水利工程檔案信息化建設(shè)問(wèn)題及策略分析

錢益民

摘 要：改革開(kāi)放以后，我國(guó)經(jīng)濟(jì)得到持續(xù)、高速、健康發(fā)展，水利工程在為經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出巨大貢獻(xiàn)的同時(shí)，自身也取得了飛速發(fā)展。同時(shí)，每一個(gè)水利工程的建設(shè)完工后，海量的工程檔案隨之生成。用信息技術(shù)對(duì)這些檔案進(jìn)行整理、加工，不但可以提高水利工程檔案管理的規(guī)范化水平，還能夠提高檔案的利用效率。但水利工程由于建設(shè)周期長(zhǎng)，參建單位多，涉及環(huán)節(jié)多、專業(yè)多，建設(shè)單位因臨時(shí)組建缺乏經(jīng)驗(yàn)等原因，導(dǎo)致信息化工作發(fā)展緩慢。因此，在水利工程檔案信息化工作中制定總體計(jì)劃，完善體制機(jī)制，優(yōu)化資源管理是適當(dāng)之舉。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;水利工程;工程檔案

一、水利工程檔案現(xiàn)狀

水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分，不但對(duì)工程建設(shè)起到客觀記錄的作用，為后期改建、擴(kuò)建提供技術(shù)支撐，也為展現(xiàn)水利工程的原貌提供了完整詳實(shí)的歷史記錄。水利工程檔案同其他工程檔案相比，具有專業(yè)化程度高的特點(diǎn)，不僅僅涉及水利工程專業(yè)，還包括電力、氣象、水文、城建等內(nèi)容;其次，具有周期性特點(diǎn)，由于水文條件并非長(zhǎng)期不變的，因此項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中以及后期使用維護(hù)過(guò)程中對(duì)水文監(jiān)測(cè)的信息需定期更新、完善，定期進(jìn)行采樣分析，呈現(xiàn)不同于其他工程檔案的周期性特點(diǎn);最后，還具有地域特征，我國(guó)幅員遼闊，地形復(fù)雜，不但區(qū)域性水循環(huán)差異很大，而且每條河流及河流的不同區(qū)段均具有一定的獨(dú)特性，導(dǎo)致水利工程建設(shè)需因地制宜、順勢(shì)而建，工程檔案對(duì)應(yīng)呈現(xiàn)出一定的地域性特征。

二、水利工程檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

隨著水利行業(yè)信息技術(shù)的高速發(fā)展，科學(xué)高效地應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行工程檔案管理已無(wú)爭(zhēng)議。但目前水利工程檔案信息化工作還存在以下問(wèn)題：一是項(xiàng)目檔案信息化工作經(jīng)驗(yàn)不足，雖然工程建設(shè)領(lǐng)域的信息化程度很高——CAD制圖、BIM技術(shù)等已越來(lái)越多地應(yīng)用到工程建設(shè)中，但后端的檔案信息化水平卻不盡如人意，客戶無(wú)法針對(duì)項(xiàng)目管理提出切合實(shí)際的需求，系統(tǒng)集成商大包大攬，軟件進(jìn)化速度緩慢，對(duì)前端新技術(shù)下產(chǎn)生的不同格式的電子文件鮮有應(yīng)對(duì)措施;二是重視程度不夠，對(duì)水利工程檔案管理多迫于項(xiàng)目驗(yàn)收的壓力，而非基于檔案信息的最優(yōu)保存與利用，因此有些項(xiàng)目建設(shè)中對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理尚不夠重視，更不要說(shuō)對(duì)項(xiàng)目檔案信息化方面更多著力;三是管理水平低下。由于目前水利工程檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)不足，共性的建設(shè)方式尚未出臺(tái)，因此有些開(kāi)展檔案信息化工作的水利工程，其管理上職能不清、權(quán)責(zé)不明、系統(tǒng)需求分析不完善，導(dǎo)致最終的建設(shè)成果乏善可陳。由于上述問(wèn)題的存在，導(dǎo)致檔案信息化項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中呈現(xiàn)出以下缺陷或不足。

