新形勢下事業單位檔案管理與創新策略初探

戴真

摘 要：在社會經濟快速發展的背景下，我國加大了對事業單位的改進和完善力度，在這一發展進程中，通過對機構的合理安排，使得事業單位管理水平得到了一定的提升，從而獲取了良好的發展機遇。目前，開展檔案管理工作雖然可以提高事業單位的運行效率，但是從實際情況來看，還存在著一些不足之處，對于事業單位而言，必須加大對這些問題的處理以及分析力度，使事業單位可以得到更快的發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新策略

一、做好事業單位檔案管理工作的重要性

在事業單位檔案管理工作中，因為其中涉及的內容比較多，所以在整體上具備一定的復雜性，在為事業單位提供參考依據的基礎上，它也是生產過程中的重要基礎，如果單位和職工面臨權益維護時，那么就可以作為重要的基礎來進行維護。此外，檔案管理可以在最大程度上提升對事業單位的工作管理，所以說，檔案管理在事業單位管理中，是不可缺少的內容，同樣也是科學發展的重要基礎。

一般在做好檔案管理的時候，同樣也要求檔案管理人員要不斷提升自身的素質，如果在對檔案進行管理時，沒有意識到這個問題，這樣就會為單位的后期發展帶來了隱患，做好事業單位檔案管理工作的重要性主要體現在了以下兩個方面：第一，需要從單位的角度出發，領導可以按照整理好的檔案記錄來進行分析，同時還能對相關的問題來進行調整。第二，需要從社會的角度出發，在維護依據上具有比較強的真實性，這樣在分析事業單位的時候，根據具體情況進行具體分析，最后選擇出適合自己的來進行合作。

二、當前事業單位檔案管理中存在的問題

（一）工作人員對檔案管理工作不夠重視

事業單位的檔案資料包含大量的信息，而這些信息直接影響著單位的一些重大決策，對于事業單位的發展有著重要的作用。但是在實際的工作中，很多檔案管理工作人員并沒有認識到自身工作的重要性，他們對于檔案管理工作的認識只局限在對資料的收集與保管，認為自己的工作并沒有什么技術含量，不值得一提，在單位中不受到重視。事實上，這種不重視一定程度上也來源于單位領導的認識不足。由于單位領導對檔案管理工作的不重視，對檔案管理崗位配備的硬件設施不夠齊全，資金投入較少，沒有體現出檔案管理工作的重要性。而這種重視不足的問題就直接導致了人員工作積極性下降，加之監管不到位，使得一些工作人員工作拖拉，而且會出現一些差錯，影響工作效率。

（二）檔案管理人員專業知識相對貧乏，素質比較落后

在一些人看來，檔案管理的工作特別簡單，無外乎對資料的收集與整理，但事實上，檔案管理是一項很復雜而且專業性很強的工作，對工作人員的專業素質要求很高，并且需要其一定的經驗積累。但目前，在很多事業單位，檔案管理人員都不是相關專業畢業的專業人員，很多都是一些臨近退休的老員工。他們雖然對于檔案管理工作很有耐心，但是剛開始對這份工作的了解不夠且缺乏經驗，而且他們對現代的計算機相關技術了解不夠且學習的較慢，導致工作效率低下。即使一些單位聘用的是年輕的專業的人員，但是這些工作人員往往缺乏經驗，在實際工作中也缺少認真態度，導致檔案管理工作秩序混亂，極易出現一些錯誤的問題。

（三）檔案管理基礎設施落后

檔案管理工作的基礎設施落后也是限制其發展的一個主要問題。基礎設施的落后很大程度上是因為重視程度不足。單位對于該崗位投入的資金有限，只能用于維持日常的基本工作。很多事業單位檔案管理工作還采用傳統的紙質載體抄寫的方式，這種傳統的方式既費時費力，又容易出現錯誤，無形中增加了工作人員的工作量。而且落后的基礎設施很大程度上影響了工作人員的工作心情，間接影響工作效率。

三、事業單位檔案管理的創新思路

（一）提高對檔案管理工作的認識

檔案管理就是檔案管理人員對檔案進行有計劃、規范地、系統地收集、整理、保存、調用等一系列活動。檔案管理的目的就是保證檔案的真實、完整、連續，更好地服務服務事業單位發展。因此，事業單位應當提高對檔案管理工作的認識，要將檔案管理工作提上日程，結合實際，建立與之相匹配的管理制度，包括檔案管理責任制、檔案管理監督制度、檔案審查制度等，以健全的制度為檔案管理工作的開展提供保障。同時，要設置專門的部門，負責檔案管理工作，加大檔案管理上的投入。

（二）加強專業檔案管理人員的培養

專業性和連續性是檔案管理工作最突出的特征，基于這些特征，事業單位應建立一支專業的檔案管理隊伍，以專業的檔案管理人員來推動檔案管理工作的高效開展。首先，要對現有檔案管理人員進行專業培訓，全面提升檔案管理人員各方面的能力，確保檔案管理人員能夠勝任檔案管理工作。其次，加強檔案管理人員的職業培訓，提高其職業素養，使其認識到自身的職責所在。另外，事業單位要積極引進專業的檔案管理人員，壯大檔案管理隊伍，提高檔案管理隊伍整體水平和質量，進而為檔案管理工作的高效開展提供保障。

（三）加快檔案管理信息化建設

隨著信息化時代的到來，信息化管理已成為必然，信息化管理作為一種高效管理手段，它的出現革新了傳統檔案管理方式，有利于提高檔案管理效率和質量。因此，事業單位應當認識到檔案管理信息化的重要性，要加大、加快檔案信息化管理建設。一方面，要結合檔案管理工作實際，構建一個統一、完善的檔案信息化管理系統，促進檔案管理的信息化操作;另一方面，要利用信息技術，構建一個共享平臺，逐步實現全國聯網的公共檔案管理系統和人事檔案信息查詢系統。另外，在推進檔案管理信息化建設的過程中，事業單位要做好檔案信息安全管理，加大信息安全技術的應用，如加密技術，對重要的檔案信息進行加以;再如，身份認證技術，給使用檔案信息系統的人一個身份，避免非法使用，從而保障檔案信息安全，促進檔案管理信息系統的高效運行。

四、結束語

在事業單位各項管理工作中，檔案管理工作屬于其中非常重要的一項組成部分，其管理質量在一定程度上將直接影響到事業單位未來的發展狀況。在當前，最重要的問題是不斷加強對自身的改革，把檔案管理過程中存在的不足及時找出來，并且實行完整的措施去解決，通過這種方式，才能保證事業單位可以滿足時代發展的要求。

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