探討醫院后勤檔案管理的重要性及工作優化路徑

張艷

摘 要：近年來，我國的醫療改革得到了全面深化，這在很大程度上提升了我國醫療服務的水平，同時這也對我國醫院的管理工作提出了更高的要求。而后勤檔案管理是醫院檔案管理工作中的重要內容，其對于提升醫院檔案管理的所具有非常重要的作用。基于此，本文主要從醫院后勤檔案管理的重要性、存在的問題以及優化策略對醫院后勤檔案管理進行了分析和探討。

關鍵詞：醫院;后勤檔案管理;重要性;優化路徑

在我國新醫改大力推行的背景下，我國的醫療事業呈現出高速發展的趨勢，醫院的經營業務也在不斷的擴大。在這樣的情況下，醫院要想獲得可持續發展，那么就必須要做好醫院檔案管理工作。后勤檔案主要包括建設檔案、日常運行檔案、外包檔案三大類，這些檔案包含了醫院的方方面面。做好后勤檔案管理工作不僅能夠有效的提升醫院檔案管理的水平，同時也是確保醫院正常運行的重要保障。由此可見，做好醫院后勤檔案管理工作是非常必要的。

一、醫院后勤檔案管理的重要性分析

1.建設類后勤檔案管理的重要性分析

現如今社會各界對于醫療的重視程度正在不斷的提升，在這樣的背景下，醫院要想得到可持續發展，那么就必須要提升自身的競爭能力。這就要求醫院必須加強自身建設，擴大自身的經營規模。建設類后勤檔案主要包括醫院設計、招標以及建設等醫院建設過程中的各種建設資料，其能夠為醫院的建設設計和整體規劃提供參考依據。不過醫院在建設過程中所產生的檔案資料是非常繁雜的，并且這些檔案資料具有較強的階段性，再加上人員流動性較大，在對這些檔案資料進行收集和整理時需要耗費大量的精力。為了提升建設類后勤檔案管理的效率，醫院在后勤檔案管理的過程中，應當要結合自身實際情況，制定完善的檔案收集、整理和保存的程序，同時借助現代信息技術，對各種檔案資料進行信息化管理，以此來提升后勤檔案管理的效率和水平。

2.常規類后勤檔案管理的重要性分析

常規類后勤檔案主要包括醫院的水、電、氣的日常供應、設備的日常運行和維護、食堂運行、物資采購等醫院日常運行中的各項工作資料。醫院在日常運行的過程中會產生大量的檔案資料，而對這些檔案資料進行妥善管理則成為了醫院運行管理的重要工作內容之一。常規類后勤檔案管理工作的主要內容就是將醫院各項日常工作內容以及完成情況等進行記錄、匯總和整理，同時還需要定期的將這些內容進行公布，以此來為醫院各項日常工作的有序開展提供科學的參考依據。做好常規類后勤檔案管理工作能夠使得醫院的醫療服務水平得到大大的提升，進而促進醫院的健康發展。

3.外包類后勤檔案管理的重要性分析

醫院的建設發展的過程中，其經營業務會不斷的擴大。在這樣的情況下，很多醫院都會將一些后勤工作進行外包，以此來緩解醫院后勤工作的壓力，同時實現對醫院資料的優化整合和合理配置。不過將業務進行外包會存在一定的風險，這就需要醫院加強對外包業務的管理。而外包類后勤檔案管理的主要工作內容就是對醫院外包出去的后勤工作進行整理和總結，并在此基礎上，對醫院的外包情況進行分析和匯總，以此來為醫院規避外包風險提供科學的參考依據，最后再將這些外包資料進行管理和保存。隨著信息技術的不斷發展，社會的信息化程度正在不斷的提高，在這樣的時代背景下，醫院做好外包類后勤檔案管理工作對于其自身的健康、快速的發展具有非常重要的意義。

二、醫院后勤檔案管理中存在的問題

1.缺乏完善的檔案歸檔流程

在后勤檔案管理工作中檔案的歸檔工作是非常重要的工作內容之一，檔案歸檔工作的水平是檔案管理工作水平的重要體現。但是，由于部分醫院在日常管理工作中缺乏對后勤檔案管理的重視，并且沒有建立完善的后勤檔案管理制度，后勤檔案歸檔流程不完善，導致后勤檔案歸檔工作存在很多不規范的現象。比如，沒有按照統一的編制要求和檔案歸檔程序來對檔案進行歸檔，如此一來，就會加重后期后勤檔案查找的工作量，進而使得后勤檔案管理的效率得不到有效的提升。

2.檔案管理人員責任意識薄弱

醫院后勤檔案管理人員普遍缺乏較強的責任意識，而出現這種現象的主要原因為后勤檔案管理隊伍的流動性較大以及人員素質參差不齊，進而導致他們在實際工作中經常會出現很多的問題，比如，檔案資料收集不全面、檔案資料流向不清、檔案管理工作脫節等。另外，由于部分醫院對于后勤檔案管理工作的不重視，在醫院內部并沒有設立專門的后勤檔案管理部門，很多的后勤檔案資料都是由現場代表自己保存，項目實施之后的后勤方案資料也沒有及時的進行整理歸檔，導致很多的后勤檔案資料出現缺失，進而不能為醫院建設和日常管理工作的開展提供有用的信息數據。

