企業檔案管理創新與服務模式研究

張云芳

摘 要：現階段社會正在朝著現代化、信息化方面發展，并且以此為基礎建立的管理制度正在不斷地升級，使企業的發展能夠適應時代的要求，檔案管理已經成為了企業管理環節中非常重要的一部分。建立在傳統模式上的檔案管理已經不能夠適應時代的發展，對于企業的發展無法起到推動作用，建立一個現代化、信息化的檔案管理制度已經成為企業要順應時代發展必然做出的改變。企業檔案管理創新與服務模式，主要是企業檔案需要服務企業經濟與發展的建設，并且在實際的檔案管理的過程中需要保持創新精神，對于傳統的企業檔案管理模式進行進一步的精細化管理，使得企業始終面向時代的發展。筆者將會在本文的論述中簡單講解現階段檔案管理過程中出現的不足，從而進行針對性創新路徑的設計，以此來為企業的現代化發展提供一定的推力。

關鍵詞：企業檔案管理;創新與服務;分析與研究;現代化發展

企業檔案管理創新與服務模式的提升，不僅是對企業自身的實力提升，還為企業的下一階段的發展規劃提供有力的數據基礎，能夠為企業的發展提供有力的經驗借鑒。與此同時，還需要對企業檔案的管理工作進行創新。現階段我國的經濟社會正在飛速發展，如果不及時增加自身的實力就會被激烈的市場競爭所淘汰，這就需要企業不斷創新自身的運營思維以及檔案管理模式，能夠對企業經營過程中產生的數據進行充分的備案與整理，檔案管理工作的開展具有科學性、時效性，進一步推動企業向著現代化的方向發展，滿足時代發展的需要。

一、當前企業檔案管理中的不足之處

1.檔案管理工作的地位不高

在大多數的企業運行過程中對于檔案管理的工作沒有足夠的重視，這就導致檔案管理工作在實際的開展過程中沒有足夠的話語權，企業無法在實際的運營過程中發揮檔案管理工作的優勢。企業的領導層在實際的決策過程中，片面的認為檔案管理工作無法對企業的發展提供有力的幫助，這就導致企業在進行檔案管理的過程中并沒有提供足夠的人力與物力，久而久之，企業的檔案管理工作出現設備落后、設備不完善、管理理念落后、工作人員沒有積極性的問題，這些問題的出現將會進一步深化不利檔案管理的負面影響，在企業運營的過程中無法提供有效的、較高質量的檔案管理工作服務。在企業的實際運營過程中檔案管理工作的水平還有著非常大的上升空間，但是因為企業的不重視，缺乏人力與物力的投入，沒有專業化人員的指導以及專業模式的缺失，企業領導層片面的認為檔案管理工作僅僅是簡單的收集資料以及存儲資料的工作，企業運營的過程中一旦產生這種思想，將會在極大程度上使企業檔案管理工作喪失積極性，檔案管理工作無法為企業運營提供有力的幫助。

2.檔案管理現代化程度不高

絕大多數的企業在進行企業管理的過程中，相關先進技術的引入與研究少之又少，這就導致檔案管理工作實際的模式較為傳統，并且在進行數據收集以及數據整理的過程中采用人工管理的方式，絕大多數的企業在運營的過程中往往只注重自身產品的質量、社會的影響力以及自身的經濟效益。在實際的檔案管理的過程中相關現代化硬件與軟件應用較為匱乏，即便是在管理過程中使用了相關的技術軟件，絕大多數的企業僅僅是將軟件應用到檔案數據調取過程中，工作人員在完成檔案管理工作之后，很多檔案都沒有進行及時的使用，這就導致檔案管理工作喪失了意義。

二、企業檔案管理創新路徑

1.強化檔案管理工作

最為重要的是要讓企業管理層人員重視檔案管理工作，企業應當在正常運營的過程中，將檔案管理的工作應用至企業未來發展的規劃中，并且以檔案數據作為基礎進行下一階段目標的設計。其次，是要每一位參與到檔案管理工作的人員意識到正確、有效檔案管理的重要性。在進行檔案管理的過程中不能只做表面功夫，要對實際的檔案管理工作進行不定期的抽查，保證檔案管理工作的質量，除此之外還要進行檔案管理工作的專題講座，讓員工們在學習的過程中掌握相關的檔案管理工作的技巧，并且培養自身的檔案管理工作的創新性與積極性，讓員工們切實實地的體會檔案管理工作的重要性，讓員工對檔案管理工作有全新的認識，這樣才能夠讓其在進行每一個環節時進行相對應的檔案管理工作。只有員工自身認識到檔案管理工作的重要性，才能夠使檔案管理工作在潛移默化的影響下提升自身的地位，讓管理層認識到檔案管理工作的優勢，這樣才能夠讓每一位員工在進行階段作業時進行檔案管理。

