高校實物檔案數字化及共享平臺建立研究與實踐

田佳妤

摘 要：隨著社會的不斷發展，信息技術的不斷進步，尤其是高校不斷發展和對校園文化的重視，實物檔案越來越受到人們的關注。傳統的實物檔案管理模式已不能適應學校快速發展的需求。本文通過對實物檔案定義、種類的梳理，對國內實物檔案數字化研究的檢索分析，提出進行實物檔案數字化的重要意義和必要性，通過結合學校實物檔案管理工作實際，提出當前高校實物檔案數字化及共享平臺利用的發展方向。

關鍵詞：實物檔案;數字化;研究實踐

高校綜合檔案分為黨群、行政、教學、科研、外事、出版、設備、基建、財會、聲像、實物類。其中，實物類檔案因特殊的載體特征，使其管理模式、存放形式都具有特殊性。實物檔案，顧名思義，是指以物質實體為載體，能夠反映人們生產生活實踐活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有形物品，它是一個立檔單位檔案全宗的重要組成部分，具有檔案所具有的原始性和直觀性。隨著社會的不斷發展，信息技術的不斷進步，尤其是高校不斷發展和對校園文化的重視，實物檔案越來越受到人們的關注。

一、研究實物檔案數字化管理的意義

1.定義及種類：根據中國知網檢索到的文獻分析，最早提出實物檔案的文獻是1964年上海市檔案館，稱實物檔案為實物材料。當年將“印章、獎章、征章、銀幣、斂盾、錦旗、妙票、瓷器、字畫、模型、雕塑、機械零件、舒算尺、冰洲石（光學玻璃原料）、水上救生衣、子彈、七首、刑鞭”歸為實物資料。后來，對于實物檔案算不算檔案，怎樣進行界定和分類，一直是檔案界討論研究的話題。隨著社會的進步，科技的發展，實物檔案逐漸被大家認可和重視，成為檔案管理類別中不可缺少的重要門類。如今將實物檔案定義為以各類物資為載體存在著，對相關機構或部門的活動因素進行記錄，具有一定的信息承載與社會意義，實物檔案具有信息的原始性與客觀性，也具有信息的潛在性與多樣化。

2.高校實物檔案種類：在日常教學、科研活動中形成的具有保存價值的獎杯、獎狀、牌匾、錦旗、證書;校慶及重大活動中的題字、禮品、印信;歷次學校更名的校章、校牌;校友贈送的禮品;學校教學過程中有意義的教學設備等。

3.實物檔案數字化檢索分析。國內對于實物檔案的研究，始于60年代。本文作者在中國知網數據庫上，以“實物檔案”為檢索條件，檢索到相關信息331條，其中，2000年之前，對于實物檔案的研究為35篇文獻。文獻中，最早的一篇為1964年上海市檔案館袁吉甫發表在《檔案工作》雜志上的《我館對檔案中實物材料的處理》。該文是以上海市檔案館實際工作成果為例，對其館內保存的實物檔案進行鑒定、確定去留，對留下的實物檔案有很明晰的保管方法及存儲要求，論述了經鑒定需返還的檔案進行歸還的重要性，并且列舉了實物檔案鑒定的意義，該篇文章，應該說是媒體上最早的關于實物檔案歸檔規范利用的最早最詳細的文獻資料。

隨著科技的發展，數字化早已悄然走入人們的生活，實物檔案數字化管理迫在眉睫。通過中國知網檢索，以“實物檔案 數字化”為檢索詞，共有18篇文章涉及實物檔案數字化管理的相關論述，由此可見，實物檔案數字化管理及應用應是目前檔案工作者亟需研究的問題。

二、學校實物檔案數字化管理與利用的落實

1.管理規范落實：擬定實物檔案管理辦法。2007年，是學校搬遷新校區的第4年，在許多重大活動中形成了大量的實物檔案。為加強學校實物檔案的管理工作，更有效地保護和利用學校的檔案資源，使實物檔案管理更科學、規范，根據《中華人民共和國檔案法》等相關法規并結合我校實際情況，結合學校校園文化建設需求，學校檔案館初步擬定了實物檔案管理辦法，當時擬定的歸檔范圍為獎狀、獎杯、獎章、獎牌、證書、錦旗、榮譽冊;上級領導、知名人士、有關單位贈送給本校的題詞、字畫、工藝品;有保存價值的物品;學校在國內外各項活動中獲贈的重要紀念品;老校區搬遷至新校區，以延續學校發展，見證發展歷程的紀念品，如建校以來的老校門、校牌、牌匾、校徽、各種證書及曾經使用過的物品;具有教育意義且能永久保存的其它實物。

按照其不同類別，當時學校的實物檔案編號以“實物-類號-流水號”為編目號。即（1）獎品類（實物1-流水號），如本校在重大活動中獲得的各類（獎狀、獎杯、獎章、獎牌、證書、錦旗、榮譽冊等）有保存價值的物品;（2）名人字畫類（實物2-流水號），如上級領導、知名人士、有關單位贈送給本校的題詞、字畫、工藝品等有保存價值的物品;（3）紀念品類（實物3-流水號），如學校在國內外各項活動中獲贈的重要紀念品;（4）校史類（實物4-流水號），如老校區有意義的物品搬遷至新校區，以延續學校發展，見證發展歷程的物品，建校以來的老校門、校牌、牌匾、校徽、各種證書及曾經使用過的物品等;（5）其它類（實物5-流水號），如具有教育意義且能永久保存的其它實物。由于實物檔案存放地點的不確定性，自2007年擬定實物檔案管理辦法起，學校檔案館對校內所有實物檔案進行按類別登記，并根據分類，對每份實物檔案進行標簽。該管理辦法一直沿用至今，提高了工作效率，保證了實物檔案的存檔質量和信息掌握，近幾年為歷次學校宣傳活動、校慶、教學科研評估等重大活動提供實物檔案千余次，達到較好利用效果。

