論提高高校檔案管理人員的素質

摘 要：在新時代背景下，高校的檔案管理工作面臨著挑戰，也面臨著前所未有的機遇。其在發展過程中，面臨著人員素質及管理體制兩方面的問題。而究其根本，人員素質是影響管理機制發展的關鍵因素。就目前人員素質管理而言，其素質評判應當從政治素養、專業素質、創新能力、服務能力等各方面出發。其提升措施應當結合高校管理環境出發，針對以上四方面內容進行。對此，本文從高校檔案工作人員素質提升的意義出發，探討其中存在的問題進而針對性的提出相關建議，從而可有效挖掘高校檔案管理在高校發展中的潛在價值。

關鍵詞：高校檔案管理;人員素質;意義探討;提升措施

高校檔案管理中存在管理機制不完善、檔案管理定位不明的問題，這在一定程度上影響了檔案管理人員素質的提升。與此同時，工作人員成長意識的缺乏也阻礙了其自身的發展。就目前發展現狀而言，工作人員素質的快速提升是具有一定優勢條件，一方面，社會觀念的轉變為檔案管理工作人員創新能力的提升創建了良好的發展環境。另一方面，現代化技術應用范圍的擴展，也為檔案管理工作職員素質提升提供了有利的技術支撐。而人員素質提升速度滯緩，其原因可從高校管理環境和企業發展環境的區別性出發進行探討，與此同時，高校檔案管理工作人員素質提升也可更好發揮高校的社會服務職能。

一、高校檔案工作人員素質提升的意義

1.有利于高校整體水平的提升。高校檔案管理不僅包括人員檔案管理還包括院校相關信息管理。檔案管理人員素質提升可為高校營造一個良好的社會形象。

2.有利于高校檔案發揮其對學生發展的作用。檔案是學生日后社會活動的關鍵文件，如有丟失或遺漏則會影響學生自身發展。因此，高校檔案工作人員素質的提升對學生日后發展至關重要。

3.有利于檔案發揮其于社會建設的作用。檔案管理工作是社會進行人員管理的重要文件，其具有一定的私密性，但與此同時也被賦予了法律意義。這也體現了檔案管理工作的意義。更重要的是，檔案信息泄露會引起社會恐慌，從而影響社會穩定。

二、高校檔案工作人員素質提升要點

1.政治素養。檔案管理不僅與個人發展有關，與社會穩定也有影響。政治素養要求檔案管理人員在管理過程當中需嚴格遵守《檔案法》，具有高度的保密意識。與此同時，檔案管理人員應當學習“三個代表”重要思想，以正確的政治素養進行檔案管理。

2.專業素養。檔案管理人員的專業素質除檔案管理學、檔案保護技術，還包括歷史知識、圖書館學等各方面與檔案管理相關的專業知識。在此過程中，檔案管理人員在工作過程中應當總結經驗，加強意識，并深入分析崗位職責，將理論與實際相結合，從而可形成專業素養。除此之外，時代發展帶動現代化建設，計算機知識也成為檔案管理人員的專業素養之一。

3.創新能力。創新能力是各個職位的必備素養，檔案管理的生存空間則取決于檔案管理人員的創新能力。創新能力主要指工作人員應對問題的靈活度。除此之外，創新能力還包括工作人員總結歷史、學習先進知識的能力。創新能力可細化為技術創新、服務方式創新等方面內容。總的來說，其提升措施關鍵在于人員思想上的創新，即思想活力。

4.服務能力。由于檔案管理工作同時是高校管理中的一部分，因而其建設也是影響高校發展的關鍵因素。檔案管理從某一層面上也可定義為服務型崗位。因此，檔案管理工作人員的服務能力也是其素質提升的關鍵內容。在檔案管理過程中，服務能力應當從周到、及時性、準確性、全面性出發進行提升。

三、高校檔案工作人員素質提升存在的問題

高校發展環境區別于企業管理環境，其管理缺乏高效性，但與此同時，其檔案管理也更具專業性以及復雜性，這在一定程度上要求高校檔案管理人員具備更高的專業水平。而就目前發展現狀而言，高校在進行檔案管理人員素質提升中仍存在以下問題：

1.管理工作人員流動性高。由于檔案管理工作在教育院校中被視為邊緣崗位，其發展空間過于狹窄，因而人才流失率較高，也因此形成了檔案管理工作人員流動性高的發展現狀。與此同時，由于檔案管理工作在教育院校中定位不明，在工作過程中，也缺乏系統化的管理，其管理人員處于較為疏散狀態，極大的降低了檔案管理工作質量。管理工作人員流動性過高也使得檔案管理處于相對不穩定的狀態，在人員交接過程中，檔案管理體系難以形成。兩者之間相互影響，從而降低檔案管理人員素質提升的效率。

2.管理工作人員缺乏責任心。在有些職員心中檔案管理是一份相對比較枯燥的工作，因而在工作過程中存在意識懶散、責任意識淺薄等問題。責任心的缺乏是影響其自身素質的關鍵因素，然而部分職工由于在工作中缺乏主動性，難以實現自身責任性的增強。更重要的是，人員之間的相互影響，使得檔案管理部門之間存在責任心淺薄的現象，從而極大程度的降低了整體人員素質水平。

