試論檔案館社會化服務與功能拓展

李炳森

一、檔案館社會功能的定位

為了提高檔案館的社會化服務水平，必須對檔案館的職能進行準確的定位，這樣才能更好的拓展檔案館的社會功能。現代社會中，按照一定的原則進行分工后，不同的組織有著不同的職能，社會分工可以推動社會不斷的進步，而且社會分工也可以提高勞動生產率，可以提高企業的經濟效益。檔案館有著特定的職能，在制定發展目標時，需要對檔案館社會功能進行準確的定位。檔案館是我國重要的服務機構，檔案館的工作人員需要對檔案信息資料進行收集、整理以及保管，只有采取有效的措施，才能提高檔案歸檔的準確性。

檔案是一種原始的記錄資料，檔案館中收集的資料是對不再發生作用的材料，工作人員需要按照一定標準，將這些檔案歸檔在不同的類目下。檔案是一種記憶工具，其在社會中發揮著記憶的功能，在積累檔案的過程中，可以增加社會記憶的豐富性，記憶的完整度越高，則社會化程度也越高。檔案館的社會功能在于對檔案的管理，也在于對于檔案的利用，所以，檔案館中的工作人員應該努力提高檔案的利用價值。檔案館是社會中重要的信息媒介，可以通過宣傳等方式對人進行教育，可以幫助廣大的民眾樹立正確的價值觀，這就是檔案館的重要的社會功能。

二、檔案館社會化服務的含義

檔案館社會化服務是在政府的指導下形成的，檔案館在建立后，由于公眾獲取信息的方式比較被動，通過建立良好的服務模式，可以提高檔案資源的利用率，建立良好的服務體系，可以增加全民閱讀的熱情以及興趣。在傳統的檔案服務模式下，檔案館服務效率比較低，而且社會大眾缺乏互動的興趣，這種模式具有較多的弊端，而且終會被新的服務理念所替代。在現代社會中，圖書館的服務模式越先進，則社會人群的受益面越廣，檔案館的效用價值也越高。檔案館服務體系具有多層次的特點，從管理的角度看，檔案館工作人員應該與用戶建立良好的關系，要建立以用戶為導向的服務模式，要滿足用戶的需求，還要為用戶提供優質的服務，這樣才能提高用戶的滿足度。在制定圖書館管理制度時，一定強調用戶至上的原則，從社會的需求角度，制定發展的戰略目標，還有優化資源配置，建立有效的績效考核制度，使工作人員在工作中更加積極主動，只有對傳統的管理模式進行改革，樹立正確的服務理念，才能實現對檔案館社會化服務與功能的拓展。

三、檔案館社會功能的拓展

1、增加檔案的豐富性，使檔案的記憶功能更加全面。檔案館想要發揮社會化服務的功能，需要建立在具有豐富館藏的基礎上，相關人員要收集更多的檔案資料，這樣可以滿足人們對多元化檔案資源的需求。傳統的檔案館中，檔案收集渠道比較單一，這影響了檔案館服務功能的發揮。檔案館只有具有豐富的館藏，才能吸引更多的用戶。現代檔案館獲取資源的渠道越來越廣，而且檔案的種類也在不斷增加，檔案包括人事檔案、病例檔案以及訴訟檔案等等。這也說明當代社會，檔案館與公眾之間的聯系越來越密切，記錄的內容也越來越詳細，說明檔案資料發揮的價值將會越來越大。

2、提高檔案管理的技術水平，擴大檔案館的建設規模。檔案館有著社會化服務的職能，這一服務的內容具有廣泛性，由于我國很多檔案館管理制度比較落后，而且缺乏先進的服務理念，使得檔案館社會化功能很難真正實現。為了改變這一現狀，相關人員必須對傳統的管理機制進行改革，還可以提高檔案管理的技術水平，將過去松散的管理模式進行優化，并制定統一的管理目標，還要不斷的完善社會化管理體系，解決管理的成本，在社會上尋求更多更有效的技術，加強宣傳，實現多方合作，保證檔案管理機制的順利進行。

3、以實現公共服務為運營使命。在檔案館運營的過程中，工作人員要積極聽取用戶的建議，還要最大限度的滿足社會大眾的需求，要增加工作人員公民權意識以及服務意識，要在實現管理職能的基礎上，提高圖書館的服務水平。檔案館是公共服務機構，在實現其管理職能的過程中，應打破政府的壟斷，以最大限度地滿足社會公眾的需求為追求目標。在實際操作中，改變照章辦事的傳統方式，從執行規則到實現既定目標的轉移，減少行政干預，改變爭取領導重視的追求目標，以市場為導向，借助市場力量實現服務目標和方式的變革。

4、改變傳統的組織文化，建立新的心理契約。將行政管理轉變為戰略管理，改變程式化的評估標準，針對不同的社會群體的檔案需求，突出各檔案館服務目標和運行狀況的個性和特色，強化各檔案館管理者的色彩，實行透明的、積極的、個性化的領導方式，解除規制和放權，使管理過程如預算、人事、采購等合理化，以所針對的社會公眾的認可的、符合其愿望的方式設立評估指標，即明確的績效標準與績效評估#項目預算與戰略管理。加強檔案館之間和檔案館內部的競爭，把競爭機制注入到為社會公眾提供服務中去。

四、結語

檔案管理人員一定要對傳統的具有滯后性的管理制度進行改革以及優化，還要樹立正確的服務理念，制定有效的服務模式，這樣才能提高檔案館的工作效率，才能提高用戶的滿足度，提高檔案資料的利用率。在制定檔案管理機制時，要以用戶的需求為出發點，還要增加檔案館館藏，滿足社會大眾多元化的檔案資源需求，這樣才能促進檔案館更好的發展與進步。