高?？蒲袡n案管理信息化建設探析

摘 要：隨著科學技術不斷的發展，信息技術被應用到社會的各個領域中，成為各行各業重要的管理手段。高校科研檔案的管理工作是高效管理中的關鍵環節，有效的科研檔案管理可以實現高校內部的信息共享，促進高校科研進步，提高教學質量，但目前高?？蒲袡n案的管理中仍然存在著一些問題。所以本文首先對高校檔案管理的意義進行分析，并闡述了高?？蒲袡n案管理中存在的不足，最后提出了高?？蒲袡n案信息化建設的相關措施，希望可以提高院校的信息化質量。

關鍵詞：高校檔案;信息化建設;存在問題;應對措施

隨著信息技術不斷的進步，數字化被應用到更加廣闊的領域，高校科研成果是衡量一所學校辦學質量的重要標準，對高校科研檔案進行信息化的建設與管理可以實現科研成果的共享、保存，方便全校師生的查閱，有利于高校辦學的可持續發展。在科研檔案信息化建設的過程中充分利用數字化手段能夠對檔案信息進一步發掘利用，提高高校科研質量。

一、高?？蒲袡n案管理信息化建設的意義

首先，高?？蒲袡n案管理信息化可以提高檔案管理工作的工作效率。由于社會不斷的進步與發展，科研信息呈現出爆炸式的增長與發展，傳統的科研檔案管理已經不適用與現代的社會。在科研檔案調取的過程中傳統的科研檔案無法及時的檢索相應信息，導致了科研檔案調取的延誤。對科研檔案管理進行信息化建設可以通過關鍵詞搜索迅速的找出所需信息，縮短了檔案查找的時間。而且在保存的過程中，檔案管理信息化建設可以將科研成果準確快速的儲存到電子檔案中，縮短了信息存貯的時間，提高了科研檔案管理的效率。

其次，有利于提高高校的科研水平?？蒲袡n案管理的信息化建設可以使科研人員了解更多的科研信息，并且在原有的科研信息中提取出新的觀點。為高校的科研人員以及教師提供更加豐富的資源，也可以為高校的教師提供更加新穎的教學思路，提高高校的服務質量。

最后，高校科研檔案信息化建設符合時代的發展。信息社會的發展對高校的管理制度與管理方式提出了更高的要求，傳統的高?？蒲袡n案管理不利于社會的發展，面對龐大的信息數據，這種方式不利于科研信息的共享。對高?？蒲袡n案管理進行信息化的建設，是符合社會總體的發展趨勢，從而提高校園信息化的水平。

二、高校科研檔案管理信息化建設中存在的問題

1.檔案管理人員信息化意識薄弱。在科研檔案管理信息化建設的過程中，大部分高校對科研檔案管理的信息化建設意識薄弱，沒有用創新的概念看待科研檔案管理信息化，認為傳統的科研檔案管理能夠滿足學校的科研水平，這樣落后的觀念導致了科研檔案的管理人員在工作的過程中不愿意主動的接受信息化方面的信息，影響了高?？蒲袡n案的信息化建設。

2.缺乏足夠的資金投入。高?？蒲袡n案管理信息化建設，是對高校中的科研信息進行科學的收集、保存、傳輸、調取，在此過程中利用電子計算機對這些過程進行高效率的調配與整合，充分體現高校的現代化信息建設。但目前許多高校因為財政支出的原因對科研檔案管理的信息化建設停留在理論的建設中，并未對信息化設備的使用進行學習，所以在信息化管理的過程中會遇到各種問題，影響了科研檔案管理信息化的進程。因為資金不足導致了科研檔案管理的信息化設備缺失，不完善的信息化設備對科研檔案信息化建設造成了嚴重的負面影響，例如，缺乏完善的局域網，將會導致科研檔案在信息化建設的過程中出現檔案信息暴露等安全問題。這些問題都會阻礙高校的信息化建設。

3.檔案管理信息化人員素質較低。檔案管理人員是檔案管理工作中重要的環節，在科研檔案管理信息化建設的過程中需要檔案管理人員與時俱進學習先進的信息技術與數字化的檔案管理技術。但目前高校中科研檔案管理人員的素質普遍較低，一方面是思想觀念的落后，認為科研檔案的信息化建設是沒必要的，傳統的檔案管理可以應對社會的變化與發展。另一方面是專業素質的落后。在科研檔案信息化建設的過程中檔案管理人員缺乏系統的理論知識結構，不能熟練的使用現代化的信息設備，在檔案管理信息化的過程中不能建立有效的信息儲存標準，這些問題都嚴重的制約了高校檔案信息化的建設與發展。

三、高?？蒲袡n案管理信息化建設措施

1.增加檔案管理信息化基礎設施的資金投入。在科研檔案管理信息化建設的過程中，高校需要增加對信息化基礎設備的資金投入，為信息化建設提供良好的物質保障。在信息化建設的過程中要完善數據庫服務器，完善圖文影響掃描儀器、儲存器以及相應的局域網建設，保障科研檔案的管理設施更加的規范。在檔案管理信息化建設中檔案信息的收集、儲存、檢索與應用都要與平臺硬件的條件相吻合，從而提高數據庫對數據信息的儲存與檢索能力，在信息化建設時要提高關鍵詞的搜索能力，擴大關鍵詞的搜索范圍，提高搜索的準確度，方便高?？蒲腥藛T對信息的尋找。局域網的建設需要注意校園網與檔案監管體系進行對接工作，保障檔案信息在傳輸過程中的安全性，需要對硬件設施進行仔細的篩選，了解對接過程中存在的安全隱患，針對安全隱患采取科學的措施，例如，在信息傳輸的過程中增加安全秘鑰或者是升級防火墻，有效的保障檔案信息安全。

