新時代醫療保障業務檔案管理實踐研究

摘 要：當代社會醫療保障制度改革的目標在于建構一套以基本醫療保險，補充性醫療保險以及社會醫療救助制度等為輔助的多層次醫療保障體系。在社會主義市場經濟條件下，適應社會弱勢群體的醫療需求，盡快建立社會醫療救助制度，對于緩解他們的醫療困難，促進社會穩定，推動醫療保障制度改革順利進行，具有十分重要的意義。“最多跑一次”改革已從“地方探索”躍升為“頂層設計”，從“區域創新”擴散為“全國實踐”。2018年“最多跑一次”改革的新進展，可以用“深化”“撬動”和“擴散”三個關鍵詞述之。在“最多跑一次”改革下醫療保障業務單位的檔案管理也應往此方向進行發展。

關鍵詞：“最多跑一次”;醫療保障業務;檔案管理

2018年1月23日，習近平總書記主持的中共中央辦公廳重大決策會議中，對于《浙江省最新改革研究報告》做了批示，并提出將浙江“最多跑一次”經驗推廣到全國。 “最多跑一次”不再依據政府本身的邏輯。相反，它是依據公民和企業的需求，它迫使政府及其組成部分進行改革。“最多跑一次”改革具有重要的“需求導向”“問題導向”和“效果導向”。這些特征并非樸實的“任務導向”。這就要求醫療保障業務檔案的行政處理需要拋棄傳統辦法，轉變為信息化處理和“互聯網+”的檔案處理方式，有必要深化施行科學有用的管理戰略，使之與普通群眾、企業、醫療保障單位內的需求緊密結合，使檔案處理高效有序地工作。

從現有醫療保障業務檔案處理的實際情況研究中我們發現了若干現實問題，在清晰了解存在問題的前提下，我們提出相應的建議，以促進我國檔案管理改革的科學展開。“最多跑一次”下醫療保障業務檔案處理科學改革之中的核心工作——文件的處理與管理，集成“處理、績效和政治”三大要求于一體。隨著信息社會的展開和公共機構改革的不斷深化，怎樣提高檔案處理的科學化水平，確保單位的高效，有序，調和運作已成為當務之急。其重要含義體現在以下幾個方面。一是，提升檔案的科學處理是信息社會展開的必然要求。二是提升檔案處理科學、高效、有序，調和工作的必要確保條件。三是科學檔案處理是深化醫療保障業務改革的重要確保任務。

一、醫療保障單位之中檔案處理工作的基本問題

1.處理信息不健全

許多單位都沒有太多關注文件處理的原因。雖然它現已出現在企業、醫療保障業務的信息處理系統中，但在實際施行中依然十分短少，監管機構的責任沒有依法制定，形成不規范的檔案材料，導致檔案材料遺漏、遺失。其次，在“最多跑一次”改革要求下，互聯網+理應是檔案處理工作的基本載體，然而現如今檔案處理最基本的作業平臺還是紙張管理，政治和績效效果的提升并不顯著，很多檔案處理環節部分和底層員工都沒有重視互聯網+的管理平臺建設。一些領導者認為文件處理具有 “暗箱操作”的實質，因為它不觸及評價的內容和難以翻閱查詢，使得大量的基層管理人員對于檔案管理工作玩忽職守，認為檔案處理作業是不重要的。它僅被視為保管和仿制的一般性質。這樣整個檔案處理工作環節就不重視文件處理，從長遠來看，這種處理信息工作和文件處理作業并不科學。

2.管理資金投入少

由于醫療保障業務的領導和檔案處理工作的辦理人員不太注重文件辦理和檔案管理工作，他們將在這方面投入資金、成本、人力都較少。部分社會醫療保障檔案管理部門沒有配備專業的檔案室，醫療保障檔案委托于不同的工作部門保管，有些部門將醫療保障檔案都收納至一處管理，但是任憑蟲咬鼠磕，更談不上什么監控溫濕度，長久以往紙質檔案損壞嚴重，可讀性大大降低。通常，當不重視檔案管理工作時，認為文件辦理不重要，項目辦理的設備不需要經常更換。從長遠來看，文件辦理部門的工作環境比較簡單，設備很落后，文件柜相對破碎，將極大地降低檔案管理工作的工作效率。進入檔案室后短時間內無法找到想要找的文件。此外，檔案管理仍然使用紙質檔案。沒有現代化的辦理設備，至少無法利用計算機、互聯網+辦公形式。這也影響了辦理者的工作，是使得他們缺乏熱心，慢慢變成了惡性循環。

