣應用也促進了檔案館紙質版檔案的數(shù)字化，主要表現(xiàn)為：越來越多的紙質檔案資料和照片等需要利用掃描和翻拍等技術轉化為數(shù)字檔案。在大數(shù)據(jù)背景下，圍繞檔案使用者這個核心建設高校檔案管理服務體系，可以將檔案館與高校師生通過網(wǎng)絡緊密聯(lián)系起來，不僅打破了傳統(tǒng)的時空限制，還能為用戶提供愉悅的界面體驗和強大的服務功能，諸如遠程訪問、查詢、借閱和調用控制等功能，為高校師生提供更加便捷的服務。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理服務體系面臨的主要挑戰(zhàn)

1.高校檔案管理理念落后。目前，在大數(shù)據(jù)背景下，依然有不少高校的檔案管理工作人員墨守成規(guī)，沒有更新管理理念，對于檔案資料側重于保管，而忽略檔案的開發(fā)和利用，人力、財力和物力資源主要被用于檔案被動的收集和整理中，缺乏積極主動的檔案信息價值開發(fā)意識和服務意識，從而造成檔案管理服務能力不高，這已經(jīng)阻礙了高校檔案管理工作的健康發(fā)展。

2.“信息孤島” 現(xiàn)象普遍存在。在大數(shù)據(jù)背景下，高校面臨海量的數(shù)據(jù)信息，客觀上需要檔案管理工作人員具有較強的信息存儲和分析能力。據(jù)了解，目前，我國不少高校已建立了自己的檔案管理系統(tǒng)，表明這些高校已經(jīng)從思想上意識到了檔案管理工作的重要性，但是所運用的技術手段和方法卻不是最先進的，對于數(shù)據(jù)資料的分析僅僅停留在表層，很多時候只是簡單的分析和處理，無法深入挖掘獲取更多有價值的信息，同時，對于不同類型的檔案資源，無法有效建立資源之間的聯(lián)系，導致檔案資源的價值沒有充分釋放出來，從而造成信息孤島現(xiàn)象。此外，絕大多數(shù)高校的檔案管理系統(tǒng)只是針對高校內部檔案資源的利用和分享，不同高校之間無法實現(xiàn)充分的資源共享，這在一定程度上造成了資源的浪費，同時不利于高校間開展廣泛、深入的交流合作。總體來說，目前高校檔案管理系統(tǒng)的建設存在一定的缺陷，無法有效實現(xiàn)高效檔案資源的相互聯(lián)通，導致高校檔案資源整體上處于“信息孤島”封閉狀態(tài)。

3.高校檔案管理服務水平偏低。當前，我國大多數(shù)高校的檔案管理工作人員構成參次不齊，大多數(shù)員工都是非檔案管理相關專業(yè)，且缺乏檔案管理相關經(jīng)驗，檔案館也被高校視作安置其他部門能力較差員工的主要場所，總體來說，高校檔案管理服務人員數(shù)量短缺，質量偏低，很少有員工自愿選擇去檔案館工作的。另外，高校檔案館平時被學校忽視，遇到展覽、校慶等活動時才被利用起來，高校在檔案館建設方面投入的資金和人力也相當有限，檔案資源的利用率非常低，很多檔案資源都被閑置。在大數(shù)據(jù)背景下，高校的檔案管理服務人員隊伍相當薄弱，整體服務水平低下，進一步制約了檔案管理服務體系的建設。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理服務體系建設的對策

1.樹立檔案管理的大數(shù)據(jù)思維。在大數(shù)據(jù)背景下，高校需要從理念上樹立新的檔案觀，對檔案工作進行新的定位，強化大檔案、大數(shù)據(jù)和大資源的檔案意識。高校要讓各個部門和全體員工都樹立檔案意識，不再把檔案工作僅僅歸屬于檔案部門，只有全員樹立數(shù)據(jù)就是資源的大數(shù)據(jù)思維，方能推動檔案管理工作的創(chuàng)新和轉型。首先，高校通過將已保存的檔案資源進行整理加工，并建設檔案資源庫，把經(jīng)過加工采集為電子檔案的數(shù)據(jù)進行保存。其次，在高校檔案資源庫的基礎上，對檔案信息的價值進行充分分析，同時擴大檔案資源的收集范圍，將能被高校所用的檔案資源盡可能做好收集和歸類，同時以大數(shù)據(jù)技術為依托，廣泛采集結構化、半結構化以及非結構化的檔案信息，并進行優(yōu)化，建設高校內部檔案大數(shù)據(jù)庫。再次，努力探討高校間檔案資源的共享利用機制，打開檔案資源融合共享新局面，為廣大用戶提供全面深入的數(shù)據(jù)服務。