3.管理環境使工作難以開展。就目前發展現狀而言，相關人員在發展過程當中由于管理環境的缺陷就影響了素質提升條件。如現代化設備、學術資源等皆是檔案管理工作人員在進行自我提升的必備條件。而部分高校由于將檔案管理工作置于邊緣位置，阻礙了檔案管理工作的進展。

四、高校檔案工作人員素質提升措施

1.加強職業道德觀念培養。職業道德管理的培養主要針對人才素質提升要點中的政治素養，在檔案管理發展的過程中，國家建立了一定的法律法規對其進行管理，而在實際過程中，其執行力度并不足以滿足檔案管理發展需求。因此，在培養檔案管理人員時，應當加強職業道德觀念培養。其執行過程可從定期組織交流會，交流主題可以《檔案法》中相關法例進行挑選。交流會的開展也可豐富檔案管理工作內容，增加其趣味性。與此同時，職工間的交流也可起到相互促進的作用。為了穩固職業道德觀念培養的效果，應當建立相關監管機制進行效果的檢驗，促使其專業化發展。

2.強化服務工作意識。在現實發展中，社會企業在進行人員聘請時，或是在員工入職一段時間后會調取學生檔案，從而作為學生發展的重要依據。因此在實際管理過程中，檔案管理人員應當增強自身服務工作意識，從而可確保檔案能發揮其社會職能。服務工作意識的強化需要借助外部環境的力量，一方面，校方可針對服務意識進行相關培養，并在發展過程中，將服務意識納入績效考核當中，從而激勵人員進步，也可將檔案管理部門與高校其他管理部門連接起來，從而可促進檔案管理人員的全面發展。

3.強化保密意識。檔案信息具有一定的私密性，其泄漏會影響高校發展，而保密意識也是人員素質評判的重要依據。因此在培養檔案管理人員時應當注重保密意識的提升。保密意識的強化可從管理高層人員出發，發揮模范作用，除此之外，也可提升高層管理人員的權威性，從而在一定程度上可激發相關管理人員的積極性，在一定程度上可提升全體職工的保密意識。與此同時，任何工作都應設立獨立的監管機制，有獎有罰才能有所進步，因此對于信息泄露問題，應當給予嚴肅處理，避免不良風氣的蔓延。

4.拓展人員發展空間。針對上述中人員流動性過高的問題，其原因主要為人員發展空間過于狹窄。高校領導者應當重視檔案管理工作，并拓展其發展空間。其主要措施可從人才引進、人才培養、人才輸出三階段進行。（1）人才引進是檔案管理工作的核心，也是人員素質提升的關鍵，只有不斷引進人才方可激發職工活力，并產生危及感。在引進人才時，可突破國界限制，聘請具有專業知識的管理人才，正所謂人才貴在精而不貴多。（2）人才培養可借鑒相關企業管理經驗，無需局限于院校管理，任何職業之間都具有一定的關聯性，因而，在進行人才培養時，應秉持長遠眼光突破原有框架，不破不立，高層管理人員應當積極學習先進管理經驗，從而培養全面型檔案管理人才。（3）人才輸出是留住人才的最好辦法，所謂人才輸出，即建立各大院校間的聯系，部分設施較差的院校可為設施較好的高校培養人才，參考當下產業鏈的發展模式，以核心促進周邊發展。如此一來，可調動職工的工作活力，既拓展了員工發展空間，也在與各大院校建立聯系時較好促進了自身的發展。總而言之，在人才發展空間拓展版塊，院校管理人員應當突破自身眼光界限，迎合時代要求，方能全面提升人員素質。

5.優化高校工作環境。就目前發展現狀而言，高校管理工作中由于各部門之間缺乏溝通從而導致工作人員之間存在消息閉塞等情況，這在一定程度上是極不利于人員素質的培養的。對此，為了切實有效的促使高校檔案管理人員素質的全面提升，工作環境的優化應該從硬件設施和軟性環境兩方面出發。硬件設施包括電腦設施，校方可適當增加硬件設施投資，避免電腦內存過小出現工作過程中電腦卡機影響工作效率等情況。除此之外，由于紙質檔案仍有一定的應用價值，因而，在紙質檔案保存設備上應當加強建設，從而為人員素質提升創建有利條件。與此同時，軟性環境，即指工作范圍。檔案管理部門并不是一個獨立部門，而是高校管理整體構成的一個重要部分，因此，為了有效提高檔案管理人員素質，應當從高校工作大環境出發，創建良好工作氛圍。總而言之，檔案管理工作人員素質的提升不應和高校發展脫離開來，應當將其融于高校發展目標之中，從而可全面促使高校人員素質水平有大幅度的提升。

綜上所述，檔案管理工作落后的主要原因是高校檔案管理工作人員的管理經驗或管理工作技能的專業性還有待提高，學校相關工作人員要注意對檔案管理工作的監控，保證檔案管理工作的科學性和安全性，加強監控工作，也有助于保證學生以及學校某些基本信息的安全性，減少信息泄露帶來的危害。同時，學校在對工作人員進行管理時，需要制定專門的管理制度，保證所有管理工作都有科學可靠的理論依據，從而達到接近理想的效果。

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作者簡介：劉莎（1986-），女，漢族，山西，學歷：本科，職稱：館員，研究方向：檔案管理。