對事業單位檔案管理創新與改革新思路的探索

摘 要：隨著經濟和科技的發展，我國已經進入知識信息新時代。事業單位檔案管理工作也隨著時代的變化不斷轉變。本文講述了事業的單位檔案管理工作中創新和變革的重要性和管理內容，重點闡述改革與創新的方法，主要有：提升重視程度，創新管理理念、創新與改革檔案管理體系、提升檔案管理技術使用率、擴展投入資金渠道，希望可以提升檔案管理效率，促進事業單位穩步發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新與改革;新思路

一、事業單位檔案管理創新與改革的重要性

事業單位檔案管理過程涉及到的內容較多，所以其工作有一定的難度。檔案可以為單位發展提供數據上的參考，其管理是生產經營中的主要內容，如果單位員工出現利益上的損失時，可以利用相關檔案進行維權保護。另外，良好的檔案管理可以在一定程度上增強對單位的管理。總的來說，檔案管理在事業單位中，占有重要地位，是單位發展的重要基礎。

檔案管理過程中，對管理人員素質有嚴格要求，如果工作中忽視人員的要求，會降低檔案工作質量和管理效率，為單位的發展帶來隱患。事業單位檔案管理創新和改革，有下面幾點重要性：第一，站在單位的角度，領導可以依附檔案中的信息，進行決策的制定和優化，并且對單位工作中存在的問題進行分析和調整，提升工作時效性。第二，站在社會的角度，為單位的維護和改革依據上提供參考，面對問題時，結合自身情況具體問題，選擇適合單位發展合作方式。第三，以創新的角度，只有勇于創新和嘗試，才能總結出適合自身發展的模式，良好的檔案管理為其提供理論依據，更真實體現單位運行和發展情況。總的來說，只有不斷創新和完善檔案管理工作，提升其工作效率，才能促進機關事業單位更好的發展。

二、事業單位檔案管理的內容

1.收集工作

收集是事業單位檔案管理工作中最主要也最基本的環節，收集工作的質量決定著整體管理工作質量。工作人員為了提升檔案管理工作的效率和質量，就要在此環節中打下基礎，做好收集工作，防止檔案收集不全情況發生，如果出現這種問題，會影響后期工作的進行，不能為領導決策提供有效參考。因此，檔案管理人員要和有關部門溝通，確定收集工作的步驟，令其它部門明確檔案完整性的重要性，實際工作中，提升檔案收集意識。對于已保存的檔案，如果其他部門申請使用，檔案管理部門應督促及時歸還，做好保存工作。

2.整理工作

進行完檔案收集后，就要對其進行整理，主要是對檔案進行分類儲存，將收集來的材料編制成文檔，提升其條理性。該環節對事業檔案管理工作很重要，若缺少此環節，工作將毫無章法，不能及時找出需要的內容，同時會降低工作效率。工作人員需要做好分類整合，為后續工作提供保證。

3.鑒定工作

這一環節對工作人員要求較高，需要根據檔案的價值，決定保存時間長短。事業單位中工作內容復雜，涉及面較廣，檔案數量和種類比較多。要求管理人員對沒有價值和超出保存年限的檔案，進行銷毀，增加檔案儲存空間。在此過程中，最重要的是對檔案價值的判斷，需要管理人員熟悉單位運行流程，掌握工作重點，可以準確的挑選出符合標準的檔案，提升工作效率。

4.保管工作

最后是檔案保管工作，其質量決定檔案管理的水平，該部門要和其他部門合作，例如，財會部門進行資料的整理過程中，注意不損壞資料，保持檔案整潔，借此提升其壽命。如果工作中對資料隨意折損，不進行保護，那么其保管過程也會受到阻礙，不到保留期限檔案就不能使用，影響單位發展，嚴重的會為其帶來不可避免的損失。

三、事業單位檔案管理創新與改革的內容

1.提升重視程度，創新管理理念

隨著我國城市的發展和進步，新時期背景下，事業單位檔案管理工作要想提升其工作效率，需要突破創新，打破傳統墨守成規的形式，創新工作管理理念。事業單位要提升對檔案管理工作的重視程度，嚴格掌握檔案管理人員引進條件。加大檔案管理工作的宣傳，讓單位中所有部門和員工，都明確其重要性。事業單位要加強對管理人員的培訓，提升其綜合素質，保證其可以按照規定完成相關工作。培訓檔案管理人員時，單位領導多與其進行溝通，掌握其內心所想和工作思路，集思廣益，為創新工作內容和方法提供建議。讓檔案管理人員認識到自身工作重要性，就能在很大限度上減少工作失誤。領導要想辦法提升員工積極性，關注其工作狀態，對工作認真的員工給予一定獎勵，在內部創建良好的工作環境。單位領導可以借鑒其他單位管理成功的案例，汲取經驗，同時對檔案管理人員提供外出培訓學習和學術交流的機會，不斷改進和創新檔案管理工作。對于傳統檔案管理工作中，出現檔案缺失或者破損等問題，可以利用現代科技，創建電子檔案，通過信息技術對其進行收集、整合和保存。

