數字化檔案推動新時期檔案管理工作的發展

摘 要：在新時期，我國工業項目已取得顯著的發展，在互聯網信息技術的支持下，逐漸邁向自動化、智能化及科技化的發展階段。然而在工業項目設計階段與施工階段的檔案管理工作層面，我國現代企業的檔案管理工作依舊處于紙質檔案階段，在實際管理中難免存在諸多的問題。而數字化檔案的引入，能夠有效推動新時期工業檔案管理工作的質量與效率，促進當代工業的可持續性發展。本文結合工業檔案形成特征，探析傳統工業檔案的管理現狀，提出相應的數字化檔案構建舉措。

關鍵詞：數字化檔案;檔案管理

工業檔案是我國工業項目設計與施工管理的有機組成部分，具體來講工業檔案主要從工程項目的設計、提出、研究、招標、監理、施工、竣工以及試運行等諸多環節中形成的，擁有存儲價值的聲像、圖標、圖紙、文字等不同載體與不同形式的歷史記錄。是我國工業項目設計與建設的縮影。因此只有存儲好、收集好以及利用好工業檔案，才能發揮檔案的指導效用及建設功能，有助于增強工程項目的建設質量以及監理水平。

一、工業檔案形成特征

工業檔案主要是伴隨相關工程項目的設計與施工逐漸積累產生的。而所形成的工業檔案之間通常以工業項目不同階段進行區別，譬如項目設計階段與施工階段等，工業項目根據不同階段的目的、過程以及結果，對項目進行整體與細節的記錄，進而予以存儲，形成動態性的工業管理檔案體系。此外，工業檔案以工程施工內容與總體程序的緊密銜接，凸顯工業在不同階段的總體控制。各個專業、工序以及不同施工階段的相互滲透、相互銜接，缺一不可，促使工業項目設計階段與施工階段的檔案管理體系具備成套性的鮮明特征。工業項目由諸多單位工程、分項工程以及分部工程所構成，致使工業檔案體系呈現面廣、點多的性質。從理論層面上，體現了我國工業項目檔案管理體系多元化、多樣化及系統化的特征。然而根據特定工業項目來講，技術內容、施工工序、施工方法以及材料的不同，致使我國工業檔案擁有專業化的特征。不過根據工業檔案的體系結構可發現，我國現有的工業檔案管理內容包括技術交底、開工報告、圖紙會審記錄、材料變更、組織計劃、操作標準與規程、構建與原材料的檢測報告、生產證明、各種施工評定、檢測、驗收、試驗、測量報告、大事記、施工日記、事故處理紀要等。保存日期主要根據我國《檔案法》的規定進行保存。然而根據我國當前的紙質檔案保存形式，工程檔案又有鮮明的易損壞、滅失等特征。

二、項目檔案管理現狀

1.缺乏充足的檔案管理意識

在整個項目建設中，每個階段都存在大量的資料需要歸檔、整理與收集。但忽視檔案管理，注重工業建設，儼然是現代工程企業的通病。根據實踐調查發現，施工單位在項目投建的過程中，通常只側重有形的建設，而忽視無形的管理工作，致使檔案管理的觀念淡薄，難以將檔案管理作為項目建設的重要組成部分。尤其在施工階段，任務重、工期緊的背景下，過于注重項目的建設進度、資金與項目的控制，將會嚴重忽視項目檔案的收集與歸檔工作，造成設備項目與檔案管理相脫節，無法為工程企業后續的建設工作提供可行性的數據支持。此外，由于缺乏檔案管理意識，工程企業的項目檔案體系必定缺乏嚴謹的系統性、合理的科學性，內容重復，體系不完善，進而致使項目檔案形同虛設，既不能使項目檔案成為行之有效的工程建設依據，又難以推動其它工程的開展與項目的設計。

2.缺乏顯著的數據收集機制

我國工業項目周期長、投資大、環節多，所形成的項目檔案量大、面廣，進而致使工程企業在施工階段所形成的項目檔案難以得到及時整理、收集與保管，以致使項目檔案難以根據相關規定進行定期歸檔與及時移交。當前階段，各工程企業都是在項目建設完畢，需要辦理驗收手續時，才著力組織物力、人力、集中補充項目檔案所需資料。這儼然促使工業檔案管理體系處于被動，無法準確地、完整地、真實地控制現有的項目檔案。此外，基于傳統檔案數據收集模式的特征，極易出現資料缺失，重復收集等問題，嚴重影響著項目的交接工作。