1.系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)防范功能不足

由于水利工程建設(shè)單位多為臨時(shí)組建的機(jī)構(gòu)，辦公條件一般較為簡(jiǎn)陋，對(duì)系統(tǒng)的安全性認(rèn)識(shí)不足，著力于檔案收、管、用等常規(guī)功能的實(shí)現(xiàn)上，電子檔案安全管理方面易被忽視。多表現(xiàn)在未安裝確保檔案安全的門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等設(shè)備，這一方面由于部分工程項(xiàng)目所處環(huán)境過(guò)于簡(jiǎn)陋，現(xiàn)實(shí)條件不允許;另一方面也暴露出安全意識(shí)淡薄，對(duì)工程電子檔案安全性重視程度不夠，一旦發(fā)生泄密或電子檔案丟失、信息遭非法傳播，不但難于采取補(bǔ)救措施，甚至無(wú)相關(guān)應(yīng)急預(yù)案。同時(shí)在電子檔案存儲(chǔ)載體上，有些工程建設(shè)單位不做任何要求，參建單位隨意使用U盤等拷貝、傳輸檔案，甚至有些檔案長(zhǎng)期保存在U盤中。還有單位不了解系統(tǒng)建設(shè)中的角色授權(quán)原則，隨意分配超級(jí)管理員，而無(wú)監(jiān)督員的角色，導(dǎo)致系統(tǒng)信息被篡改或泄露時(shí)難以被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

2.項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)與其他項(xiàng)目系統(tǒng)未連通

水利建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)一般是在工程開(kāi)工后開(kāi)始建設(shè)，且系統(tǒng)建設(shè)需要一定的時(shí)間進(jìn)行需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)建設(shè)及調(diào)試、試用。而工程建設(shè)所使用的業(yè)務(wù)軟件在項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施的同時(shí)便可投入使用，使得水利工程項(xiàng)目已經(jīng)產(chǎn)生電子文件時(shí)檔案管理系統(tǒng)尚處于研發(fā)狀態(tài)，導(dǎo)致二者無(wú)法及時(shí)連通，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)與檔案工作同步進(jìn)行。更有甚者，有些水利工程項(xiàng)目的檔案信息化工作是在工程實(shí)施過(guò)程中新增的，導(dǎo)致系統(tǒng)建設(shè)時(shí)間緊迫，無(wú)法充分考慮系統(tǒng)需求。同時(shí)對(duì)參建單位生成的電子文件也未及時(shí)提出整理及歸檔要求，參建單位要么沒(méi)有電子文件移交的計(jì)劃，要么沒(méi)有電子文件移交相關(guān)參考要求，所移交的電子文件整理方式五花八門，使用的技術(shù)用表各式各樣，無(wú)法達(dá)到項(xiàng)目檔案管理的完整、規(guī)范、系統(tǒng)性要求。

還有些水利工程項(xiàng)目信息化工作未統(tǒng)一規(guī)劃，業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)各自為政，系統(tǒng)信息平臺(tái)缺失，致使項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中需要分別聯(lián)系各業(yè)務(wù)系統(tǒng)制作接口，清查數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，編制著錄信息表，最終表結(jié)構(gòu)復(fù)雜多樣，缺乏統(tǒng)一性，影響檔案元數(shù)據(jù)的規(guī)范。

3. 未考慮后期系統(tǒng)持續(xù)性維護(hù)

由于缺乏建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，有些水利工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)僅注重系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)使用，忽視或者未考慮到后期的系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)工作，導(dǎo)致系統(tǒng)使用一段時(shí)間后無(wú)專門費(fèi)用進(jìn)行更新，問(wèn)題頻發(fā)，逐漸不能兼容高版本的數(shù)據(jù)庫(kù)及瀏覽器，數(shù)據(jù)安全性也隨之降低。

4.水利工程檔案信息化建設(shè)制度不健全

有的水利工程開(kāi)展檔案信息化過(guò)程中，不注重相關(guān)規(guī)范、制度建設(shè)，或者簡(jiǎn)單套用傳統(tǒng)檔案管理的規(guī)章制度，使得所發(fā)布的制度缺乏針對(duì)性，無(wú)法有效指導(dǎo)檔案信息化工作。在工程檔案元數(shù)據(jù)編制上、電子檔案角色分配上、電子檔案安全管理要求上出現(xiàn)空白。