2.以“大檔案”指導服務體系的建設。高校首先需要強化檔案部門的服務屬性和檔案工作人員的服務意識，前提是檔案管理工作人員要掌握一定的信息處理能力，尤其是能夠利用大數(shù)據(jù)技術處理和加工相關的數(shù)據(jù)信息，為用戶提供所需要的優(yōu)質數(shù)據(jù)信息。其次，高校需要創(chuàng)新服務方式，突破過去的手動處理模式，將檔案管理工作與大數(shù)據(jù)有效結合起來，采用在線互動和信息共享服務等新型便捷的服務方式，以有效滿足用戶的差異化需求。高校應當重視檔案管理服務體系的建設，將其作為年度重點工作來抓，將責任落實到具體的個人身上，全面負責服務體系的建設。

3.建立基于大數(shù)據(jù)的檔案資源管理中心。高校在樹立大檔案觀后，還需要建立基于大數(shù)據(jù)的檔案資源管理中心。為將大量的檔案資源進行整合，高校檔案館需要建設全覆蓋的檔資源數(shù)據(jù)平臺，要實現(xiàn)這一目標，需要高校檔案管理工作人員重新界定歸檔范圍與歸檔時限，以及掌握不同業(yè)務數(shù)據(jù)平臺的優(yōu)缺點，以期將來自于不同平臺的數(shù)據(jù)結構進行優(yōu)化組合，整合高校不同業(yè)務部門的檔案資源。

首先，高校需要建立統(tǒng)一的標準來規(guī)范檔案數(shù)據(jù)資源。在高校，大量的信息孤島現(xiàn)象，不利于檔案資源的整合，具有統(tǒng)一標準的檔案資源信息庫可以實現(xiàn)檔案資源的有效整合。其次，不少高校的信息化建設工作比較滯后，沒有明確統(tǒng)一的規(guī)劃，每個業(yè)務部門的信息化建設工作各自為政，造成每個部門的業(yè)務數(shù)據(jù)標準和規(guī)范不一致，統(tǒng)計口徑不同，從而引起業(yè)務數(shù)據(jù)整合難度大。所以，高校急需建設統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)技術平臺，將來自于不同業(yè)務部門的各種類型的檔案資源整合起來，在此基礎上建立檔案資源數(shù)據(jù)中心。最后，針對不同的數(shù)據(jù)類型，也要做好數(shù)據(jù)整合工作，諸如文檔、圖片和音頻等數(shù)據(jù)形式，這些數(shù)據(jù)形式在大數(shù)據(jù)中占比達到80%以上。當前，大數(shù)據(jù)技術的應用已經(jīng)在一定程度上實現(xiàn)了結構化數(shù)據(jù)和非結構化數(shù)據(jù)間的整合，這為建立檔案資源中心提供了有力的支撐。

4.建立規(guī)范的檔案管理制度體系。管理規(guī)范需要相應的制度進行制約。在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理服務體系的建立同樣需要在制度的約束下進行。一方面既要符合現(xiàn)有的法律、法規(guī)和制度，另一方面要符合大數(shù)據(jù)的特點，堅持“互聯(lián)、開發(fā)、共享”的基本原則，建設標準規(guī)范的數(shù)字資源體系，確保高校檔案館之間所有的檔案資源在制度的約束下實現(xiàn)共享利用。同時建立有關檔案資源的收集、管理以及服務等具體環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)規(guī)范體系，與此同時制定一套與之相適應的操作流程，對檔案管理工作進行整體優(yōu)化，這些都從制度層面為高校檔案管理服務體系的建設提供了強有力的保障。

高校檔案作為記錄和保存高校各種具體活動的載體，構成了學校信息建設的重要組成部分，能夠真實反映學校的發(fā)展歷程，因此，檔案的服務功能必須最大限度的發(fā)揮出來。在大數(shù)據(jù)背景下，人們的學習、工作和生活方式發(fā)生了深刻的變化。如何在大數(shù)據(jù)背景下更好開展高校的檔案管理工作，順應大數(shù)據(jù)時代的要求，這是擺在高校檔案管理工作人員面前的一個重要挑戰(zhàn)。

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作者簡介：王利娟（1975-），女，漢族，湖南長沙人，湖南師大本科，單位：湖南城建職業(yè)技術學院，研究方向：檔案管理。