大數據時代高校檔案管理理念的轉變

摘 要：在當前大數據時代模式下，高校若是想要充分做好檔案管理工作，便需要對高校檔案管理理念做出轉變，并進行系統性的考量分析，隨后依照其中問題產生的因素來定制相應的改善措施，從而全方位保證我國高校檔案管理工作的質量。

關鍵詞：大數據;高校檔案;管理理念

針對高校畢業生來說，檔案具有極為重要的意義，上面記錄了學生在小學、初中、高中、大學中的所有檔案，其中包括學生學習情況、獲獎情況、政治學習情況、成績情況、畢業情況等方面信息。同時檔案也直接關系到高校畢業生在參加工作之后的就業安排、轉正定級、工齡考核等內容，在一定程度上來說，檔案也可以成為用人企業對于高校學生審核的標準之一?；诖耍阈枰诟咝n案管理工作中投入更多的精力，給予檔案管理工作一定的重視，同時優質完成該項工作，為大學生以后的發展保駕護航。然而，在當前大數據時代模式下， 高校檔案管理理念也發生了一定的轉變，所以便需要對其轉變的方向做出系統性的分析與探索，隨后定制相應的高校檔案管理措施，確保檔案管理工作的質量得到全方位提升。

一、大數據時代下高校檔案管理理念變化趨勢

1.高校檔案管理理論體系的變化

當前，在大數據時代背景下，大數據在社會上的各行各業都取得了廣泛的應用，同時也為各行各業的發展提供了充足的源動力。而在此期間，高校檔案管理工作的理論體系便發生了一定程度的變化，這種變化使高校檔案管理工作的質量得到一定的提升。在大數據背景下，全數據的概念也逐漸產生，即：一切數據都有用，也就是說在大數據時代中認為一切數據都具有價值?；谝陨纤枷耄梢詫n案看作成為數據，在需要調取期間可以被檢索到。而正是這種理論體系的出現導致高校學生檔案管理工作出現一系列的革新，同時也令高校檔案管理工作質量更高。

2.檔案數據資源體系發生變化

所謂的檔案數據資源體系也就是數據的來源、內容以及數據采集方式等三個方面。在大數據時代當中，檔案中的數據各方面都來自于網絡、社會、生活等方面，同時在檔案內容方面也得到了拓展，數據種類更加豐富，同時應用大數據對于數據進行處理也讓數據處理速度更快。從數據采集方式的方向來說，高校檔案管理部門更加重視檔案，同時在檔案的收集方面也更加積極主動進行挖掘，力求使自身所掌握的檔案更加的精確與全面。通過以上方式，便使高校檔案管理工作更加精準，同時全校師生每個人都有一個自己的檔案數據庫，并且伴隨著其個人的不斷成長逐漸豐富檔案數據庫的內容。

3.檔案利用服務體系產生變化

當前，在大數據時代模式下，檔案利用服務體系產生變化也是其中一項重要的轉變。與此同時，社會化、多元化方向都是檔案利用服務工作的重要發展方向，高校、學生、社會等對于檔案的重視程度也開始逐年提升，并且檔案利用服務體系所產生的變化也可以在高校檔案服務模式、高校檔案管理力度等方面體現出來，即，檔案已經從傳統意義上記錄一個人的學習進修情況轉變為評判一個人對社會價值貢獻的重要依據，同時檔案上面的數據也將直接應用到用人企業對于畢業生的價值評判，從而確定是否給予錄用。

4.檔案安全保障體系產生變化

檔案的安全保證體系產生變化也是在檔案管理工作中的一項重要轉變。在此階段，由于數據種類以及數量的增多，使檔案的信息化程度不斷增高。在此基礎上，檔案資料在保存管理條件、關鍵技術、安全保密方面的行為也出現了相應的變化，這更突顯出在大數據時代模式下的檔案安全保障在我國也成為了一項重要的工作，并且隨著后續的不斷發展，檔案安全保障工作必將成為當前工作的重中之重。

二、 當下高校檔案管理思想弊端分析

1.檔案管理工作人員信息化思想與技能缺失

高校檔案管理工作人員信息化思想與技能的缺失導致高校檔案管理工作存在一定的弊端，同時該問題也是影響到高校檔案管理工作實效性的重要因素。在實際工作階段，由于高校檔案管理工作人員對信息化技術的認知程度不足，自然便致使其信息化思想缺失。并且，以上情況的出現也導致高校檔案管理工作人員在工作期間的信息化技能不足，繼而在工作期間無法通過信息化手段來解決所遇到的問題，從而影響到整體高校檔案管理工作的質量。

2.缺乏完善方案管理機制

在高校檔案管理工作中，缺乏完善的檔案管理機制同樣是其中最為重要的一項問題，由于該問題的存在，致使高校檔案管理工作存在局限性，甚至在嚴重的時候還會導致高校檔案管理工作中出現混亂的情況，從而浪費了所投入的人力、物力、財力。在實際工作階段，由于大數據時代的到來，對高校檔案管理工作提出了更高的要求，而以往的高校檔案管理機制顯然已經不適應在當前大數據時代模式下的檔案管理工作，從而導致高校檔案管理工作常常產生效率低、質量差、實效性受損等問題。

