精細化管理醫院人事檔案管理的改革方法及質量探討

摘 要：隨著我國經濟社會的不斷進步，對各行各業發展的要求也越來越高。醫院是診斷和治療疾病的重要場所，對我們的生命安全和身體健康有很大的影響。人事檔案管理在醫院的工作當中有重要的作用，是醫院重要的組成部分，可以記錄醫院工作人員的基本情況，對醫院人事檔案進行精細化管理十分必要。信息化時代的到來讓醫院的人事檔案管理逐漸信息化，減少了人力和物力，提高管理的效果和質量。本研究主要從當前醫院人事檔案管理的現狀、存在的問題，采用信息化方式對醫院人事檔案進行精細化管理的必要性以及方式等進行探討，具體的內容如下。

關鍵詞：精細化管理;醫院;人事檔案管理;改革方法;質量

人事檔案管理是醫院管理工作當中重要的內容，關系到醫院人才的選拔和干部隊伍的建設，具有基礎性的作用。但是在當前的人事檔案管理當中存在很多的問題，并且社會對醫院資源的需求量比較大，人事管理的難度高、操作比較繁瑣，導致人事檔案管理的效果不佳，不能夠滿足當前高質量的管理要求，急需轉變管理方式。信息化管理主要是指在醫院的人事檔案管理活動當中應用現代化的信息技術，有效提高管理的全面性和實效性，保證醫院人事管理當中的各項工作可以準確及時的完成。醫院人事檔案精細化管理進行信息化改革符合當前醫院發展的需要。

一、當前醫院人事檔案管理當中存在的問題

醫院人事檔案是原始的歷史記錄，可以在以后的工作當中充當憑證，具有獨特的價值。當前很多醫院的人事檔案管理主要采用紙質管理，管理量比較大，需要的大量的人力和物力，并且管理的效率比較低下，不能夠全面和動態的反應人事變動以及個體信息，查找檔案比較慢，并且不能夠實現信息共享。醫院的人力資源不斷流動，有工作人員離職，也會錄用新人，如果人事檔案材料不完整，或者材料不能夠及時更新或者調整，會導致醫院人事審核工作帶來很多問題。

（1）醫院人事檔案管理不規范。在醫院的人事檔案管理當中，管理的信息量巨大，包含的內容非常廣，人事檔案管理的工作人員工作量比較大，在工作中難免會出現失誤。并且當前醫院人事檔案管理的制度不完善，不滿足當前醫院管理發展的需要，對制度建設的重視程度比較低，并且不重視人事檔案管理的改革或者信息化建設，導致人事檔案管理不規范，不利于醫院的可持續發展。

（2）醫院人事檔案管理工作人員專業性不強。當前醫院的人事檔案管理工作人員大多是之前在醫院從事醫療衛生事業的工作人員，大多數工作人員缺乏檔案管理的專業知識和技能，人員的構成和編制不合理。并且很多醫院對人事檔案管理部門的重視程度不夠，因此在工作人員的選拔當中對專業性要求不高。對工作人員的設置沒有經過認真的思考和分析，大多是醫院年齡比較大或者接近退休的員工，對檔案管理的具體工作不了解，存在一定的僥幸心理，不能夠對人事檔案進行合理、科學和精細化的管理，工作效率低下，檔案管理的質量不高，查詢檔案比較緩慢，給醫院的發展造成阻礙。

（3）醫院人事檔案管理沒有確定性的發展規劃。醫院人事檔案管理需要進行具體的發展規劃，然而很多醫院沒有引起足夠的重視，不能夠根據醫院的實際情況，利用醫院當前的人才、技術和資金等資源制定可行性較高的發展規劃，對醫院的資源進行合理優化配置，造成資源的浪費。各個部門的工作不協調，配合度比較差，不能夠滿足當前醫院信息化管理和與時俱進的要求，對醫院造成不必要的損失。

二、當前醫院人事檔案精細化管理信息化的必要然

醫院發展當中存在很多的機遇和挑戰，面臨很多的新情況和新問題，人事檔案管理在醫院的發展當中作用比較顯著，需要在醫院的發展過程當中為醫院的管理提供有效的依據，保證人事檔案管理工作順利的進行符合醫院發展的需要。精細化管理考慮到醫院管理的方方面面，涉及范圍比較廣，說明管理的難度比較廣，需要尋求更加快速、高效、準確性高的管理方式來提高管理效果[5]。信息化管理在醫院人事檔案精細化管理當中具有必要性，具體如下：

（1）醫院對人事檔案信息資源的利用和效率要求的提高。當前，醫院對人事檔案信息的利用不僅僅局限于對紙質檔案的查詢，更需要相關的檔案管理工作人員對醫院人事檔案的利用提供多種專題服務。傳統的檔案管理手段效率比較低下，服務效果不理想，在網絡信息技術和電子政務普及的今天難以跟上發展的步伐，難以適應發展的需要。因此，要對醫院人事檔案進行有效的管理，方便醫院的利用，就需要在管理當中應用信息技術，采用電子文件的方式管理人事檔案，減少人力資源的浪費，提高工作效率，避免檔案管理出現漏洞。

