關于事業單位檔案管理的策略探析

李建祥

摘 要：檔案是記錄單位人員及工作或活動內容的重要資料，作為機關單位寶貴的信息資源，檔案詳細記錄了相關部門的方針政策與重大決策，并且檔案材料為單位人才的錄用和考核，以及單位進一步開展工作提供重要依據，對于今后工作的開展具有重要的借鑒意義與參考價值。但是長期以來，該項工作具有相對較低的效率和質量，導致其作用難以得到充分發揮。基于此，事業單位的檔案管理作為重要管理內容，需要迎合實際，從檔案管理難點入手，積極遵守檔案管理原則，開展科學化管理，真正發揮出檔案的積極效用，以此為相關工作開展提供科學助力。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;管理策略;實施措施

檔案管理是機關事業單位管理工作中的重要組成部分，規范化的檔案管理可提高整個單位的工作效率。長期以來，這項工作因缺乏重視，具有相對較低的效率和質量，加之管理不善、管理工作者職業素質較低，新設備、新技術掌握不全利用率不高、發展相對滯后等一系列問題存在，導致事業單位檔案管理工作一直在低水平狀態徘徊，其作用難以充分有效發揮。改變這種現狀就要對機關單位檔案管理進行全面優化，以新思維、新方式、新技術推動事業單位檔案管理工作，達到優化管理目的。

一、事業單位檔案管理的現狀分析

分析當前事業單位檔案管理的現狀，將其中存在的不規范行為挖掘出來，才能夠有針對性地制定規范化管理對策，提升檔案管理效力。首先，缺乏高素質的檔案管理隊伍。雖然檔案管理工作對于事業單位的發展十分重要，但是依舊有很多單位領導沒有認識到檔案管理的重要性。因此在檔案管理人才的培養上也十分乏力。缺少高素質的管理隊伍，檔案管理很難規范進行。從檔案特點來說，檔案管理是一項系統化、專業性的工作，它對于工作人員的要求很高。由于單位內部人才流動性大，工作人員專業性難以得到保障，很多管理人員沒有經過專業培訓就直接上崗，根本認識不到檔案管理的工作要點，對先進的管理技術不熟悉，進而影響了檔案管理的規范性。比如在搜集、歸檔以及裝訂等環節上工作不嚴謹，常常出現歸類錯誤等問題。其次，信息化技術應用程度不高。在社會信息化的大背景下，全面普及檔案管理信息化已經成為了當前檔案管理事業的主要趨勢。信息技術、計算機技術在檔案管理中的應用，不僅大幅提升了工作效率和質量，也實現了操作上的標準化、自動化，為規范化管理通過了良好的條件。但是目前很多事業單位在檔案管理的信息化建設力度不夠，不是沒有建立完善的信息化管理平臺，就是雖然引入了信息技術，但卻沒有與單位發展實際相結合，導致信息技術優勢無法發揮，信息化程度不高。

二、關于事業單位檔案管理的有效策略探析

（一）健全事業單位檔案管理的制度體系

健全檔案管理制度體系是事業單位進行檔案管理的重要環節，可以使檔案管理變得有法可依。事業單位要結合自身實際情況和國家的法律法規，對檔案的管理制度進行完善，檔案管理制度需要具有合規性，所以要以國家準則為基礎進行完善。在完善事業單位檔案管理制度體系時，要對其具體職責進行劃分，將具體的職責落實到每一個部門和人員，避免工作人員以及部門責任劃分不清而出現糾紛、業務拖沓的情況，進而對事業單位的檔案進行系統化的管理。以檔案資料的管理為例，在檔案資料的管理上，需要健全查閱流程與系統保管制度，而檔案資料管理的具體職責則包括歸檔要求、材料移交等，其中在進行材料移交這一環節時，要對檔案資料的清單進行檢查，以此來確保檔案資料的完整性，以免在事后出現問題而發生責任糾紛。

（二）建設一個綜合素質高的檔案管理隊伍

檔案管理人員是直接接觸到檔案管理的工作人員，他們的職業素養與綜合素質直接影響著檔案管理水平的高低水準。在事業單位中，檔案管理人員需要有強烈的責任心與可靠的政治素養。因此事業單位在日常工作中不能疏忽對管理人員的綜合素質培養。首先，在日常的工作生活中，管理部門可以定期對檔案管理人員進行相關的檔案管理培訓，保證管理人員能夠熟練掌握管理檔案的新模式與新方法，及時學習檔案管理的先進技術;其次，還需要對管理人員進行思想政治上的培訓，樹立他們正確的價值觀，擁有正確的政治覺悟。培養管理人員的責任心，使得他們對檔案管理工作更加上心。管理部門只有選擇與培養真正可靠的檔案管理工作人員，才能保證檔案管理水平。

（三）加強檔案管理的信息化建設

隨著現代化信息技術的發展，其在各行各業的應用也越來越廣泛，為了提高檔案管理工作的效率，加強檔案管理的信息化建設也是一項重要的措施。首先，事業單位應該積極引進信息化設備和相關技術，包括計算機技術、網絡技術以及軟件開發技術，并積極引進相關的專業人才，從而加強信息化在檔案管理各個方面的應用。同時可以借鑒其他國家的先進技術，對微縮技術、聲像技術以及光盤技術等進行充分利用，加強我國事業單位檔案管理的信息化建設水平。

（四）增加經費投入與開發檔案信息資源

大多數事業單位不是因為受到經濟發展的制約就是因為規模較小，導致檔案管理條件較差，近期內不容易完善相關的基礎設施。針對這種情況，主管部門在加強檔案管理監督的同時，可主動向當地政府領導申請，給予一定的支持，協助并配合逐步完善檔案工作條件及相應的設備，從而保證本單位的檔案工作健康發展。

（五）加強檔案管理監管

完善檔案管理的監管系統可以避免事業單位檔案管理出現形式化的現象，對檔案管理的監管系統進行完善，要檢查檔案管理部門是否按照管理制度以及相關規定對檔案進行整理和收集，并且也應對檔案資料進行定期和不定期的檢查，一旦發現錯誤，要及時對檔案資料進行修改，并且事業單位也可以借助外界的力量，進行社會監督，從而對事業單位的檔案管理加強控制。

三、結束語

綜上所述，當今時期科學技術不斷發展和創新，我國事業單位檔案管理工作也需要不斷進行完善，更新管理方式和管理理念，積極引進先進的設備，以此緊跟時代發展的步伐，滿足社會進步對于事業單位的要求。事業單位現階段有必要將改變檔案管理模式擺在首要位置，加強對檔案管理重要性的認識，在不斷的檔案管理工作中累積和總結經驗，提升檔案利用程度，使檔案管理工作的優勢充分發揮出來，以此為事業單位的長久發展奠定良好的基礎。

參考文獻：

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