論基層檔案室的建設

李云才 王曉圓

檔案室是檔案工作的最基層單位，基層檔案室肩負著本單位所有檔案的信息資源收集整理、開發和利用職責。基層單位檔案室工作是黨和國家檔案事業的基礎，其室藏檔案信息是黨和國家全部檔案資源的主要組成部分。長期以來，一些單位對本單位檔案管理及利用的認識水平不高，導致本單位檔案工作處于一個較低的水平，難以發揮出檔案應有的作用。

1 基層檔案室的基本功能

隨著檔案卷宗的不斷增加，檔案室基礎條件的改善，為發揮檔案本身的作用提供了良好的基礎。從實際情況來看，檔案室應當具有如下功能：

（一）資料收集。基層檔案室要收集和整理本單位所有的歸檔材料，因此需要檔案人員具備全局意識，及時將所要收集的材料全部按時歸檔，并進行整理，以確保所搜集材 料的全面性和完整性，避免相關材料的缺失。

（二）信息保存。對所保存的檔案材料，基層檔案室應該在歸類整理基礎上，保證檔案信息的時效性，對關乎本單位發展大局的資料要進行重點保存和維護，以保證信息的完整和準確，為單位發展創造條件。

（三）開發利用。基層檔案的開發利用是一項長期艱苦的工作。要結合本單位工作實際，本著“以人為本”的理念，在做好基礎工作的前提下，努力挖掘本單位保存的檔案的潛力，對已有的檔案進行開發，目的是要充分發揮出檔案本身作用，為本單位的各項事業發展服務。與此同時，對檔案中信息加以充分利用，為領導決策提供依據。

（四）檔案編研。長期以來，基層檔案室對自身所管理的檔案的編研在較低水平上徘徊。檔案本身的作用沒有得到有效發揮。檔案管理人員要不斷提高自身的業務素質，重視檔案編研工作。在檔案編研工作中，挖掘檔案本身價值。為更好的利用檔案的信息資源創造良好條件。

2 基層檔案室存在問題

基層檔案室的水平建設直接關系到資源利用以及檔案作用發揮，基層檔案室雖然長期存在但是多數基層單位檔案室投入不足，管理方式落后。檔案人員素質不能適應檔案信息化建設與發展。基層檔案室管理人員的素質與快速發展的高等職業技術教育不相適應，不僅制約了檔案信息化發展，同時成為制約基層檔案管理水平提高的重要因素。為提高基層檔案管理、利用水平。

（一）檔案意識不強，領導重視不夠。很多基層檔案室的工作不能與其他工作同步發展有些領導干部的檔案意識薄弱，認為檔案可有可無，認識不到檔案在社會和人民群眾生活中的重要性。

（二）檔案室管理機制和設施不健全。各項管理制度落實不到位，管理設施不健全分管領導不過問，導致基層檔案室管理混亂。

（三）檔案管理人員更換頻繁，專業知識差。管理人員身兼眾職，沒有時間系統學習檔案業務知識，加之更換頻繁，許多檔案管理人員沒有長遠工作的思想，檔案知識貧乏管理水平跟不上。

3 基層檔案室發展方向

基層檔案長期是在一個較為封閉的系統內運作的，缺乏自身活力，導致已有的資源、能量、以及自身發展都受到較大限制。要提高基層檔案室服務能力的實踐探索，加強單位內部文檔一體化管理，與信息化建設發展同步，加強基層檔案室的內部文檔的一體化管理工作，更新檔案管理軟件，同時將文件的接收、管理環節，以及分類、鑒定、整理、歸檔、著錄、標引、檢索、調閱、登記、統計等全部文書管理與檔案管理環節進行統一管理，并將在日常管理活動中生成的數據、文件表格、單據等均在計算機網絡上進行傳遞、交換、處理和管理，達到了電子檔案目錄、索引自動生成，并實現了及時歸檔。

（一）增強檔案意識。檔案室要完善檔案室管理制度，加強檔案室工作的領導。領導把檔案工作納入全年工作的議事日程。建立健全檔案室管理制度，是做好檔案是管理制度的重要保證。制定檔案保管期限表，歸檔范圍，分類編目方法等規定。把分散在各科室和各人手中文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統一由檔案員管理和利用，做好檔案借閱登記，利用效果登記等各種登記，手續要齊全。

（二）更新服務觀念。要改變“等人上門”的被動服務為主動服務，及時為單位各部門提供寶貴的信息資料。創建一個單位檔案室齊抓共管的良好氛圍，形成一個以檔案室為基地，以檔案員為紐帶，全員參與的檔案管理機制。強化服務能力，是做好基層檔案室工作的動力。基層檔案工作必須樹立服務意識，明確服務是檔案的根本宗旨。檔案工作就是要以服務為主線，一切檔案的保管保護都是為了利用服務。只有搞好服務，基層檔案工作才能創造更大發展空間。運用各種管理手段，不斷提升檔案管理人員的業務素質和業務能力，打造出具有較高水平的人才隊伍，為做好檔案管理工作奠定一個良好基礎，通過培養一流的管理人員建立一流的文檔信息資源，才能得到一流的文檔信息服務結果。同時，檔案管理者需堅定信念，始終明確目標，同？r要求檔案管理者強化責任感，有甘于奉獻，吃苦耐勞的精神，默默無聞，兢兢業業，才能使基層檔案管理和利用工作有更大的發展空間。

（三）、積極加強檔案現代化、信息化管理。中國的檔案事業正面臨著時代的機遇和挑戰，中國社會正逐步從工業社會走向信息社會。進而走向“以現代科學技術為核心，建立在以知識和信息的生產、分配和使用基礎上的知識經濟的時代”。檔案是各種機關組織和個人在特定的社會活動中形成的保存備查的歷史文件。基層檔案室工作是十分重要的基礎性工作，是衡量與觀察本單位管理水平的重要尺度和窗口之一。它具有為本單位領導組織科研、生產和管理提供決策依據。毫不夸張地說，為有秩序的進行課題研究和生產建設提供有效服務的手段。能起到促使到本單位獲得最佳經濟效益，提高應變能力和競爭中立于不敗之地的作用。加大基金投入為檔案室購置一些必要的現代化設備，比如電子計算機具有高效率的信息處理能力，能以極快速度準確讀入、存儲和輸出數據。檔案工作中的檔案、資料統計、管理、編目與檢索以及檔案系統的行政管理均可運用計算機技術，實現微機化管理。檔案事業發展要與社會發展同步，與辦公自動化水平的提高相協調。檔案工作在信息化時代的發展必須依靠現代科技，這樣才能使基層檔案室工作邁上新臺階，提高基層檔案室工作的管理水平，推動檔案事業全面發展。不斷提高檔案室工作人員綜合素質，使他們盡快熟練掌握檔案管理的的專業和科技技能知識，為檔案現代化、信息化管理提供智力和人才支持。掌握檔案信息需求，提高辨別信息水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，探索管理工作新思路，提高基層檔案室管理水平。

做好新形勢下的基層檔案室工作，不僅會進一步促進基層單位各項工作的深入進展，而且對于不斷豐富基層民生資源，更好地為社會公眾服務，推動檔案事業可持續發展。作為基層檔案工作者，必須提高認識，轉變觀念，增強責任，積極探索和實踐新形勢下檔案室建設的新運行機制與工作方式。