3.檔案管理手段落后

大數據時代模式下，高校檔案管理的主要方向便是數字化與信息化，然而由于高校檔案管理手段的落后，便導致該項工作成效受到影響。例如，在當前的高校檔案管理工作中，仍存在部分高校采用手工操作的管理方式，這種檔案管理方式在一定程度上存在局限性，管理工作的效率也比較低，同時在工作期間還會受到工作人員的影響，一旦工作人員出現工作上失誤或者疏忽的情況，便有可能會導致高校檔案管理工作的準確性受損。由于檔案管理工作中的工作量比較大，在此期間一旦出現人工誤差，便有可能會導致多方交叉錯誤的產生，從而使高校檔案管理工作的質量受到影響。

三、大數據視角下的高校檔案管理思想轉變策略

1.強化檔案管理工作人員信息化思想與技能

為了提高強化高校檔案管理工作的質量，便需要強化工作人員的信息化思想與技能，這樣才能夠有效提升高校檔案管理工作人員的工作質量，更加優質的完成本身崗位上的工作。與此同時，強化檔案管理工作人員的信息化思想也可以端正工作人員在工作期間的態度，確保其能夠更加優質的完成各個環節的檔案管理工作。在實際工作期間，可以通過定期開展高校檔案管理工作人員的培訓大會，在培訓大會上對工作人員的工作技能做出培訓，同時向高校檔案管理工作人員講解相應的信息化管理知識，從而有效補足檔案管理工作人員的知識盲點。也可以使其在后續工作期間將理論知識與實踐相互結合，進而找到兩者之間的差異性，通過自己的努力可以更好的平衡兩者之間的差異，進而確保高校檔案管理工作的質量更佳。同時，為了充分保證檔案管理工作的質量，還可以依據本次培訓的內容定制相應的考核措施，這種考核可以以卷面的形式也可以以一對一問答的形式，只要是能夠對其工作技能做出考核即可。高校還可以依照考核的結構制定相應的獎懲機制，對于考核成績突出的工作人員可以給予其一定程度的獎勵。例如，現金獎勵、大會表彰、增加年終獎等;對于考核成績不合格的工作人員需要給予一定的懲罰。例如，減少績效提成、日常考核等方面的懲罰，同時還要讓考核成績較差的工作人員停止工作，責令其重新學習，待到考核成績合格后方可回到崗位繼續工作，針對多次考核成績不合格的工作人員，可以將其淘汰。通過以上措施，便能夠有效提升高校內檔案管理工作人員的專業素質，優化檔案管理工作人員的信息化理念與專業技能，確保其更加優質的完成本職工作。

2.建立大數據檔案管理機制

針對當前檔案管理機制來說，其中存在諸多不足之處，若是想要提升該項工作的質量與效果，便需要基于數據來構建起全新的檔案管理機制，在此期間，需要對高校檔案管理工作中的各個環節做出細化考量，充分分析其中每一項工作，從而確保該項工作能夠更加優質的完成。與此同時，還需要工作人員掌握大數據方面的知識，且能夠將大數據應用到高校檔案管理工作中，隨后便可以構建起檔案管理機制。還需要確保高校檔案管理機制更加契合當前大數據時代的高校檔案管理工作模式，使檔案管理機制全面且完整的覆蓋到高校檔案管理工作各個方面，這樣才能夠充分保證高校檔案管理工作的質量，從制度層面對于高校檔案管理工作做出約束，確保其中各項工作的規范性，全方位保證高校檔案管理工作的質量。

3.基于大數據完善檔案管理手段

在高校進行檔案管理工作期間，為了有效提升高校檔案管理工作的質量，便需要將大數據應用到其中，同時促使兩者之間有效融合，從而確保高校檔案管理工作更加優質的完成。在實際工作過程中，需要對大數據時代的模式以及特征做出系統性的分析與探究，明確大數據在實際應用中的要點，同時還要對高校檔案管理工作做出細致的分析與考量，明確在哪個環節可以應用大數據技術，定制在工作開展期間大數據技術的應用策略，保證大數據技術能夠完美的契合在高校檔案管理工作中。與此同時，通過大數據技術還可以對于高校檔案管理工作做出統計與分析，找出其中的不足之處，從而及時采取措施做出改善與調整，保證高校檔案管理工作可以更加優質的完成。通過以上措施便可以有效優化高校檔案管理工作的質量，也可以令該項工作更加有條不紊的開展，確保高校檔案管理工作的實效性。

四、結束語

綜上所述，在大數據時代模式下，高校檔案管理理念產生了一定的轉變，同時傳統方式上的管理措施已經不適應大數據時代模式下的要求，基于此，便需要對當前高校檔案管理工作存在的弊端做出細化分析，明確產生問題的因素之后，便可以具有針對性的定制改善措施，全方位保證高校檔案管理工作的質量。

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作者簡介：李婷（1978-），女，中共黨員，中級職稱，陜西寶雞人，研究生，供職于西安翻譯學院，研究方向：檔案管理。