2.實踐環節落實：全方位多渠道收集實物檔案。2007年，學校依據當時出臺的實物檔案管理規定，在擬定的《實物檔案管理辦法》中，對于實物檔案收集整理做了初步規劃和要求，即，實物檔案由發生或形成部門負責收集存檔，并編制詳細的說明性文字材料，于實物自形成后的一個月內移交綜合檔案室統一管理，對于特殊原因，應歸檔的實物確需在有關部門保留的，應將該實物照片及相關材料移交至檔案室登記存檔，并辦理相關手續;歸檔的實物檔案應保持整潔、無破損，任何部門及個人不得隨意將實物檔案損壞、私存或轉送他人;檔案室將對歸檔的實物檔案進行拍照，并將所拍照片納入照片檔案的管理，兩者之間建立準確的標識關系;利用實物檔案必須嚴格履行檔案借閱手續，實物檔案原則上只針對本校各單位利用并按期歸還。

目前，學校實物檔案管理在當年實物檔案收集整理規定的基礎上，結合工作實際，不斷改進管理模式，以提高工作效率、發揮檔案利用最大化為目的，加大實物檔案收集、整理、編研力度。學校于每年5月份開始全校上一年度的檔案歸檔工作，實物檔案也列入其中。由于榮譽類檔案需要留在各單位展示柜內進行展示，近幾年，學校檔案館只要求各單位上傳電子版照片到檔案管理系統內，并進行存放地點的備注。學校重視實物檔案的征集工作。于2008年、2018年，學校分別在校慶之前，為展現學校發展成就，全面提升學校文化建設水平，向校內師生、畢業校友及社會人士征集學校辦學以來的實物、聲像等各類資料，對于捐贈者，學校頒發收藏證書。

3.數字化管理落實：實現全館實物檔案數字化。2018年，是學校建校70周年，實物檔案在學校組織的各種大型活動、校史館建設中起到了舉足輕重的作用。2018年初，檔案館將館內千余件獎牌、證書、獎狀、錦旗、字畫等實物檔案進行拍照處理，實物檔案均以暗紅色大絨布做背景，拍照像素均在300萬以上，以JPG格式存儲。實物檔案形成電子版后，專業人士進行圖像的檢查和技術處理，以達到最佳利用效果。修好圖的照片，按“類別——形成時間”進行分類并分別建立文件夾。其中，為方便檢索及區分榮譽類獎項的獲獎等級，在文件夾中，每一個牌匾的文件名以“年度——獲獎名稱——國（或省、市）”命名。實物檔案與電子文檔一一對應，并張貼標簽。目前，實物檔案形成電子版后全部上傳至學校檔案管理軟件系統。在數字化過程中對信息資料進行加密和保護，對不同等級的數據設置不同的查閱編輯權限，檔案資料的使用得到了安全保障，方便相關部門利用。

4.利用效果落實：最大化發揮實物檔案利用價值。實物檔案利用，是檔案工作的最終目的和價值。近幾年，學校實物檔案在學校活動中所做的工作有：學校60年、70年校慶中各大型活動的展板;學校各類畫冊、校史書籍;學校辦學成果展;學校校史館等實物、圖片的提供。另外，學校重視檔案多媒體的宣傳渠道，學校檔案館依據實物檔案性質，根據不同時間段，精選出部分榮譽類實物檔案在學校檔案館網站上展示，降低了展板展示成本，擴大了宣傳范圍和水平。

三、高校實物檔案數字化及共享平臺發展方向

1.提高學校實物檔案管理數字化意識。實現實物檔案數字化管理，是實現人工到計算機管理的轉變，不僅提高了工作效率，減輕了工作人員的工作壓力，更提升了學校檔案管理水平。學校檔案管理部門應轉變觀念，變被動轉變為主動，盡快實現檔案的數字化管理模式。

2.完善實物檔案管理細則。檔案管理部門應在國家相關管理規范的前提下，結合本單位工作特點，及時完善實物檔案管理細則，以適應學校發展步伐。

3.提高檔案管理人員數字化專業水平。隨著實物檔案數字化管理、共享平臺程度的不斷深入，對檔案管理者的各方面技能的要求也越來越高。一方面，檔案管理者應有主動學習的意識，不斷填充自己的知識體系，另一方面，學校應重視對檔案管理者的培訓教育，提升整體管理水平。

4.強化實物檔案數字化管理安全意識。檔案數字化轉換過程中，應注重檔案安全意識。在數字化過程中應對信息資料進行加密和保護，對不同等級的數據設置不同的查閱編輯權限，在檔案資料的使用得到安全保障的前提下，方便相關部門利用。

5.多渠道多角度為實物檔案提供展示平臺。檔案管理部門應重視實物檔案的展示平臺建立，通過網站、微信推送、微博等多種形式、多渠道多角度展示實物檔案，提高檔案文化傳播效果。

參考文獻：

[1]虞吉芬.學校實物檔案數字化方法、利用與管理[J].蘭臺內外，2019.

基金項目：遼寧省檔案局課題項目：大數據時代下聲像、實物檔案數字化建設及共享平臺建立研究與實踐課題號：L-2018-R-13。