3.檔案管理者專業素質不足

基于工程企業的行政層對項目檔案缺乏足夠的重視，對應的檔案管理人員相對不足，并且大部分是兼職人員，工作穩定性低下，專業技能不足，缺乏項目檔案歸檔、入檔意識，存在工作失范、無法形成對項目原始數據資料的及時收集、整理、歸檔的意識。進而造成部分項目檔案短缺的問題。難以有效發揮工業項目檔案在施工后期與項目設計階段的使用價值。此外，在項目檔案的保管層面上，由于檔案管理者專業程度有限，難以形成切實可行的檔案保管體系，僅僅將紙質檔案存儲在保險箱中進行保管，并未根據檔案的類別與屬性，對檔案進行分類，以致在后期使用過程中，需要耗費大量時間與經歷進行查找、篩選，嚴重影響著檔案的使用。尤其在辦理竣工驗收手續時，如果相關檔案保管不利，或無從查找，則需要對相關數據信息進行重新收集或者重新辦理，嚴重影響著工程企業的經濟效益的提升。

三、構建數字化檔案管理體系的策略

1.提升檔案管理意識 ，加強人才培訓力度

數字化檔案是以數字檔案構建作為基礎的，通過互聯網、政務網以及局域網等形式進行電子檔案的檢索與閱讀。然而為應對新時期對傳統檔案管理的挑戰，增強檔案服務水平，提高效率，提升管理水平，進而使檔案管理成為企業發展的重要組成形式。為實現該目標，需要工程企業行政層提升對檔案管理工作的重視，加強人才培訓力度。

首先，在思想層面上重視項目檔案管理，施工企業無論領導還是基層工作者，都應充分認識到工業項目檔案管理的必要性與重要性，從項目建設準備階段到竣工驗收階段，務必將項目檔案收集、處理及歸檔工作作為重要內容，以此使項目進度與檔案管理同步進行。

其次，構建相應管理制度，通過競聘機制，提升檔案管理者的工作意識，進而以專業培訓為抓手，結合數字化檔案管理與應用實際，增強專職人員的專業素質與管理技能。尤其在數字化檔案入檔與歸檔方面，如果缺乏相應的操作技能，檔案管理數字化工作將難以得到推廣與落實。因此，施工企業可將專職人員派遣到相應的教育機構學習，并以學習程度以及技能掌握程度，做出是否留任的決定。

2.構建數字化檔案，實現動態入檔功能

檔案數字化即將紙質檔案轉變為電子檔案，通過計算機設備對電子檔案進行管理的過程。然而由于我國工程企業受傳統紙質檔案管理體系的影響，難免存在對數字化檔案管理體系的抵觸心理。因此，為更好地推進工業項目檔案的數字化進程，可從電子化與紙質化雙套制入手，逐漸向數字化檔案歸檔階段轉變。

首先，在檔案管理素質化初期，行政層應要求專職人員在對原始資料進行紙質歸檔的同時，實行電子檔案歸檔工作，并在行政層逐漸了解到電子檔案的優勢時，可將紙質歸檔形式趨向完全采用電子歸檔的手段對原始數據進行入檔與歸檔。

其次，加強企業云終端建設，即將數字化檔案管理系統構建在遠程服務器中，以此避免不可抗力因素或人為因素所帶來的數據損失。然而為增強數字化檔案管理系統的安全性與有效性，可通過科技手段，在數據歸檔的同時，對入檔的數據信息進行備份。此外，在電子檔案入檔的過程中，往往存在任務量大，工作繁雜等問題。工程企業可利用移動互聯網設備，對原始資料進行數據掃描，直接將需要入檔的信息資料傳遞給專職人員，進而通過文字轉換工具，實現對原始數據資料的即時入檔。

3.建立共享機制，推動工業檔案事業發展

數字化檔案體系的顯著優勢是交互性、共享性、方便性。工程企業可根據具體需要，建立檔案共享機制，以此提升相關機構辦理手續的效率。

首先，構建分類體系，通過不同的分類機制，能夠準確地，及時地查詢到所需的數據資料。

其次，利用分類機制，將企業辦理各項手續所需的資料進行整理，并連接到相關部門的辦公系統中，以此為企業節約大量辦理手續時的時間成本與物力成本。

再次，針對方法型的、策略型的數據資料，工程企業可將相關數據銜接到制定的共享平臺中，以此為相關企業的項目開展提供規范性的指導。

最后，將檔案管理工作融入項目開展的各個環節當中，使其成為推動項目建設的有力手段。譬如在項目施工階段，施工人員在面對復雜的施工問題時，可通過計算機系統檢索以往的施工問題及解決措施，以此提升施工質量，縮短施工期限，推動項目施工產業的全面發展，為我國社會主義現代化建設奉獻力量。

四、結語

新時期是信息化的時代，同時也是數字化的時代，工程企業應著力推進檔案管理的數字化進程，使其發揮數字化技術優勢，滿足當前工業發展的需求，進而從檔案管理、檔案歸檔等環節出發，推動檔案管理事業的全面發展。

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作者簡介：姚水英（1981-），女，漢族，浙江嵊縣人，本科，檔案館員。