談學院辦公室在學院管理中的地位和作用

朱子智

摘 要 學院辦公室作為學院管理工作中較為重要的一部分，對于學院管理工作的開展有著極為顯著的幫助，但是，在當前的學院管理中，管理人員對于學院辦公室的作用和地位并沒有一個清晰的認知和了解，導致學院辦公室難以真正的發揮自身的作用。因此，本文就學院辦公室為研究方向，對學院辦公室在學院管理中的地位和作用進行了詳細的闡述。

關鍵詞 學院辦公室 學院管理 地位和作用

一、學院辦公室在學院管理中的地位

（一）中心地位

當前，學院辦公室對于學院管理工作的開展有著極為重要的作用，占據著較為顯著的地位，是整個學院管理系統的中心，而這一中心地位可以通過以下幾個方面得到充分的體現。第一個方面，是智囊中心。學院辦公室在學院管理中應該要充分的發揮自身的參謀作用，充當領導的助手，幫助領導對各項事務進行決策，雖然最終的決策權位于領導的手中，但是由于領導日常事務較為繁忙，既要負責學院的學術工作，開展學術研究，是學院的學術帶頭人，還要承擔一定的教學任務，對學生進行教學，這就導致領導在對一些事務進行處理時，難以做到及時有效的決策，而此時學院辦公室就應該要幫助領導對各種雜項事務進行處理，提供一定的意見，以供領導進行參考，使得領導能夠快速的對事務進行處理決策，節省領導的時間，盡可能的為領導的最終決策提供便利。第二個方面，是信息的中心。學院辦公室是整個學院信息的中心，學院大大小小的信息最終都會匯聚到學院辦公室中，由學院辦公室對信息進行整理和傳達[1]。上到國家教育部門所制定的一系列政策、指示、方針以及各種重大事件或者是活動的具體文本資料內容，下到學院各個管理部分所實際執行的決策及應用決策之后所產生的情況等，都在學院辦公室中能夠得到具體的內容，是整個學院的信息交流中心。第三個方面，學院辦公室處于聯系的中心。學院辦公室相對來說其本身的工作具有較為顯著的多面性，是學院管理工作開展的重要中心，各項管理工作在開展的過程中，或多或少 的都與學院辦公室擁有一定程度的聯系和關系，而造成這種原因的現象就是因為學院辦公室的工作性質，其具有較高的廣泛性和綜合性，使得學院辦公室在學院管理中占據著中心的地位，有著極為重要的作用。

（二）窗口地位

學院辦公室在學院管理中除了占據著中心的地位以外，還有著窗口地位，是學院的門面。學院辦公室針對上下級和其余兄弟單位而言，是整個信息溝通交流的中心，起著聯系溝通的作用，是上下級和兄弟單位進行信息交流的窗口。并且，學院辦公室中的工作人員，每一次接待或者是電話訪問，其語言交流都能夠對學院的精神面貌進行反映，體現學院的特色和素質，甚至部分能夠體現學院的整天的工作效率和學習環境，對于學院的發展能夠提供極為顯著的作用，便于學院形成良好的教學口碑，利于之后的發展和招生，使得學院能夠得到社會各界的認可，形成自身獨特的風格。

二、學院辦公室在學院管理中的作用

（一）為領導決定起參謀作用

首先，學院辦公室在學院管理中能夠給領導決定起到參謀作用。所謂的參謀作用簡而言之就是指學院辦公室為領導的具體決策提供一定的參考意見，為領導獻計獻策，幫助領導對事務進行及時的快速的處理。當前，決策工作要想得到良好的開展，分層決策是不可避免的，只有施行分層決策，才能夠保障決策具有較高的的科學性和合理性，避免因為決策問題，而影響學院的發展。在施行分層決策時，除了要對決策者和決策層進行劃分以外，還應該要學院辦公室或者是業務部門從旁出謀劃策，幫助領導進行決策，爭取通過集思廣益，保障事務處理的合理性。而學院辦公室要想做好參謀工作，發揮自身的參謀作用，就必須要注重以下幾點。第一點，學院辦公室的工作人員應該要做好先期的信息搜集工作，幫助領導搜集所需要進行決策事務的信息，以便于領導能夠快速的對事務的情況進行了解。第二點，辦公室工作人員在針對辦文工作時，除了要及時的、快速的、準確的將辦文信息傳遞給相關單位部分以外，還應該要對文件進行詳細的了解，以便在領導對文件進行審閱的過程中，能夠提出一定的意見，幫助領導的對文件進行批閱。

（二）協助領導做好協調與助理工作

其次，協助領導做好協調與助理工作。學院領導相對來說具有較為負責和繁瑣的工作，不可能做到事事親為，這就要求學員辦公室工作人員要幫助領導對一些重要性較低的事務進行處理，減少領導的工作，使得領導能夠將時間運用到重大事務的處理上。學院辦公室工作人員在協助領導對事務進行處理時，主要是以下幾點。第一點，幫助領導對一些辦文和辦事進行簡單的處理，減少領導的日常工作，但是在處理的過程中，工作人員一定要細心，要經過多次的審核，才能夠進行處理，避免出現問題[2]。第二點，要幫助領導做好協調工作。學院辦公室的工作人員不僅僅要對自身部門的的任務進行完成，還要對其余部門的任務完成情況進行了解，要注重工作的整體性和綜合性。并且，還要對各個部門之間的矛盾進行協調，必要的時候，工作人員開召開會議，讓各個部門中的負責人員聚在一起，共同對問題的解決方案進行商定，確保文件能夠得到 充分的貫徹和落實。

參考文獻：

[1]楊克儉，史振華.高校學院黨政辦公室工作特點與管理舉措探索[J].教育教學論壇，2019（23）：7- 8.

[2]李利.高校二級學院辦公室工作中的沖突管理[J].現代交際， 2019（09）：184- 185.