關于高校學籍檔案管理數字化探究

摘 要：學籍檔案是用來記錄學生在校期間的各項表現，如各科成績、參加活動、所獲得的獎勵以及受到的處罰等等。學生學籍檔案管理工作是高校管理工作中十分重要的組成部分，學生學籍檔案管理的好與壞影響著高校的可持續發展以及測評是否處在平穩運行的狀態。本文圍繞學籍檔案管理開展論述，從學籍檔案數字化管理意義、學籍檔案數字化實現途徑、學籍檔案數字化管理對策建議等幾方面探討高校數字化模式下的學籍檔案。

關鍵詞：高校;學籍檔案;數字化

前言

隨著高校的擴建，大學生人數越來越多，這極大地增加了高校學籍檔案管理任務量，傳統的人工處理方式難以滿足檔案管理要求，客觀上要求高校做出積極地改變。伴隨著時代的進步以及科學技術的迅猛發展，數字化的發展勢不可擋，諸多行業的管理模式也來越將數字化運用在里面。我國教育部門也提出“校園數字化”理念，高校方面的學生學習檔案上的管理也包含在其中。數字化管理方式簡單快捷，在高校管理學生學籍檔案上運用數字化科技，能夠很好的提升學籍檔案管理的效率及其質量。

一、數字化和學籍檔案

數字化技術能夠將大量復雜而且多變的信息轉換為能夠進行計量的數字或者是數據，存儲在相對應的計算機里。高校學生的學籍檔案記錄了學生的個人基本信息，包含姓名、各階段學習情況、在校期間獲獎或者是處罰情況、家庭住址等等。將高級院校學生的學籍檔案錄入到其相對應的檔案管理系統里，有利于提升高校檔案管理效率，節省以往傳統紙質版檔案管理工作中所花費的物力。將數字化技術運用到高校生的學籍檔案管理，為檔案的管理提高了諸多的便利。

二、數字化管理意義

1.適應時代發展

當今時代數字化的管理模式已經被運用于諸多行業，以往的紙質版的記錄信息的模式已經被數字化管理方式取代，大部分高校也將數字化運用到了學生以及教師在校學籍檔案上面。相較于傳統的紙質版的檔案而言，新型的數字化與信息化的學籍檔案具有鮮明的實用性和方便性。網絡以及計算機技術的普及，為諸多高校帶來了便利，同時也為大部分高校實現數字化的檔案管理提供了可依賴的信息管理系統。檔案員只需要將學生各類信息記錄到其相對應的系統里就行，要查看學生在校檔案信息只需要登錄專門的信息系統進行學生信息檢索，這與新時代數字化建設任務相匹配。

2.節省人力物力

傳統的紙質版的學籍檔案，需要人工手抄檔案信息，花費時間長且需要整理到專門的文件袋里，而且儲存稍微不當，紙質版檔案就會出現破損，在茫茫的紙質版檔案的海洋里，尋找對應的學生學籍檔案很困難。而將學籍檔案進行數字化的管理，檔案信息只需要用計算機錄入相對應的學籍系統里，節省了大量的人力和物力，同時也提高了檔案錄入的效率。在進行數字化的檔案管理之下，如果想要查找某一位學生的學習檔案，只需要在檔案庫里進行檢索就可以，很大程度上提高了學籍檔案管理員的辦事效率。

3.完善學籍檔案

以往高校關于學生的學籍檔案的管理是按班級或者是專業及院系來劃分，高校設立各個部門眾多，很難將學生的全部信息放在一個卷宗里面。以往高校學生學籍檔案管理模式，按部門劃分將學生學籍檔案分門別類儲存好，在進行全部整理檔案時，才會將學生檔案信息重新裝訂在一起，很大程度上降低了管理人員的辦事效率。學生學籍檔案進行數字化的管理，各個部門雖然對于錄入學生的信息不同，但經過數字化數據庫存儲，這些信息可以整合在學籍檔案系統里面，為建立完整的學生學籍檔案提供保證，全方面提升高校學籍檔案管理工作質量 。

三、學籍檔案數字化實現

由傳統的紙質版檔案轉換為電子版存儲在計算機里，不是一蹴而就，而是需要多方面配合采集學生基本信息，下面介紹由數字化方式進行學籍檔案儲存的方式。

1.圖片掃描或拍攝照片

根據原有紙質檔案的基本情況及其用途，利用掃描儀或照相機使原有檔案以數字化形式存儲在電腦里，節約人力、物力成本，提高檔案信息儲存的效率。這兩種檔案數字化方式各有優劣，一方面掃描儀掃描后的檔案信息可以自動入錄系統，減輕檔案管理人員的工作壓力。但是對于存放較久的紙質版檔案，因為各種原因會存在著一定的破損，在進行圖片掃描時會出現掃描不全或者是在掃描時出現黑色折痕線條等，因此，不適合采取采用這種方式。另一方面使用拍攝的形式采集學生的基本信息，按下快門只需幾秒鐘，不僅提高了辦公的效率同時也節省了學生前往專門拍攝電子照片門店花費的時間。但是這種方式的對管理人員的拍攝技術及拍攝設備由較高的要求，而且需要管理人員手動將圖片導入系統，一定程度上增減了管理人員工作量。因此檔案管理人言應根據實際情況合理選擇紙質檔案電子化途徑。

