檔案信息化建設存在的問題及解決途徑

高淑平

摘要：檔案信息化建設是檔案工作向現代化邁進的必由之路，也是檔案工作的正確途徑，必須加強檔案信息化建設。因此，只有抓好檔案信息化建設，才能適應新時期檔案工作的需要。本文從檔案信息化的內涵、檔案信息化建設中存在的問題、和檔案信息化建設的重點，論述了如何加快檔案信息化建設。”

關鍵詞：檔案管理;信息化

1 檔案信息化的基本概念

檔案信息化是以計算機技術、網絡技術、信息技術為手段，以現代管理學為理念，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識交叉應用的新型工作模式，其核心和目標是發展檔案業務，提高檔案的現代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養，造福于后代。

2 檔案信息化建設存在的問題

（1）檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠。老的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術;而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經過專業學習，也沒有通過系統培訓，只是憑借著幾年的微機操作經驗來管理系統網絡，出現問題有時只能坐等專業技術人員前來解決。這些問題的存在，已經嚴重地制約了整個檔案事業的創新發展。

（2）缺乏基本的硬件設施投入、統一的標準及規范。目前，許多部門在沒有進行基本硬件設備投入不到位的情況下，就大談檔案信息化建設。有的往往只重視發展先進通信設備和購置高檔計算機系統，忽視檔案信息資源標準規范化建設。結果是前者無從談完整的建設，后者建成的檔案信息系統無法轉化為經濟和科學發展的動力。

（3）數據保護存在風險。國數據安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規范、保障數據安全。另外，從數據庫系統本身的防范能力來講，在快速變化的信息環境下，改進數據庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發生，這也是風險所在。

（4）軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差。許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用;另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級。

3 加快檔案信息化建設的主要途徑

3.1 提高檔案管理人員的素質

（1）提高檔案管理人員的業務素質。業務素質問題關系到檔案工作數字化建設成敗關鍵。具體而言，檔案工作人員應該做到：一是能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要掌握計算機理論知識和運用技能，使自己能熟練使用各種現代信息工具。二是能捕捉檔案信息。檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。三是能鑒定有效的檔案信息。網絡環境下，信息份量重大，內容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優質的服務。四是能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。

（2）提高檔案管理人員的思想素質。一是要具有堅定的政治信念。檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。二是要具有熱情的工作態度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業、敬業、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀。在服務態度上，力爭做到主動熱情、耐心周到。三是要具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內容、利用檔案的咨詢等各個環節都要準確無誤。四是要具有較強的事業心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養強烈的事業心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現代化建設勤奮學習，鉆研業務。

3.2 檔案工作規范化管理

（1）檔案信息著錄的規范化。檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規則和標識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數據庫的第一步，通過著錄將文件的內容和形式特征記錄下來，形成數據條目，再將數據條目錄入計算機，組成檔案信息數據庫。目前，我國已有《檔案著錄規則》《電子文件著錄規則》等一些標準，這是我國檔案信息化工作規范化的重要文件，我們的著錄標引工作應以此為標準。

（2）檔案信息存儲的規范化。目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應的標準和操作規范。

（3）檔案信息管理軟件開發技術的規范化。檔案信息管理軟件是對傳統檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規范化的檔案計算機管理系統軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發利用及檔案統計等基本業務管理能力。它不是簡單的模擬手工作業，而是根據檔案管理中各個環節的業務工作流程，結合計算機硬件特性來實現一個具有高效率、高質量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應該更新原有的檔案信息管理系統，將原系統的檔案信息數據庫平滑轉入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數據庫高度共享奠定一個良好的基礎。

參考文獻：

[1] 唐寶蓮，吳建華.檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系[J].科技檔案，2006（03） .

[2] 夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2010（03） .

[3] 趙甲信.關于加快推進檔案信息化建設工作步伐的幾點體會[J].陜西檔案，2008（06）.

[4] 趙鵬，李光.檔案工作落實科學發展觀的關鍵，實現檔案實物化管理向信息化管理的轉變[J].山東檔案，2005（05）.

（作者單位：河南省石漫灘水庫管理局）