2.創新檔案管理工作模式

企業進行檔案管理工作的創新并不僅僅是一個單方面的行為，創新將會涉及企業檔案管理過程中的方方面面，在實際的檔案管理的過程中需要一定先進技術的注入，這其中最為重要的技術是網絡信息化技術、電子檔案數據庫技術以及現代化的檔案管理模式的引進。要讓企業的檔案管理工作在第一時間對存儲的檔案信息資料進行進一步的分析與研究，這將會為企業的改革創新提供豐富的數據技術，發揮檔案管理工作的實際作用，以豐富的數據作為基礎，依靠企業自身豐富的經濟與人力資源進一步發展。更為重要的是，建立一個信息共享數據庫對于企業的發展將會顯得尤為重要，在數據庫的建設中公開可以查看的資料，能方便相關的工作人員進行資料的調取與應用。當企業展開大規模的檔案管理工作時，現階段的檔案管理工作中的數據存儲大多數都是以電子文檔的形式進行儲存，安全且公開電子信息庫的建設將會顯得尤為重要，這樣能夠促進檔案管理工作的水平，能夠與企業發展的速度相吻合，能夠為企業發展目標的實現提供有利的數據支持。企業在進行檔案管理工作中應當充分利用現階段的電子信息化技術，進一步將檔案管理工作中出現的數據信息化，將原本存在的紙質文檔也變成電子文檔，這樣一方面可以減少紙質文檔存儲過程中因為載體的損壞而出現信息的丟失，另一方面文檔電子信息化將會大大縮短信息查閱的時間，并且展開大數據的分析與計算，為企業的發展提供技術支持。在實際的電子信息化庫建設的過程中應當配備快速查找功能、科學分析功能，進一步縮短信息查閱與使用的時間，為企業的管理層決策提供有力的幫助，并且增加決策的正確性和有效性，幫助企業提升自身的核心競爭力。舉例來說，在企業將所有的檔案電子信息化之后，在電子信息數據庫建立之后企業可以大大減少信息檢索、搜尋的時間，這將會在很大程度上為企業的決策縮短時間。并且企業應當對檔案進行目錄的編制，在管理的過程中應用現代化技術，在不斷完善相關的檔案管理模式的基礎上，還需要進一步保證檔案管理的質量與效率，檔案管理工作中數據積累的有效性是一切工作開展的基礎。想要保證企業在進行檔案管理時數據信息的有效性與整體性，首先需要對檔案收取與整理的標準進行規范化，使企業的檔案管理能夠有條不紊的進行，除此之外企業還需要對檔案管理工作注入大量的人力與物力，讓企業在檔案管理的過程中有專業人才的指導，實現對自身檔案管理工作的完善。

3.建立健全各項檔案規章制度

如果想要進一步完善企業檔案管理的模式，最為重要的就是從檔案管理的機制上入手，只有正確的管理機制才能夠保證每個階段的檔案管理工作正常開展，在這個過程中不僅僅要調動員工們檔案管理工作的積極性，并且將每個階段的工作目標作為檔案管理開展的依據，對于企業中的檔案管理部門建立起一套行之有效的檢查機制，這能夠在最大程度上保證檔案管理工作的效率與質量，并且推動企業檔案管理朝著現代化、科學化的方向發展。建立較為完善的檔案管理的機制僅僅是檔案管理工作的內容之一，對于進行檔案管理的人員也要進行明文規定，從而規范檔案管理的行為。其次，要對每一個階段的檔案管理工作進行考核，通過考核的方式能夠使檔案管理工作更加科學化、現代化，除此之外還需要對檔案管理的工作人員進行成績的劃分，采取一定的激勵措施，讓檔案管理工作的從業人員注重自身工作效率與質量的提升。

4.構建企業檔案信息開放中心

現階段我國的市場經濟相關的科技水平正在呈現不斷發展的趨勢，信息的應用已經成為了企業發展的重要環節之一。現階段網絡的資源尤為豐富，企業與企業之間可以加強聯系與溝通，將自身的檔案信息庫開放，將雙方的檔案信息庫連接成為一個整體，實現自身共享，這將會在極大程度上加強企業資源的利用效率，促進合作雙方企業能夠更快的發展。在展開實際的檔案分享工作時，要對自身的檔案管理以及服務模式進行創新性研究，能夠將各種信息化手段應用到實際的檔案管理過程中來，實現高效的檔案信息的開放與共享。在實際的操作過程中可以依靠相關的軟件，企業用戶登陸之后僅可以進行開放性信息庫資料的查閱，在電子信息庫中查找對自己有用的信息，在這個過程中把客戶的需要擺在首要位置，利用各種模式對用戶進行有效的信息服務，讓檔案服務工作能夠服務于大部分企業的發展，建立一個高效化的信息查閱系統。利用現代化的網絡信息技術，及時對信息庫中的相關檔案進行更新與修改，打造一個更為完善的檔案管理數據庫，服務于所有企業用戶的發展，能夠對整個市場中絕大多數的企業發展起到強力的推動作用。

三、結語

即便現階段的檔案管理工作正在向著現代化、科技化的方向發展，但是在實際的檔案工作開展的過程中還是需要企業結合自身的實際情況，對于檔案資源進行高效的利用，使檔案管理工作能夠更好地服務于企業的發展，針對此種情況，企業應當加強對檔案管理工作的模式研究，進一步開發與檔案管理工作相關的功能，為企業的發展提供強大的數據理論基礎。

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