3.維修工作檔案記錄不詳

隨著醫院規模的不斷擴大，醫院在建設過程中會對醫院的科室結構進行適當的調整。在對科室進行裝修或維修改造的過程中，必然會對房屋功能的部分結構進行改變，甚至會改變房屋原貌。但是很多醫院在房屋維修改造的過程中，都沒有進行相應的維修改造記錄，即便是有記錄的也會存在記錄不詳細等問題，導致建設類后勤檔案資料的利用價值被大大削弱，進而無法很好的為醫院的建設工作提供參考依據。

三、醫院后勤檔案管理工作的優化路徑

1.建立完善的后勤檔案管理制度

在我國全力推行新醫改的背景下，醫院必須要提升對后勤檔案管理工作的重視程度，以此來確保醫院的正常運行，提升醫院的醫療服務水平和綜合實力，進而促進醫院的可持續發展。而完善的檔案管理和檔案交接制度是確保醫院后勤檔案管理工作有序開展的重要保障。因此，醫院應當要結合自身的實際情況，按照新醫改的要求，在原本檔案管理制度的基礎上進行不斷的完善，從而使得醫院后勤檔案管理工作變得更加的規范。同時醫院還需要建立專門的后勤檔案管理部門，并為該部門配置專業的后勤檔案管理人員，明確他們的工作職責。另外，醫院還應當要制定科學的檔案管理流程，讓后勤檔案管理人員能夠嚴格按照檔案管理流程進行開展檔案管理工作，以此來提升醫院后勤檔案管理的工作效率和水平。

2.建立檔案管理人員長效培訓機制

后勤檔案管理人員是醫院后勤檔案管理的主要執行者，他們的專業水平和綜合素質能夠對醫院后勤檔案管理的水平產生直接的影響。作為一個合格的后勤檔案管理人員，不僅需要熟悉醫院日常運行的各項后勤工作，還需要具備對檔案資料進行收集和整理等工作能力，同時還需要熟練地操作各種現代化檔案管理辦公設備。因此，醫院必須要加強對后勤檔案管理人員的培訓工作，建立檔案管理人員長效培訓機制，以此來全面提升他們的工作能力。首先，醫院應當要加強對現有的后勤檔案管理人員的專業培訓工作，根據現有檔案管理人員的實際情況，制定相應的培訓目標和內容，并設置考核機制，將員工培訓的成績與他們的績效和職稱相掛鉤，以此來調動他們參與培訓活動的積極性，讓他們能夠及時的掌握更多最新的檔案管理知識和技能，從而全面提升他們的專業能力。其次，醫院應當要吸引更多的優秀人才投入到后勤檔案管理工作中來，以此來為后勤檔案管理部門注入新鮮血液。當新員工加入后，需要對他們進行專業的培訓，讓新老員工相互學習、相互影響，實現共同進步，從而有效的提升醫院后勤檔案檔案管理的效率。

3.提升檔案管理信息化水平

隨著信息時代的到來，很多先進的信息技術被運用到了醫院的各項管理工作當中，醫院的后勤檔案管理工作也不例外，這些先進技術的運用豐富了醫院檔案資料的承載形式，檔案資料也不只是紙質文檔了，電子數據、音像等檔案資料也相繼出現。這就要求醫院必須要加強后勤檔案信息化管理水平，在后勤檔案管理工作中應當要積極地引入各種先進的管理技術，采取信息化手段對后勤檔案資料進行收集和整理，同時將醫院歷史后勤檔案資料通過電子掃描的方式，以電子文件的形式保存在醫院的檔案資料庫當中，以此來避免檔案資料的丟失，確保醫院后勤檔案資料的完整性。并且通過信息化管理手段來對檔案進行管理，也能夠極大的提升檔案查閱和調取的效率，進而使得醫院后勤檔案服務的水平得到大幅度的提升。

4.做好監督和檢查工作

對醫院后勤檔案管理工作進行監督和檢查，是確保醫院后勤檔案管理工作一直保持高水平的重要保證。因此，醫院在完善后勤檔案管理制度的同時，還需要對檔案管理工作的監督和檢查機制進行完善。這就要求醫院應當要針對后勤檔案管理工作設置專門的監督和檢查部門，并配備專業的監查人員，通過定期的工作匯總情況，對醫院后勤檔案管理工作進行監督和檢查，對于其中存在的問題要及時進行分析和總結，并采取相應的改進措施。同時還需要對不合理的后勤管理制度進行及時的調整，以此來確保后勤檔案管理工作的科學性，進而促進醫院后勤檔案管理水平的不斷提升。

四、結語

綜上所述，醫院在日常經營管理的過程中會產生大量的后勤檔案，對這些檔案管理是一項非常復雜的工作。這就需要醫院充分的意識到后勤檔案管理的重要性和其中存在的問題，制定完善的后勤檔案管理制度，建立長效人才培訓機制，對后勤檔案資源整合的流程進行規范，同時采取現代信息技術來對醫院后勤檔案進行信息化管理，以此來提升醫院后勤檔案管理的水平，進而促進醫院的健康發展。

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