試論如何做好文書檔案管理工作

侯繼紅

摘要：隨著社會經濟的不斷發展與進步，傳統的文書檔案管理方法已經不能夠滿足各個企業和單位的檔案管理。做好文書檔案管理工作，提高文書檔案管理的水平能夠幫助企業和單位實現更好的發展，促進企業檔案管理質量的提高。同時做好文書檔案管理工作，也能夠保證檔案管理的質量和水平，提高檔案管理的完整性和有效性，推動檔案管理工作實現更好的發展和進步。

關鍵詞：文書檔案;管理工作;對策建議

文書檔案管理不僅記錄了大量的信息資料，還記錄了企業單位的由來和歷史，因此，做好文書檔案管理工作能夠幫助企業、單位實現更加穩定快速的發展。在傳統的文書檔案管理過程中，不僅需要大量的人力物力財力作為支撐，還要耗費大量的時間，這就嚴重影響了文書檔案管理工作的效率和質量。因此，本文將針對如何做好文書檔案管理工作，提高檔案管理的質量和水平進行分析和研究。

1 傳統文書檔案管理工作存在的弊端和問題

1.1文書檔案管理工作人員素質較低

在人們的固有概念中，往往都認為文書檔案管理工作是一項比較輕松、簡單的工作，不需要太多的技巧和能力。因而在對文書檔案管理工作人員的招聘過程中，管理者為了節約成本，從而選擇了知識水平較低、專業能力較弱、工資水平較低的人任職。這些工作人員雖然擁有一定的技巧和能力，但沒有辦法及時對文書檔案管理的現代管理設備進行了解和熟悉，從而影響文書檔案管理實現信息化的管理模式。另外就是這一部分知識水平較低的工作人員，缺乏對文書檔案管理工作重要性的了解，因而可能會造成文書檔案無法得到很好的管理和規范。

1.2文書檔案管理工作效率較低

在傳統的文書檔案管理工作中，人們查閱資料和信息的時候只能通過手工檢索的方式來完成，這樣的方式不僅查閱的速度慢，而且查找的難度也比較大，這樣就會導致文書檔案查找的效率低下，從而造成人力物力財力的浪費。另一部分就是由于工作人員沒有能夠及時有效地掌握現代化的管理設備，這樣就會導致工作人員在進行資料、檔案錄入的過程中，速度比較慢，工作效率也十分的低下。

2 做好文書檔案管理工作的對策和建議

上述已經提到了傳統文書檔案管理工作存在的弊端和問題，主要有兩個方面的問題：文書檔案管理工作人員素質較低、文書檔案管理工作效率較低。因此，要想做好文書檔案管理工作，就必須要解決上述存在的問題和弊端，提高文書檔案管理工作的質量和水平。

2.1 提高文書檔案管理工作人員的素質

要做好文書檔案管理工作，首先就必須要提高文書檔案管理工作人員的素質和現代化管理的水平。要定期對工作人員進行現代化管理知識的培訓和教育，要不斷更新工作人員對于文書檔案現代化管理的認識和了解，。同時還要增強工作人員對文書檔案管理工作的信息化水平，要讓員工們認識到傳統文書檔案管理的弊端以及現代化文書檔案管理的優勢，改變工作人員的固有觀念。

2.2 增強文書檔案管理工作的信息化水平

要想推動文書檔案管理工作更好的發展，首先就必須要學會用現代化管理方式來進行檔案管理，推動文書檔案管理工作朝著信息化、網絡化方向發展。工作人員在進行文書檔案管理工作的過程中，必須要熟練地掌握計算機網絡技術，利用計算機來進行文書檔案管理。這樣不僅能夠提高文書檔案查找、修改、翻譯、統計等的自動化和信息化水平。還能夠提高文書檔案管理工作的效率和質量，幫助企業節約大量的人力物力財力，使企業單位實現更好的發展。

3 總結

綜上所述，做好文書檔案管理工作的對策和建議主要有兩個方面的內容：提高文書檔案管理工作人員的素質、增強文書檔案管理工作的信息化水平。要想推動企業和單位實現更好的發展，就必須要做好文書檔案管理工作，通過提高文書檔案管理工作的信息化和現代化水平，從而提高文書檔案管理的工作效率和工作質量。

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