2.構建檔案管理信息平臺。高校科研檔案管理的信息化建設主要是利用現代化的信息技術，對高校內部紙質的科研成果以及科研進度進行數字化的保存，在科研檔案管理過程中不僅要保障檔案管理的安全性還需要使科研檔案發揮其最大的價值，因此要合理的實現科研檔案的價值共享。因此在高校科研檔案信息化建設的過程中可以構建檔案信息管理平臺，檔案管理的工作人員要根據平臺運行的標準對檔案信息儲存的格式以及內容進行篩選與制定，在檔案管理的信息平臺中工作人員需要賬號密碼登陸后臺，對相關的信息進行及時的修改與制定。用戶根據賬號與密碼登錄到信息平臺中對所需要的檔案信息進行查閱，這些查閱記錄都會記錄在檔案信息管理的后臺中，部分較為機密的檔案不能記錄到后臺中就需要相關的用戶親自到檔案管理處進行調查。這樣既能夠提高檔案管理的效率又保障了檔案信息管理的安全，提高了檔案管理的信息化程度。

3.制定完善的檔案信息管理制度。首先，科研檔案管理信息化建設時要明確工作人員的工作內容與工作責任，與傳統的科研檔案管理不同，信息化的檔案管理工作更加高效也更加復雜。對檔案數據庫的維護與更新、局域網的信息安全維護、檔案信息平臺的更新都需要配置專業的管理人員進行管理，所以在管理的過程中要明確各部分人員的工作責任，每一部分出現問題后及時的找到相應的負責人解決問題，可以有效的提高科研檔案管理信息化的效率。

其次，在科研檔案管理信息化建設時要明確工作內容。一要對科研檔案管理中的業務熟識，并且了解每一部分的業務與工作流程。并且針對信息化管理過程中的細節問題進行修正，優化檔案信息化建設過程中的各個環節。二要提高科研檔案管理信息化的安全性能，在科研檔案信息化建設的過程中數字化檔案傳輸與儲存的安全性必須要得到充足的保障。在檔案管理信息化建設時要確定檔案管理的標準，將檔案信息錄入的格式、檔案信息統計的標準、檔案信息主要服務的人群進行確定，這樣有助于檔案信息的儲存，維護檔案信息在共享過程中的安全性。三要對校園網進行定期的安全檢查，維護校園網的網絡安全，保障檔案信息在儲存與傳輸過程中的安全性，將威脅網絡安全的因素降低到最少。

最后，打造應用性能較強的管理系統，在高校科研檔案管理的過程中不僅要明確檔案信息的工作要求，還需要保障檔案管理工作的硬件設備過硬，檔案管理的工作人員要篩選合適的軟件，提升檔案管理的技術水平。將合適的軟件系統應用到檔案管理工作的信息化建設中，保障檔案信息能夠更好的共享。將科研檔案管理的信息化建設納入到學校的虛擬化辦公體系中，保障科研檔案管理的信息化建設可以得到充足的資金。有利于檔案信息化建設的宣傳工作，提高了檔案信息化建設的服務水平，方便高校內部的科研人員對科研檔案的調取工作。

4.培養優質的科研檔案信息化建設人才。培養優質的檔案管理信息化人才主要分為兩個方面，一方面是對原有的管理人員進行定期的培訓，使檔案管理人員意識到檔案管理信息化建設的重要性、便捷性，提高檔案管理人員的信息化意識。在培訓的過程中要對檔案管理人員進行系統化的檔案信息知識的培訓，使檔案管理人員明確在檔案管理信息化過程中的主要工作內容與各種設備的使用方式。另一方面在高校檔案管理信息化的過程中要招聘大量的信息化建設專業人才，相較于傳統的檔案管理者，高素質的人才可以對各種設備的使用方式更加熟悉與了解，可以高效率的完成學校檔案工作的信息化。

四、總結

綜上所述，由于科學技術的進步，信息化技術被應用到社會的各個領域中。高校的科研檔案是學校競爭力的核心所在，在科研檔案管理的過程中進行信息化的建設可以有效的提高學校的綜合競爭力，促進學校信息化水平的提高。但是在信息化建設的過程中由于管理制度的缺乏，基礎設備的不完善以及檔案管理人員的信息化素質較低，阻礙了科研檔案管理的信息化進程。所以要采取相應的措施對這些不足進行彌補，從而提高校園科研檔案管理的信息化建設工作。

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基金項目：本文受到國家自然科學基金面上項目《中國健康保險欺詐：理論分析與實證研究》的資助。

作者簡介：鄭蕾（1982-），女，山東青島人，博士研究生，講師，研究方向為高?？蒲袡n案管理。