5.水利工程檔案數(shù)字化工作進(jìn)展緩慢

水利工程項(xiàng)目會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，但由于信息化工作開(kāi)展較晚，有些項(xiàng)目建設(shè)單位存有大量未數(shù)字化的檔案，同時(shí)隨著新項(xiàng)目的實(shí)施，又會(huì)新增大量檔案。而建設(shè)單位卻未持續(xù)對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，從而對(duì)檔案查詢工作帶來(lái)不便，一旦所查檔案未進(jìn)行數(shù)字化，又要按照傳統(tǒng)的方式借閱利用，必然降低用戶對(duì)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的使用體驗(yàn)。久而久之，用戶可能退回傳統(tǒng)的查借閱方式，以規(guī)避在系統(tǒng)上可能查閱不到而浪費(fèi)時(shí)間的可能。

還有項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)工程檔案選擇性數(shù)字化。由于項(xiàng)目檔案數(shù)量巨大，而查閱較多的主要為結(jié)論性文件及工程圖紙，因此有選擇的進(jìn)行數(shù)字化，以達(dá)到用最少的錢辦最多的事的目的未嘗不可。但有的項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)同一個(gè)工程的圖紙或工程驗(yàn)收、質(zhì)量檢查文件也挑選后進(jìn)行掃描，則破壞了檔案的完整性。時(shí)間一久導(dǎo)致無(wú)法區(qū)分某項(xiàng)目工程檔案是否掃描或歸檔，只得翻閱實(shí)體進(jìn)行確認(rèn)，降低了用戶對(duì)系統(tǒng)的信任度。

三、水利工程檔案信息化工作的建議

根據(jù)目前信息化工作的發(fā)展趨勢(shì)，水利工程檔案信息化建設(shè)可以《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》為指引，主要開(kāi)展軟硬件建設(shè)、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化、規(guī)章制度建設(shè)，這一過(guò)程中需要檔案部門、工程管理部門、施工、監(jiān)理等單位共同參與實(shí)施。

1. 系統(tǒng)建設(shè)資金充裕

在項(xiàng)目建設(shè)前期可先調(diào)研其他建設(shè)單位開(kāi)展信息化工作的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，尤其是人、財(cái)、物的投入及使用上。不但要為系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)留有資金，還要為后續(xù)的升級(jí)、維護(hù)留有充裕的資金。在檔案數(shù)字化上，不需一次性全部將館藏檔案數(shù)字化，可以根據(jù)重要程度、利用頻次等因素分批次進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。

2.注重工程檔案信息的安全性

首先，硬件方面應(yīng)配備必要的安防設(shè)備，如攝像頭等，以便監(jiān)控檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)場(chǎng)所，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)警或采取其他措施。其次，要制定應(yīng)急方案，發(fā)生危害信息安全的事件后可以按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行補(bǔ)救。再次，對(duì)信息系統(tǒng)要設(shè)置安全員、監(jiān)察員等角色，以便有專人監(jiān)督系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)，一旦發(fā)現(xiàn)異常操作及時(shí)采取措施。最后，制定項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)安全方面的規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)系統(tǒng)的使用人員、開(kāi)發(fā)人員、檔案數(shù)字化人員的職、權(quán)、責(zé)進(jìn)行規(guī)范，做到開(kāi)發(fā)有規(guī)矩，使用有程序。

3.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不宜單打獨(dú)斗

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)由于需要考慮的因素較多，且信息化工作并非檔案人員的強(qiáng)項(xiàng)。因此在系統(tǒng)建設(shè)之初應(yīng)積極向有相關(guān)系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的單位調(diào)研，爭(zhēng)取少走彎路、錯(cuò)路。其次，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)最好有項(xiàng)目建設(shè)單位的信息部門參與，以便彌補(bǔ)檔案人員在信息化領(lǐng)域的不足，借助專業(yè)的信息化人員降低自身在軟硬件配備、機(jī)房建設(shè)等方面的不足。

參考文獻(xiàn)：

[1]國(guó)家檔案局.數(shù)字檔案室建設(shè)指南（檔發(fā)〔2014〕4號(hào)）.2014.