2.系統軟件

科技和網絡技術迅猛發展，計算機的運用也就越來越廣泛，眾所周知計算機可安裝不同的系統軟件，高校是計算機系統軟件使用的龐大用戶。學生從進入高校開始，一直到畢業會產生許多的檔案信息，會有專門人員將這些信息進行分門別類的錄入各自對應的軟件系統，最終整合在一起。但是這樣的方法也存在著弊端，比如各自系統軟件之間的兼容性能較差 ，且無法與常規辦公使用軟件相兼容，電腦損壞或者是系統面臨崩潰時，電子檔案信息難以保存，同時也面臨著信息泄露的風險。為了避免學生學籍檔案信息的泄露和更好的管理，許多高校采取將學生學籍檔案錄入系統上傳至官網，學生查看檔案信息需要賬號和密碼。

3.學籍檔案數字化管理建議

（1）建立數字化管理系統

高校應立足于自身發展實情，在現在的信息技術基礎上建立學籍檔案管理系統，并不斷優化和升級系統，最大程度提升學籍管理效率。高?？梢院娃k公室聯合起來組建綜合性檔案數字化管理系統，存在學生學籍檔案的同時還可以實現其他部門檔案的分類管理，全方位滿足高效對學生學籍檔案數字化管理需求。 由于學籍檔案十分重要，高校除了對學籍檔案進行數字化存儲管理外，還應開展相應的紙質資料存檔管理，通過這樣的組合形式避免因電子數據丟失帶來的不便，提升學生學籍檔案管理的精確性和有效性。

（2）建設數字化基礎設施

完善的配套數字化基礎設施是實現學籍檔案管理的基礎，因此，高校應重視數字化基礎設施的建設。高校應購買掃描儀、刻錄機、大容量服務器等硬件設備以及相關的檔案管理軟件，加快建成局域網及學校檔案資源網站，提升學生學籍檔案信息綜合管理系統的建設速度和質量。此外，還可以將互聯網連入校園網中，通過建立電子文檔分類系統和學生學籍資源數據庫實現數字檔案的自動化分類管理 。高校應參考相關的法律法規，結合當前檔案管理情況建立數字文件管理體系，提升數字文件分類管理質量，為學籍數字化管理奠定法律基礎，使學籍檔案管理更為完整和真實。

3.培養檔案管理復合型人員

高校學籍檔案管理離不開工作人員的勞動，人員的綜合能力關系著檔案管理質量。為進一步提升檔案數字化管理水平，高校應組建一支能熟練操作相關系統、具備豐富檔案管理知識的學籍管理專業團隊。因此高校應招錄專業的檔案管理人員，并定期為檔案管理人員組織培訓，提升其實操能力及檔案管理素養，使之成為兼具計算機操作和檔案管理的復合型人才，為高校學籍檔案數字化管理提供有力的保障。

4.完善數字檔案管理制度

高校學籍管理工作質量和學生的利益息息相關，一定程度上影響著學生今后的生活和工作。早在2007年黨中央就曾借自然遺產和文化遺產檔案保護強調檔案保護的重要性。因此，高校應在現行的數字檔案技術規范條例及和電子文件管理相關的法律法規的基礎上，制定適合本校實情的檔案數字化管理制度，明確檔案管理人員的職責，提升學生學籍信息檔案的安全性和嚴密性 。

將高校學生學籍檔案進行數字化模式管理，適應了當今時代各項發展需求。高校學生學籍檔案的數字化管理，很大程度上提高了檔案管理員的辦事效率，節省了大量的人力及物力。當然依目前的情況來看，數字化管理模式仍然存在著漏洞，但相對于傳統的紙質版信息化管理模式，數字化的管理取得了很大的進步。相信隨著時代的進步，科技和網絡技術的不斷發展，學生學籍檔案數字化管理模式存在的一些漏洞很快就會被填補。所以，學生學籍檔案數字化管理建設更應該受到各大高級院校的重視，加大其投入，完善學生學籍檔案數字化管理框架，提高檔案管理的工作效率和質量 。

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作者簡介：安紅（1968-），女，本科，館員，研究方向：高校檔案管理。