品管圈活動在提高醫院檔案利用率中的應用

王晶選

摘 要：本文對品管圈活動在提高醫院檔案利用率中進行探討。利用品管圈活動的原則對檔案利用率進行分析、研究，從中指出現有問題，并制定相應的解決方案。而事實證明，品管圈活動對提高醫院檔案利用率有著顯著的效果。同時，對檔案管理員能力的提高以及增強團隊的合作精神也提供了幫助。

關鍵詞：品管圈活動;醫院檔案利用率;

檔案作為醫院發展的重要橋梁，充分反映了醫院的運作過程。而品管圈就是人們因為相似或互補的工作性質自發形成的團體，由內部的專職檔案管理員選出品管圈成員。檔案利用率是被提供利用檔案的數量與館藏檔案總量的比較。

一、造成醫院檔案利用率低下的原因

1.醫院職業檔案管理人員專業程度不高。當前醫院專業檔案管理人員很多并不是檔案管理相關專業出身，所以導致醫院入職人員的專業化程度不高。對檔案管理的工作主要依靠的是自己的理解與工作多年的經驗，這也就是造成醫院檔案利用率低下的原因之一。

2.醫院檔案系統未進行編研。目前醫院檔案管理，很少會對檔案進行系統的歸納與整理，使得其經濟作用不能發揮出來。此外，查找檔案困難、所查找的信息不夠全面等問題都增加醫院人員的壓力。在這樣的醫院檔案系統中，管理人員只重視將檔案進行保存，進而忽略了對檔案價值的合理運用，所以醫院的檔案利用率低。

3.醫院檔案管理缺乏歸檔整理。醫院檔案較多，病歷檔案、文書、聲像檔案、人事檔案、基建檔案、科研檔案、財務檔案、設備檔案等，內容及其繁雜。從而就會出現這類情況：檔案管理員對醫院檔案的登記、記錄不規范;對檔案收集的材料沒有做到妥善歸類。

二、具體對策及實施方法

1.成立品管圈，將各科室檔案管理人員組織起來，以提高醫院檔案利用率為主題目標。醫院各科室對各個檔案管理人員要進行專業的考核，了解每個人員的專業知識素養，從而對工作崗位進行新的調整。另外，還要對管理人員進行專業的培訓，并安排在各個科室，保證每個科室都有一名這樣的檔案管理人員，從而制定相關的管理人員手冊。

2.擬定計劃，組織編研工作，發揮每個專職人員優勢。醫院要發揮各個部門的優勢，結合各科室所存儲的檔案內容，工作的需求等，統一制定相應的工作流程。另外，根據醫院每年的工作計劃，將短期與長期相結合。按照醫院的計劃，可以指定具體的編研專題，根據醫院所確定的題目，來收集所需要的檔案材料。檔案管理員對其進行分類、整理。

3.確定目標任務，按照《檔案法》等相關法律，建立一套專業的檔案收集制度。根據國家規定的法律，比如《檔案法》。在結合本醫院的實際情況與檔案管理工作所發展的目標，制訂一套檔案管理安全收集制度。將不同內容的檔案進行統一的分類歸納。同時，醫院可以建立網絡數據庫，利用計算機檢索功能，方便對檔案資料的管理。

三、分析及采取的鞏固措施

在了解具體對策及實施方法后，醫院也要采取相應的鞏固措施，來鞏固所取得的相應成果，所制定的措施大致分為四項。第一項措施，研究檢索工具及編研材料，例如，案件目錄、文件目錄、專題匯集、基礎數據匯編、全檔案介紹等等，讓系統能全面地、系統地將檔案內容及醫院的歷史案件顯示出來。同時，也減少工作人員的搜索時間。第二項措施，充分利用大數據時代，將醫院檔案數據與網絡電子相結合，方便醫院管理人員查閱。第三項措施，加強檔案管理人員的隊伍素質，引進專業的技術人員，合理對專業人員進行規劃。第四項措施，加大對檔案工作的宣傳力度，定期開展檔案管理人員的培訓考試，建立以醫院專業知識為主要的培訓機制。加強對檔案管理人員的素質培養。

綜上，品管圈作為對醫院管理有效的方法，不僅僅激發管理人員對檔案管理工作的責任感與上進心，同時也可以將各個人員的優勢充分發揮。工具及技術的提升，亦減少搜索檔案花費時間。另外，也可以提高檔案管理的質量，使得醫院檔案的利用率得到一定的提高，醫院作為人民健康的民生保障部門，堅持提高檔案管理工作的服務質量，可有效分析并有針對性地滿足社會對醫療服務的需求。

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