2.創新與改革檔案管理體系

新時期檔案管理工作的創新和改革，是時代發展必然趨勢，也符合檔案管理工作要求。進行檔案管理制度的完善和優化時，需結合國家法律法規和自身實際情況。制度建設時不能只針對員工，也要對管理階層人員有所約束，體現“以人為本”的原則，讓員工感受到制度的平等，借此提升內部員工凝聚力。制定管理體系時，領導人員要和員工共同討論，讓所有人都參與進去，編制出適合單位發展的制度，約束員工工作的同時，還保證其權益。制定的制度要完善，包括創新性的獎懲制度、應急工作預案、工作流程等，讓員工做好檔案管理工作，減少檔案管理的風險。因為現在很多檔案管理工作，都需要使用信息技術，這就產生了新的問題，如計算機聯網運行工作時，可能出現病毒和黑客等威脅，造成儲存信息的泄露和缺失等問題，嚴重阻礙相關工作的順利進行。所以要引進計算機維護人員，對其進行安全防護，讓計算機的安全性得以保障。事業單位進行相關管理制度的編制時，要有所規定，如進行檔案管理工作的計算機，嚴禁進行外部網站和不明文件的訪問，禁止使用移動端進行電子檔案的傳輸，使用計算機工作后做好記錄。

3.提升檔案管理技術使用率

隨著技術的發展，檔案管理工作模式上有了很大的革新，其中管理手段的更新，主要依賴信息技術，通過建設數字化檔案管理和自動化檔案管理，提升技術使用率，實現革新手段。一方面，進行數字化檔案管理。事業單位檔案管理工作中，常見的數字技術有數字庫技術、加密技術、掃描技術等，對檔案的管理方法由傳統的紙質儲存，轉變為現在數字化檔案的管理，快速完成檔案的整理和保管等工作。數字化技術在檔案管理工作中的運用，實際上是利用信息技術創建統一的檔案管理信息平臺，在此完成檔案的管理工作。有效的檔案數字化建設，可以為事業單位實現社會效益創造條件。所以單位要加強數字化的建設，對檔案管理人員提供培訓和外出學習的機會，令其可以熟練使用計算機進行資料的保存。另一方面，進行自動化檔案管理。除了數字化管理，還需要使用自動化技術。事業單位中自動化技術在檔案管理中的運用包括電子標簽、數碼掃描識別和OCR識別等。在檔案管理中的運用，包括對資料信息的自動收集、自動整理、自動分類和關鍵詞的提取等。檔案管理的自動化，可以實現眾多檔案的一次性處理和自動處理。所以事業單位要加強自動化技術的建設，購置滿足適合的設備，為其工作奠定基礎，然后結合單位檔案管理的實際情況，選擇適合的管理形式，最后使用自動化管理，提升工作效率。

4.加強檔案保密管理工作

事業單位的發展和檔案信息有密切關系。所以進行檔案管理工作時，要對其中重要的資料做好保密工作。防止單位在發展過程中出現重要信息泄露的情況，借此保證其工作符合社會發展要求。保存檔案時，根據重要性的不同，選擇適合的保管形式，必要時可以調整檔案資料保管程序，將工作中可能出現問題的概率降到最低，為后期單位發展提供動力。因為單位長期運行過程中，產生眾多的資料，需要將資料放在相應庫房中，這就要管理人員定期進行檔案庫房的維護工作，如提升其安全性和保密性，令庫房的保密水平符合國家要求，避免不良人員進入庫房竊取資料。

5.擴展投入資金渠道

事業單位進行數字化檔案管理工作時，需要引進各種設備和管理軟件，如計算機、打印機、掃描儀、檔案管理軟件等，這就需要巨大的資金，就現在事業單位發展形式上看，最有效的方法是以多渠道形式籌集資金。只有籌集到更多的資金支持，才能保證信息化建設中設施的完善。事業單位檔案管理人員要和單位領導積極溝通，爭取更多的資金補助，利用建設專項資金的形式，促進信息化檔案管理的發展。籌集資金的方法有下面幾種：第一，要想得到地方政府對事業單位的撥款，需要做好檔案管理工作重要性的宣傳，令政府部門明確檔案管理工作的重要性，將信息化建設作為重要項目，借此提升財政審批率，給予資金和物質方面的支持。第二，積極動員社會各界人士，讓其認識到檔案管理工作和每個公民信息有緊密聯系，政府可以動員當地個人力量或者企業力量，為事業單位提供資金和設備等，借此解決信息化檔案管理建設問題。

綜上所述，隨著城市建設的完善，我國開始重視事業單位發展，其中檔案管理工作作為事業單位主要工作內容，要相應國家號召，進行創新和改革。通過擴展投入資金渠道、加強檔案保密管理工作、提升檔案管理技術使用率等，提升事業單位檔案管理工作效率。

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作者簡介：余志勇（1978-），男，廣東臺山人，檔案館員職稱，2009年1月畢業于華南師范大學教育管理專業，本科學歷，主要從事檔案管理工作和下屬事業單位檔案業務的指導工作。