3.辦理人員素質低下

目前，從事醫保檔案管理的專業檔案保管和業務辦理人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面相對而言較為低下，部分辦理人員存在著專業知識老化，知識面較窄，學歷偏低，檔案管理的從業思想還尚且停留在十年前紙質檔案保管的時代。一些檔案辦理工作雜亂，沒有統一性，一部分是由于檔案管理工作本身就有一定的枯燥乏味，還有一部分是因為檔案管理工作者自身不具備較高的工作素質和能力。這些要求檔案管理工作需要專業性和辦理連續性的要求相對較高。如果不在這方面投入一定的財力和人力資源，很難進行文件辦理、制作、歸檔和保管。“最多跑一次”改革之中的醫療保障業務正在從原先的“任務導向”轉向“需求導向”，壓縮人員、使用最新式的互聯網+人才的工作制度。這就使得各部門之間人員的流動性比較大，導致許多未受過檔案管理、文件辦理教育和工作經驗的工作人員辦理檔案，或者只是熟悉它們的人管理檔案。文件辦理工作流程已轉移到其他部門，因此人員流動不利于提高檔案辦理的專業才能，不利于提升辦理人員的素質。

4.醫療保障檔案工作現代化信息水平低

醫保檔案的空間狹小導致了檔案陳列的緊張，90年代至今，一般醫保檔案的檔案室空間都較為狹小，已經不符合當代檔案保管的要求，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，基本上處于較原始的管理階段。“最多跑一次”改革之中要求使用互聯網科學的文件辦理的模式，這一模式已經逐漸進入日常檔案管理和文件辦理工作之中，文件辦理的網絡辦理也契合年代的開展。但是，仍有一些行政機構中文件辦理中沒有自己的網絡辦理體系。有些單位有自己的網絡文件辦理體系，但沒有組織專門的辦理人員進行保護，使得網絡辦理體系成為一種“面子工程”的形式。有些單位仍然使用傳統的紙質檔案辦理，這不僅有利于檔案的長時間保存，并且提高了辦理工作的功率，極大地提升了醫療保障檔案收集、檢索和檢查的效率，也節約了大量的檔案管理人力和金融資源。

二、醫療保障檔案處理中行政機構改革的參考建議

1.完善處理系統，重視文件處理

要改變醫療保障業務的檔案處理模式首先需要加強檔案處理宣傳工作，詳細講解檔案處理的相關知識和法律法規，使單位領導和工作人員處處留心檔案處理、管理等各項工作的內容。搞懂不同文件的重要性區別。不同的醫療保障業務還應根據自身展開情況擬定相對完好的檔案處理制度。它不只具有強制處理人員處理制度，并且對領導層具有一定的約束力。它將處理職責分為個人，并守時進行評價。對未能實行該系統的人員處以相應的處罰。

2.增加投資，改善工作環境

在單位領導充分了解檔案處理工作的另一方面，還必須增加醫療保障檔案處理設備的資金投入，徹底改善檔案的作業環境，讓工作人員在舒適的環境中作業。在檔案館中，有專門用于檔案的櫥柜以及消防設備，各醫療保障單位要建立獨立的檔案室，在管理上要配備除濕機、加濕器等管理設備。這能夠增加處理者的積極性，為文件的科學處理奠定基礎。

3.培養專業檔案管理人才

醫療保障業務還必須重視檔案管理人才隊伍的建設，這也是檔案管理、檔案處理作業的重要組成部分。培養一支專業的處理人才隊伍是必要的。該單位還必須守時展開檔案專業知識訓練，使他們了解檔案處理的重要性，并使檔案處理技術的展開一直保持最新狀態，一直運用最先進的處理解決方案來處理文件。還要加強處理者的思想素質，讓他們清晰自己的作業職責，真實全心投入檔案處理工作之中。在人員轉移和調動方面，該單位還應該盡量避免一部分熟悉文件處理的人員的調出，使文件處理團隊能夠保持穩定。創新檔案管理機制，完善工作激勵機制，褒獎善行義舉，實現文化宣傳效能與道德提升相互促進，形成誠實守信，清正廉潔的專業檔案管理處理人才發展的正向效應。

4.加快文件處理“互聯網+”信息化進程

完成科學、現代的檔案處理。在“最多跑一次”的改革大潮下，信息時代的到來對檔案處理的現代化提出了更高的要求。這就要求文件處理部分增加資金投入，充分有效地運用計算機等現代技術設備，建立高效精確的文件處理系統，及時精確地導入文件信息，完成文件處理的自動化和電子化處理，進一步提高文件檢索效率。

三、結束語

“最多跑一次”改革已從“地方探索”躍升為“頂層設計”，從“區域創新”擴散為“全國實踐”。2018年“最多跑一次”改革的新進展，可以用“深化”“撬動”和“擴散”三個關鍵詞述之。隨著“最多跑一次”改革的日益深入，我國醫療保障業務檔案管理工作的缺陷也日益凸顯，保證醫療保障業務檔案管理科學化發展已是勢在必行。為此，我們必須緊跟時代腳步，開拓創新，切實重視醫療保障檔案管理工作，加大資金投入，重點培養專業技術人才，努力加快檔案管理的科學化、現代化發展進程。

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作者簡介：楊禛（1987-），女，漢族，湖北棗陽人，湖北省棗陽市醫療保障局，助理館員，檔案管理工作。