（2）傳統人事檔案管理方式無法滿足醫院發展的需要。當前醫院人才的流動性比較大，醫院和醫院之間存在廣泛的人才交流，傳統人事檔案管理方式無法滿足實際情況的需要。并且在我國，人事檔案管理工作的保密性比較強，可以利用的范圍比較小，利用率比較低。隨著社會的不斷進步，社會主義改革開放的不斷深化，國家對醫療衛生事業的重視程度不斷增加，院內以及醫院之間的人才交流越來越頻繁，需要進行不斷的學術交流等來推動醫院的發展。僅僅進行傳統的醫院人事檔案精細化管理可以滿足管理質量的要求，但是無法滿足效率的要求[6]。利用信息化技術實現高質量和高效率的醫院人事檔案管理可以將人事檔案的利用延伸到整個醫療體系，方便人才交流的需要。

（3）醫院人事檔案管理現實性需要。傳統醫院人事檔案管理方式主要是反應歷史問題，對現實性的表現力度比較低。不能夠有效的反應工作人員近期的思想動態、學術水平以及工作業績等當面的變化，不能夠及時更新新材料，難以了解工作人員的發展變化，時效性比較差。醫院人事檔案的信息化建設滿足當前檔案管理深化改革的需要，有利于合理配置資源，推動人才合理流動和合理使用，保證和提高醫院人才隊伍素質，有利于醫院管理部門對工作人員進行全面的考察和了解，有效的對人才進行評價和使用。

三、醫院人事檔案精細化管理采用信息化技術的優勢

在醫院人事檔案精細化管理當中加強建設，發展適合醫院發展的操作平臺，有效的建立龐大的檔案管理數據，加快檔案管理的工作效率，利用有效的信息化檔案檢索方式，避免檔案管理工作人員進行繁瑣的管理工作，讓工作人員有機會和時間更好的開展人事檔案管理工作，發揮聰明才智，實現創造性發展。在信息化管理當中需要應用計算機，計算機的運算速度快、容量大，并且具有很強的邏輯運算能力以及自動化程度，可以快速、準確的進行醫院人事檔案管理，提供存檔人員的信息，方便及時查詢和更新，有效的避免紙質檔案可能出現的失誤，節約管理成本，有效的提高工作效率[7]。另外，利用信息化技術可以及時更新人事信息，方便對人才信息進行歸類和收編，提供各類人才的重要信息，方便進行人事資源共享，實現對人才的有效利用，有利于造福社會。計算機管理可以降低原始當但的利用次數，可以保證完整性和安全性，節約資源。

四、醫院人事檔案精細化管理采用信息化技術的方式

（1）建立精細化的檔案信息數據庫。當前醫院的醫療規模在不斷的擴大，從事醫療衛生服務事業的人員不斷增加，每年需要增加很多的人事檔案，也會減少很多人事檔案，不同的檔案屬于不同的科室和部門，分類比較混亂，容易導致檔案資源分散，數據比較分離。信息化的人事檔案管理模式需要通過數字化的手段建立有效的人事檔案管理信息庫，對不同類型的檔案進行集中化的管理，建立不同的儲存空間，然后進行有效的分區，將不同類型的人事檔案儲存到不同的分區當中，有效的進行檔案的管理和控制。建立數據檔案之前要了解人員的基本了解，然后進行分類[8]。另外還要建立有效的查詢系統，主要包括人員、內容、以及模糊查找等功能;還要建立檔案統計、人員數量統計以及材料統計、借閱和轉遞等統計功能，在實際的應用當中進行不斷的改進和完善，方便醫院領導對工作人員的基本信息進行了解，提升管理水平。還需要建立安全保障系統，避免人事檔案信息收到黑客攻擊和網絡竊聽，減少技術缺陷和病毒等對系統的危害。

（2）建立有效的人事檔案管理制度。在當前的顯示情況下，要結合信息化時代的特征，對傳統的人事檔案管理制度進行改革，進行重新設計和創新，幫助對各個部門的人員信息進行匯總，提高管理水平。醫院要逐漸在人事檔案管理部門推行信息化的工作模式，借助計算機對工作人員信息進行整理的時候也要進行適當的歸檔，讓管理人員盡快接觸各種信息系統，逐漸轉變傳統的人工管理模式，盡快對各項工作進行落實。在日常的工作當中要加強對設備的配置，加強軟件信息系統建設，對各種硬件設施和軟件設施進行完善，建立完整的數據庫。爭取醫院的資金支出，將人事檔案管理應用信息化技術的優點、所需要的設備和設施等羅列出現，獲得上級批準之后對相關設備進行采購。信息化人事檔案管理要提供完整、準確和及時的數據檔案，建立有效的掛你制度，方便在大量的數據當中能夠準確、及時的找尋到需要的資料。

綜上所述，對醫院人事檔案精細化管理進行信息化改革可以有效的提高管理質量，實現全面性、時效性和準確性。了解現實人事檔案管理存在的問題，采取有效的管理措施，促進醫院的發展。

參考文獻：

[1]景榮.應用信息化手段實現醫院人事檔案的精細化管理與控制的研究[J].中國保健營養，2016， 26（10）：430.

[2]高琳，王曉東.采用信息化手段實現醫院人事檔案精細化管理與控制的探究[J].辦公室業務，2018， 294（13）：163.

[3]黃新金.采用信息化手段實現醫院人事檔案的精細化管理與控制[J].科技資訊，2017，15（7）：125-126.

基金項目：萬寧市人民醫院2018年海南省萬寧市科技和工業信息產業局科研項目，項目編號：2018wnkj03;

作者簡介：許宇秋（1992-），女，漢族，海南萬寧人，大專學歷，助理館員，海南省萬寧市人民醫院人事科。